Oakland City Head Start Advisory Board December 19, 2024

Transcript

Hi. I’ve never Thank you. Thank you. Thanks a lot. You can. It’s it’s good. It’s good. Thank you. Yeah. Please.

Good afternoon. Good afternoon, everyone. Welcome to the City of Oakland Head Start Advisory Board meeting. We’re gonna go ahead and get started. The meeting is being, called to order on December 19, 2024 at 3:40, PM. Can you hear me? Can you hear me now? Really? I’ll just speak loud. Kate Chopp will fix it.

So what we’d like to ask is if, our translation support, International Connect I’m sorry, International Contact could, present the international contact, instructions for interpretation, with miss Lucia. Yes. Of course. Yes. Hello, everyone. This is Luciana from International Contact, your language host for today. We have Spanish and Cantonese interpreters for this meeting and interpretation channels have been created. 1 moment while we 1 moment while we provide instructions. So, Vanessa, can you go ahead? Yes.

Okay. Now, Olive, can you provide instructions? Cantonese. Cantonese. Thank you. Alright. Alright. Now for English virtual participants, please go to the English channel. Go to the world icon in the lower part of your screen and select English or e n. If you are using a smartphone, click on the 3 dots and select English.

This is very important if you want to hear the interpreted comments into English in the latter part of the meeting. Reminder for English speakers is to, please, speak slowly so interpreters can keep up with you. So please keep that in mind. Now, interpreters will be asked to come to the microphone to provide instructions there as well and after instructions are finished, we, the multilingual instructions will be concluded. So now Vanessa, Olive, please, go to the mic. Rita Ma from Zoom? Or do you want me to go up to the mic? Everyone can hear me. To the mic? E either either either place is fine, Vanessa.

Okay. Okay. Thanks. So do you want me to repeat everything? Yes, please. Okay. Thank you. Olive, please. Thank you. Alright.

So this concludes the multilingual instructions. Thank you. Thank you, international contact team. So I want to, at this moment, let the, members know that there will be 3 different opportunities to speak, in the meeting. 1 will be a call for public comment. You’ll have 1 minute to ask a question or make a comment. The next will be during the meeting, where discussion might occur, comments can be made, questions asked before an agenda item is voted on. And then at the end of the meeting at, open forum, members of the public or members here in the room, can make, you know, make a statement or ask a question that is not on the agenda. Each opportunity will be about 1 minute. So at this moment, I’d like to call roll.

Chair Molly Tafoya. Thank you. Chair vice chair Lisonbee Bondi. Excused. Member doctor Jave Ross. Here. Thank you. Member Kevin Bridal? Present. Thank you.

And member doctor Mari Tomarath? Present. Thank you. Member doctor j j Watkins? Excused. Member me Christina Michaud? Here. Thank you. Member Julia Forte Bridal is So we do have quorum. Thank you.

At this time, I’d like to ask, chair Tafoya if you have any announcements you’d like to make. Nope. Okay. Thank you. Then we can proceed with the business of the day. We do have call for public comment. Wanna make sure we do that. Are there any interest in making comments or asking questions here in the room? I see no hands raised, on on Zoom. So at this moment, no public comment.

Great. Thank you. Thanks to everybody for joining. We have Quorum, and it’s almost a holiday bridal. Home stretch. So thank you for being here. First up for agenda items, review and approval of today’s agenda. Are there any additions or edits to this agenda? I do believe that there is an edit under the financial report, for the financial 23 sorry. The final 2324 reconciled report for children’s initiative.

Is that something that we wanted to, present in January? Okay. So that was the only, staff request. Great. I move to approve the revised, December 19th board meeting agenda. Can I get a second? Kevin, do I have a second? All those in favor, please say aye. Yes. Aye.

Aye. Aye. Approved. Great. Review and approval of the board meeting minutes from November 21st. Just a reminder, you did not have to be in attendance to review and approve. So we have quorum to approve those. Are there any edits or comments on last month’s board meeting? Just that you were missed. I’m sorry.

That’s all. Sick kiddo. It happens, as you know. Well, then I will not move. Don’t let somebody else move to approve the board meeting minutes. I move to approve the November board meeting minutes. Christina. I second the approval of the November 21st minutes. All those in favor, say aye. Yes.

Aye. Great. Thanks. And then review and approval of the special advisory board meeting minutes from November 14th. Any amendments, comments, edits? Thank you for your participation. Thank you to staff for convening that. I know that was extra, and we appreciate you. I’ll move to approve the advisory the special advisory board meetings from November 14th. Can I get a second?

Kevin Vermont, second. All those in favor? Yes. Aye. Aye. Great. Thanks. Next up. We’re on to action items. Advisory board officer elections.

And Divina, I think that’s you. Do you wanna take this 1? So this agenda item is actually for you to decide, when you would like to do the officer elections. The parent policy council, voted to move their elections to January because they didn’t have they had just about making quorum. And so what they chose to do at the meeting was to actually just review what the different officer positions are, look at who has been in them, and give an opportunity for those current officers to just speak to what those roles are. So we can either go into office elections now or you can, choose to follow that similar pattern that the policy council chose. But we need we need a vote either way about which way which way you wanna go. We do. So we are missing 2? We’re missing 3.

We’re missing 3 folks. So how do how do folks feel about waiting until January if we have more of a robust quorum? Okay. And, do we feel like we need a review of the positions, or do we Do we have it in the packet, Tracy? Not in the packet there in the bylaws. Yeah. Though. I think the the positions we vote on are just the 2. It’s just chair and vice chair. So, I don’t know if folks feel like they need an updated overview.

I I don’t, but I’ve been here a minute. We can do it again in at the elections. Yeah. And there is room to add any other office positions that you’ll see fit. Yeah. So if, for example, you wanted to add fiscal or anything else, you’re welcome to do so as well. So I just put that out there for you all to consider for January as well. So then we’d just ask for a vote on that. I actually think it might be helpful to know for the January meeting if we’ve if this advisory board has had any other positions between besides chair and vice chair? I don’t recall anything else.

We had treasurer. Did we? We did. What was that role? Was that like fiscal that okay. Treasurer sounds Treasurer. Remember Joelle and Spencer? Probably not. Maybe not. I don’t think so.

I think Yeah. I I don’t I remember there being something else. I just don’t remember. I mean, that probably is right. Yeah. Yeah. Yeah. Treasurer was the 3rd, officer position that was filled. Mhmm. But it’s been some it’s been some years.

Okay. Assistant treasurer, parliamentarian, secretary, those were not those were not filled. Okay. Well, I, I don’t know if folks have more discussion on this. I’m fine waiting till January and, sticking with the 2 unless someone feels very passionately, and I’m happy to support that if they wanna be treasurer. Okay. Yeah. I think it might be worth a discussion with the larger body given the fiscal concerns of what’s happening at the city. It could be helpful. So I I mean it it would be helpful to know historically what the treasurer slash fiscal position was.

If we have language around that, I’d actually be very curious to to rereview it and see if it’s appropriate for us at this time, and then we can take a look at that in January. Okay. I move that we, move the advisory board officer elections to the January advisory board meeting. Can I get a second? I second. All those in favor? Aye. Aye. Aye. Aye.

Great. Okay. Thank you. On to the monthly progress report. And I’ll hand that over to Tricia. Alright. So I will get started, with the November progress report beginning with an an enrollment update. As of November 30, 2024, the program had 431 children enrolled. Program wide enrollment was 63.9%, and with our partners, bananas at 86.4%, brighter beginnings, 76.6%, and Peralta sites, Selene and Merritt together at 28.1%. The the program worked to enroll as many children as possible considering the significant staffing vacancies across both the veil have have children chill have have children enrolling in December.

85th Avenue, where a new teacher was hired, Line Creek Crossing, Broadway, home based, including pregnant participants, bananas, tiny steps family childcare, and Lainie. A 157 children have been removed from the wait list due to accepting other preschool options. The program served 9 pregnant participants in November. Additionally, 5 participants completed the program after giving birth. So far this program year, the program has served 18 pregnant participants total. The program is currently serving 42 children with an IEP or IFSP, which is 10.2% of enrolled children and meeting the goal of 10% actual enrollment of children with disabilities across all program options. The average daily attendance for the month of November was 86.3% program wide, which is above the 85% threshold established by the office of head start. 50% of students are not chronically absent, which means they are missing less than 2 to 4 days of school monthly. So now moving to program updates which are listed in I’ll go through them in the order listed in, the meeting packet. We have a policy spotlight which is a report from the center for the study of childcare employment on how California Early Childhood Educators are adjusting to universal transitional kindergarten expansion and adapting to to teach younger children.

The risk assessment notification and correction action plan, has been, the deadline for completion is January 31, 2025, and we’ll be talking about that later, in this meeting. There are, some, quarter 1 program year 24, 25 data highlights, which include staff and participant raceethnicity data, funded enrollment by program option, and grama demographics by program option. And this data was requested by community advocates from Parent Voices Oakland in previous meetings. And they might be hard to read in the hard copy versions of the packet, but you can see the colors in the, online PDF. When it comes to health, medical and dental exams have been steadily increasing since last year. With disabilities and mental health, the program has finalized, it’s 24 25 policies for developmental and behavioral screenings, referrals for specialized services, multi disciplinary team meetings, and positive behavior support support plans. With our home based program, socializations have focused on giving and sharing cultural celebrations in November. In education and school readiness, the program completed the class review. Teachers who, participated in in the class review received coaching, feedback, and community building opportunities. And, teaching staff started to and separate from class, teaching staff started to attend a young boys of color training.

That we have the 2nd, installment of the featured leaders profile. And again, each monthly report will now feature an interview from a staff member who works in a frontline role. This month we have, Yesania Martine who is a home visitor in our home based program and former early head start instructor. She said that policy council and advisory board advisory board should prioritize bringing more resources and staffing to centers as well as more help for families to meet their basic needs. And, next with the pregnant participants, very exciting. Current participants have been enrolled for more than 90 days, which means they enrolled prior to their 3rd trimester and had access to supports for a longer duration of their pregnancy. With workforce development, 11 apprentices have been hired and are currently working at sites, with safe and sanitary environments, there’s a typo. At West Grand, there’s completion of playground turf. That’s what I meant to write rather than, and rather than program term. And fire inspection clearances, were also completed at that site.

With HR and PD, there was a staff, a stem all staff stem, PD day at Lawrence Hall of Science. And with our partners, brighter beginnings had 3 home visitor resignations, which impacted 36 families. Those families are receiving weekly phone calls and have joined socializations. Bananas connected, Tiny Steps families to Brilliant Babies so families could enroll or sign up for a $500 college savings account. And Peralta is preparing to use the curriculum fidelity tool to ensure staff are implement are supported in implementing curricula effectively. And finally, with data and monitoring, we collaborated with the IRSA health and family services team to analyze PIR comparison data, from the 23, 22, 23, and 23, 24 program years, which is listed as a inform informational item in the PCAB report. Thank you. Thank you. Are there any questions or comments? I had a question about the chronic absenteeism.

Is the 50% of kids who are chronically absent, is does that include excused absences or is that only unexcused absences? Yes. Includes all excused or unexcused sepsis. Okay. Yeah. And, just to add to that, a child is considered chronically absent when he misses more than 10%. It will be like 1 day a month. In some cases, it will be considered connected. It’s okay if you don’t know the answer to this, but I’m curious, like how does that compare to other Head Start programs with similar demographic? I have not seen data related to percentages of attendance, but based on the average that they require us to maintain, we’re pretty high.

Our attendance has actually been better, probably has been the best for the past 6, 7 years. So we have been seeing a trend of good attendance. So the average that we currently have which is around like 85, 86% year to date, it’s actually really good compared to prior years. And as we move away from the COVID years, I think that we’re I wanna thank you for including the, staff spotlight. I think that’s really interesting. I’d love to see more of that. The, comments about finding more resources and staffing. I think it’s important to reiterate. We hear her or we hear them. I don’t know their pronouns.

And so thank you for including that, and including the demographics. The demographic breakdown is, really important and appreciate that you’ve been responsive to parent voices and community calling for that information. And then finally, I I just wanna lift up that, this has been now I believe a several months trend of meeting our 10% IEP, IFSP, thresholds. Not easy. And I just wanna applaud staff for the work that you’ve done, the solutions that you’ve found to get over those barriers. And I would love to, explore how we can support you to keep that going. That’s critical work and our kids are better for it. Our families are better for it. So thank you very much for the work that you’ve done. It’s been I’ve been on this board for, I don’t know, 8 8 years, and, that’s been a chronic issue and not just because 1 issue or something that there are number a number of barriers.

So, congratulations and thank you for keeping at it. That’s critical. Any other comments on the monthly progress report? I just wanted to also uplift. I don’t know why my mic is so loud. I’m sorry. The breakdown of, comparing last year to this year for percent of children enrolled multiple years, I thought that was a nice little bump, particularly in the head start group that people are enrolling their children and keeping their children in the program. It speaks to the work y’all have done around the curriculum and engaging families. So I also just want to call that out. That was spoke to me.

And 1 last thing, this primary language thing also just brings me so much joy to see how diverse, our city is and our our area is, and just it really makes me think about workforce development and how we can uplift these, families and these people who are interested in doing early childhood education who speak these languages, you know. I know I’m speaking to the choir but it just brought brought that to my my mind. Thank you. Great. Anything else? Thank you so much. Really appreciate you. With that, I would move to approve the monthly progress report update. Can I get a second? A second.

All those in favor? Aye. Yes. Aye. Thank you. Next up is a monthly financial report. Curry, hi. There you are. Yeah. I snuck in a little late because I had a competing meeting.

So I was, glad that you were running a few minutes behind because I wasn’t stopped. Alright. Good afternoon, everyone. So before I get started, I just wanted to let you know that we’re missing a couple of pages, from the report. So we’ll have to send you those when we do the minutes, and I’ll do a verbal report on those. So if you’re looking at our all all federal projects summary, that page is included. So you can kind of follow along on that. Essentially, the data that we’re looking at for this is through the end of October, which would put us at about 30% 33% of the year or a 3rd of the year through. And if you’re looking at our numbers, we’re we’re pretty close, actually, on most of our numbers. Supplies are always gonna run a little higher, as I’ve talked to you previously about.

So personnel and fringe, the aggregate of that would be about 33%. And then if you’re looking at our total direct charges, we’re at 28%. And our total spend down rate for all federal projects is approximately 27%. So we’re pretty close to where, if we were just going numerically on where we want to be month over month. So that’s that is encouraging. This is the piece where I’m going to have to do the verbal report because this page is missing from the, the packet. So for federal basic, we are at, 29%. The the total award amount for federal basic for head start is 5,711,000,000 and we have spent 1,580,000, representing 29%. For early head start for federal basic, the total award amount is 7,580,000 and we’ve spent 2.29 and that’s, approximately 31%. So again, if we’re thinking about this not as a spending through December, but as a payroll data available to us, which is the note that’s at the the payroll through, October 25th, then it it adjusts to about that 33% number rather than half of the year.

So if we’re moving on to the training and technical assistance awards, which you do have in your packet, those are going to be reflective of much the same numbers that I talked to you about last month, which is essentially 1% 2%. So not not really spent. We’re still waiting for those contracts to come online. As I mentioned last month, once we get those contracts online, we’ll probably go from 1% 2% to darn near a 100% spent. So you’ll see kind of a complete about face flip on that rapidly. Moving on to our general purpose fund. I’m trying to see if you guys have that in your packet as well. You don’t. Okay. So this is also going to be a part of the verbal report.

So for Citi general purpose fund, those are our matching funds for our federal grant. The match for head start is 880,000, and we’ve spent approximately 290, so close to 300, and we’re at exactly 33 percent, spent on that. And then for early head start, that GPF general purpose fund match funds is 1,600,000, and we’ve spent 280,000, so we’re at about 17% spent on that. That is largely due to personnel vacancies. Those rates are 27% and 26%. And, the supplies are on that, particular funding is really low. So that’s not material when we’re looking at the contract delays that we’re experiencing. Once we get through that, over that hump, we’ll probably see a bump in the line f for the contractual number, because that’s also rather low at 10%. So moving on to our next page, looking at our CCFP budget summary. Again, this is for the period of basically through since this doesn’t have personnel, that this is just a supply line item.

This is gonna be through November. And again, when we get to the point where we’re able to get those supply contracts in place, we’ll see this number go from 0 to close to a 100% over a short amount of time. And then similarly looking at the CCTR budget summary for general childcare and development expansion, all of the grant award for that particular funding source is in personnel. And so we’re seeing that vacancy rate also impacts that. So we’re at 12% to 9% for an aggregate number of 11% spent. These are the state of California spending. So over the year, we try to make adjustments to make sure that we’re spending those funds entirely because we can’t carry them forward, as I’ve mentioned to you before. So we’ll we’ll see more adjustments happen probably at the end of this quarter, so in January, February. Those numbers might give a little bit of a bump up. So moving on to our next page, looking at our CSPP budget, we have a total spend rate of about 11%.

The personnel numbers there are also a big factor, as well as, not having any contracts in place. So we’ll probably see a bump as soon as we get those contracts in place. And then, we’ll have a higher spend rate than the 11%. And then the final I’m sorry, Curie. Just real quick. Is CSPP a verbal report that’s not in the packet? Sorry, you guys. No. I think that 1 is Yep. That is verbal report as well.

For state preschool? Yeah. Okay. So essentially what you have is you have training and technical assistance for a federal award and you have our CCFP and CCTR Yeah. In the packet. And then yes. Thank you. And then I’m sorry. I didn’t catch the total spend out on CSSP or state preschool. So we the the total award is 3,360,000 and we’ve spent 377,000.

Okay. So about 11% spent. Thank you. And, the final piece, which will be included in your minutes that I’m doing a verbal report on, is the CPKS budget summary, which is pre kindergarten and family literacy support. Again, when we are able to deploy those funds for supplies, you’ll see a spend rate of 0% going to 100%. And that’s also going to be included in your minutes packet. So I can’t set that down. Give my arm a break. So the final piece that is included in your packet is the child and adult care food program, meal count report for September. For early head start, so the total number of meals that we served, for AM snack was, 144.

We served 2,097 breakfast, 2,484 lunches, and 2,122 PM snacks. The total number of operating days, reported was 397. And you’ll notice a little bit of a reporting, differentiation. We used to do snack and breakfast and lunch, and now we’re breaking it into morning and afternoon snack. So it’s the same aggregate number of snacks, but we’re just counting them differently based on the funder’s requirements. And that is the end of my report. Do you have any questions for me? Credit card report out? We are waiting on 1 final receipt. A lot of folks are out on vacation and on leave right now and, depending on the nature of the, expenditure, the receipt doesn’t necessarily go to Head Start staff.

So we’re waiting on a, I think it was a recruiting, Linkedin, receipt. And then we’ll be able to give you a combined report for November December and January. Thank you. But yes, we were still doing lots of recruiting clearly because we have 1 more receipt that we’re still trying to find. So Great. Thank you. Go for it. I see the CACFP report in the agenda online for October, but it’s not I don’t think that’s in my pocket. Yeah. Hang on just a second.

Because I might do this. Can I just interject to say that the public version and the electronic version that you received is complete, and it does have all the elements that, manager Curry is presenting Okay? Verbally. But we had a, I think a snafu with photocopying. So the versions that you have in front of you, the ones that were out on the front, are the ones that have some missing pages. So I just wanna apologize for that. I noticed it just this afternoon when we were here. Tried to address what I did notice missing, but didn’t recognize that there were other pages missing. So in addition to the budget pieces that are missing here, there is also in the Randcap report, there is something missing there. So I wanna say that to say publicly that your electronic version and the version that we had posted, for, you know, just as required is complete.

It’s just that the photocopy physical version we have here today is, unfortunately, missing some pages. So my apologies. Okay. So thank you for that, heads up. I I was able to pull up that version so I can give, for those of you who are who are not working off of the electronic version, a verbal report on the October meal count. So the total number of AM snacks was 283. Total number of breakfasts offered was 2,458. Lunches was 3,052. And PM snacks was 2,555. And total number of operating days was, 476.

And, yeah. And I think that’s the, yeah, that’s the end of it. There’s no more pages. Thank you for letting me know about that. I had just pulled up my staff person’s report, which wasn’t, like, the complete version. Any other questions for me? Alright. Well, happy holidays, and we’ll see you in 2025, y’all. Thank you. Thank you, Curry.

Appreciate you. Alright. I will move to approve the monthly financial report, and we will look for the purchase card report in January. Can I get a second? A second. All those in favor? Yes. Aye. Aye. Great.

Thank you. And Divina, the risk assessment notification? Thank you. And also wanna point out that there, are 2 missing pages from that in this physical version, but the electronic version is complete. Version, but the electronic version is complete. Okay. Thank you. I’ll use the electronic version. The key thing on the RAN is you have seen the originals that have come through. The reason why we’re bringing it back to you today, is because we did request an extension.

Our deadline had been for early December, and we requested the extension through to January 31st. The reason for the extension request is that there were a number of outstanding items that we did not feel had been fully corrected yet that we would like to see in place, specifically some items at our Laney site that we’ve had TNTA visits come to and have identified repeat issues that they want to see improvement on. So to date, we’ve had about 4 TNTA specialist visits related just to the rand, and they have noted progress at our city sites, but they’d just like to see more consistency at the partner site. And there’s a few more trainings and policies and procedures that we are putting into place. The full cycle in terms of how it should work, is that we do a training. If we create a document or create a system, we do a training. We implement it. Then we go out and monitor to see that it’s in place. We make any adjustments to what we’re seeing to correct, and then we go through that cycle again. So prior to the end of our period for corrective action, we want to see at least a consistent observation of those improvements.

So we don’t wanna see it just happen 1 time. We wanna see it on a consistent basis so that we know it is now the way we function. So essentially, they’ll be coming out back in January, on 21st 22nd, to visit again and to assess to see the improvements. The key, sort of highlights here around things that we have put into place are, for example, things that we had done, but we didn’t take the credit for. And they wanted us to really lay out the specifics of everything we have done. So the standards of conduct updating, we created a standards of conduct module within Chow Plus that allows us to digitally track and check that those have been reviewed and signed by all staff. So we’re in the process of making sure absolutely a 100% of that has been signed. Working with Laney on policies and procedures, doing trainings, introducing walkie talkies at sites, training staff on the use of walkie talkies, updating our unusual incident reporting process, introducing forms like at a glance that goes out to all of us the the more within the day that the incident occurs, so that we’re all informed and can report in a timely manner. And so those are the just the highlights of the changes that we have made. So happy to take any questions that you have on that.

We have the team here who’s really, key in implementing it, and then just looking for your approval of this update and any sort of comments or edits or feedback you have as well. Thank you, Divina. I do have a couple of questions looking at the underlying root causes column. Understanding that there’s an acknowledgement that there’s a limited understanding of when safe and physical intervention is allowable and positive behavior strategies. So I’m I I appreciate that. I think that’s helpful. And I’m I have questions, I think, about the trainings, and how they’re conducted and what, like, what is the the module or the the medium for the training? And then what is the follow-up? Just so that we can connect the dots between the root cause, the training, and then changed behavior. Right?

And so if there’s an opportunity after training for coaching, what what are the other interventions that are gonna offer staff more support? My concern being, you know, a webinar may not be sufficient. And so, yeah, just would love to hear more about it. Thank you. Thanks for that question. And I’ll hand it over to Trisha Esquivel, our education manager. Hi, everyone. So I’ll talk about the training and how it was put together. So we what I did, it was a large group. And we really I talked about the standards of conduct in relation to community care licensing and children’s rights and kinda did a side by side and walked through each of them, because we know that our our, our staff, it spans generations, age, you know, backgrounds, experiences, so really going through each of them to make sure we have a shared understanding.

So it was more of a discussion, and 3 year old doesn’t have that context. And if I’m walking into a classroom, and I’m walking into a classroom, and I’m a 3 year old doesn’t have that context. And if I’m walking into a classroom and hear it, I may think you’re being mean to a child. Right? So just really having those discussions, there was a great discussion around withholding food and what that means. Because to some, it’s like, well, if we give them the fruit first, they’re not gonna eat anything else. I said, you don’t get to decide what they get to eat first. If if licensing came in, you are now withholding food. That’s your belief around, you know, what food should be eaten first. So it was a really it was a large group discussion to make sure that we were all on the same page.

We did bring in the cultural aspect of it. And people were very honest about what they feel culturally. And I said, I hear you. And also, when you work for the city of Oakland and you sign this document, you’re saying that you are going to interact in this way. Not that your culture is incorrect, but while you’re an employee with the city of Oakland, this is how you will interact with children. So it was that kind of thing. All children excuse me. Staff, center directors were in the room. And then as we go on-site, we observe it. We have a observation tool that looks at interactions, that, you know, you get to see how the interactions are going.

We actually just had our class inter, train excuse me, our class review that looks at teacher child interaction. So we it’s really about seeing it in action, and hearing the questions that come up along the way. So there are questions that I’ll get on the side if if people are unsure about things, and then the CD may call me. So it lets me know that people are thinking about it. So that’s that was the basis of the training. Really, a large group discussion so that we’re all speaking the same language. Oh, and, oh, so for in terms of the coaching piece, we did a lot of coaching again in preparation for class. We did a lot of recording, which then looks at the interactions that we’re having with children. Also, when we have our MDT, that we’re having with children. Also, when we have our MDTs, a lot of times, which is multi multidisciplinary, team meetings that really speak around children who may have challenging behaviors, that’s where a lot of discussions happen as well where it’s where we talk about different ways to interact with the child.

And that is it really a challenge, or are we working harder to get a child to a space where they’re not ready to be developmentally? We’re pushing to get the child to talk when communication and getting needs met can happen in many different ways. So it’s so the coaching takes place, via video, when you walk in, just kind of on-site, but then also the conversation continues in various meetings, and that’s where the, positive behavior practices comes in come into play. And we understand, again, that we’re working with different generations, different beliefs on how to interact with children, on what children should do, how they should listen. So it’s really removing those layers, so that people on the staff understand, again, that the philosophy of Resideo Oakland Head Start and how we interact with children is this. Yeah. Oh. 0. My mic’s on. I had a question about the training that you just did for this corrective action.

Is there a plan to implement that into new onboarding and has more staff joined? So the, standards of conduct, children’s rights, that’s all part of what every staff person, every volunteer, every consultant has to sign off, understand before working with children. We are now starting to get more staff. So I we’re piloting, if you will, a, a 2 week onboarding plan where every day, they go through different trainings. They observe the classroom. They do questionnaires to see if, you know, what they’re seeing, and we get a sense of what they’re taking in. They also meet individually with all of the different comprehensive services to hear 1 on 1, what the expectations are, what the paperwork is. So I say all that to say yes, in a much smaller scale though, because, just recently, we had, I believe, like, 3 new teaching staff. So those 3 got the trainings together. But I had a new CD who just started.

So she’s doing this more 1 on 1. I have a little bit of an adjacent question and then 1 more. So framing this question knowing that, staff resources are limited, so asking for grace in advance to this question. So number 1, just like, doctor Tomrock kinda said in terms of onboarding staff to get this type of training, is there are there any thoughts on, like, continuing education? So just making it a routine thing of, like, we’re gonna have our quarterly, positive interaction with children workshop. Like, is is has that been considered? I know that this is probably really difficult, though. Yeah. We have discussed it. There are a lot of grama, what they do with their mental health consultants.

At least where I came from, it was called group connections, where the mental health consultant met with the groups. It’s kinda like reflective practice to get them an opportunity to talk about what’s happening in their classrooms. We do have, professional development days twice a month. And so we train based on where the need is, what we’re seeing. So the first part, in terms of what we wanna do, yes, we’ve discussed it. And we’re really working hard to figure out how to find a dedicated space to do that when the children aren’t there, just a more relaxed space. So it is something that we’re thinking of, and it is directly related to staff wellness, just making sure that they have that space to really, get it out. And then we train, based on on the data, what we see. And what we’re starting to do is really do center by center versus large group. Because there are some centers that do it well, and there are some who may need a little more.

Then there’s the cross training and really, you know, listening to their peers and and having that type of community also. So, yes, we’re trying a number of different ways in moving, slow to go fast, but really focusing on where we see the hot spots are as we try to build something bigger. That’s awesome. And that actually brings up another point of, like, are there opportunities for mentorship? So yeah. I can just leave it at that. I’m sorry. I’m looking at that. Oh, you’re gonna get to that later? Never heard.

No? Okay. So, we have been looking at at mentorship right now with the apprentice program. There is a mentorship piece where staff through ESIPs, typically, mentors get paid. And so we’re trying to figure out how to get our staff paid for doing that. We do have a number of staff who have signed up to be a mentor, through the state like a teacher mentor, which isn’t part of us. But also in terms of mentorship, the onboarding process that I talked about, that’s something that we’re trying also. So the new center director who started, I linked her with 1 of the stronger center directors. And I essentially, like, this is your buddy. This is your go to.

This is who you’re gonna observe for the 1st week at her center. Watch what she does. Ask the questions. And then you guys will go to your new site together, you know, just so that they have that person to go to. So again, something new that we’re trying. Have gotten great feedback from the men the center director I’ve chosen and then the new center director. The center director I chose said, I really wish I had this when I started. Right? And we know it’s helpful, especially with head start. There’s just so many moving parts.

So yes. So this is a model that we wanna try to replicate. We also understand that we to have a a strong mentor program, you need to choose the right people and then build people up to get to that point if that’s something that they wanna do. Because not everyone is is made for that type of role. Absolutely. And then I’m gonna squeeze in my last question into 2 into 1 question. So in these in this example, I think there were the 2 examples. It was like a parent observed or a grandparent observed when they were picking up and a parent observed and told the other parent. As part of the new roll out of the new plan, is there a piece in there where, like, a parent will be notified if there were a situation? Like, I’m just thinking about your flow sheet.

I think that’s what it I can’t I flipped from the page. But I think you said there’s, like, a flow chart or something like that. Does that include notification of the family or the parent? And then are there agencies that y’all work with that provide aids for children, participants who have shown that they’re having more behavioral that they’re having more, behavioral challenges where they can work more 1 on 1 with somebody. That’s it. No more. So the first 1, yes. In terms of letting so the question was if, let’s say let’s say, Divina walked in and saw me talking negatively to your child. Is that would I let you know? Is that the question?

Well, yes. Would the center contact me or would I have to rely on hearing it from that parent? Like, is there gonna be a part of that workflow that involves, let me call this mom and tell her that we had a situation that, you know, where a staff talked in a way that we didn’t appreciate and we handled it like this. Right? Like closing the loop. Does that make sense? Yeah. Yeah. We definitely do that. So if there is an accusation or an observation or any kind of concern, we talk to the person, to the the parent, or whoever observed it first.

If they’re really upset about it, and they can be, we always let the other parent know also. We don’t use names, but we just say, hey. You know, we’re in discussion. You know, this is what happened. This is what somebody saw. This is our philosophy. So we do we do that. And, that’s our common practice with anything, whether a child gets hurt, whether, you know, they I don’t know. Whatever whatever it is. Insure is whatever it is.

Yeah. Gotcha. And then the other question was k. Aids. We use Stepping Stones, a b there’s a few agencies we work with. Got it. The challenge with those agencies, similar to all the helping professions in us, is that they too are really strapped for staff. So, so we have those partnerships. And and so it’s almost like a triage system, which sounds bad, but it’s like who needs it the most. And it’s not that we’re neglecting the other children or the other staff who we know could benefit.

But lehi have to really utilize the resources where it’s most needed. Yeah. Thank you so much. And 1 of the things I wanted to add to you, when Krisha had mentioned, was updating you on the fact that we have passed the class federal review. We just received the report, I think, the other day on Tuesday morning. And so the just a big thank you to the education team and Krisha specifically and all involved. It was a pretty intensive process, but the results were passing and also close to the threshold in 2 of the areas. And so we have a good pathway to reaching those quality thresholds as well. So that’s great news on that front. Congratulations.

That is that class review is no joke. And, would you mind giving a little bit of of context? What is what does class measure? Just so we have it. So CLASS and I always forget the acronym, but it’s cap Classroom. Classroom assessment and scoring system. Essentially, it looks at teacher child interactions in in certain domains. So you’re looking at, language modeling, teacher responsiveness to children. They also rate you on or score you on negative climate. That’s the only 1 where you wanna be a 1, because the highest is a 7.

But in negative climate, you wanna be a 1. We were a 1. So, so we had 2 options this year, to have observers come out, fly in, and go into our classrooms, or we could record. We chose the recording option, which we felt, and we it worked out, was the best for us because it allowed for us to really implement that coaching. Each classroom probably recorded about 3 times, so they would record. We brought on some coaching consultants. They met with them, once a week for an hour to review, to make small tweaks. Then we’d go in and get again and record, and we really saw how responsive the teachers were. The coaches were amazed when they would see the next set of videos and say, they are really implementing, you know, what what it is that we discussed. And so it really opened our eyes to the power of coaching to how open the teachers are to do well.

And so that’s a model we wanna we wanna continue. We blocked off, I believe, from maybe about 6 weeks or so, half days on Fridays specifically so that we had that dedicated time to really focus on class and to have these allow these teachers to meet with the coaches to plan their activities, to record, to do all those things. We also hired a videographer to do this for us as well. So, you know, it was it was a it was a whole thing. And everyone was really helping out. And so, so there are scores for each domain that you have that we’re supposed to meet. There’s a competitive threshold. And if you don’t meet the competitive threshold, then your grant could be up for renewal. You could you have to recompete for your grant. Then there’s competitive threshold.

And to Devina’s point, we were really close to the quality. I mean, the teachers just did an amazing job. The yeah. And then for the the 1 that the most of the nation does the lowest, You only have to get a 23. I think we hit a 228. And I mean, we really blew that out of the water, which is instructional support. How the how the teachers are really, teaching in the classroom and how they’re using different modalities to engage the children. So when and so we were also a little innovative with the recording. They, Office of Head Start gave us a device. And once you put the video up, you can’t do anything with it.

So our videographer had a second device going. So now we have all of those videos, in our archives that we can also use for coaching to share with other teachers. And so it it was just a really great experience for the staff. The process brought us all together, in in in many ways. So we’re very, very pleased with that. Yeah. Great. Yeah. Okay. Great.

Thank you so much. And again, congratulations on the class review. That’s, a heavy lift. So I think our mandate is to vote on this, corrective action plan. Update. Update. The update. Yeah. And I will move to approve the update. Can I get a second?

Christina Michaud second. All those in favor? Yes. Aye. Aye. Aye. Thank you. And looking at the time, we got about 19 minutes left. I do have a hard stop for my son’s winter showcase. So yeah.

It’s a yeah. He’s gonna be center stage because he is my son and a ham. So we’ll look at the request for approval. Miss Taylor, hi. Yes. Hi. Good afternoon. So I am here today to present a request for approval to enter into a potential lease agreement with Bethlehem Lutheran Church. So I know we talked about it maybe about 2 meetings ago or so. So, yes.

So we are definitely still looking forward to go ahead and moving forward with them. They have a vacant childcare facility that is right next to the church. It has about 2 to 3 classrooms. There are some renovations that definitely do need to be made to the particular facility, but it has great bones. It’s in great shape. And it has a really great setup for the children and also for the staff. Right next to the childcare center, is also the actual church. And inside the church, they have a dining hall training room facility that we can utilize for our pre service trainings as well as any other additional trainings, that we have. We have 1 upcoming, so we’re hoping to go ahead and maybe rent that particular space for this upcoming training. There is also some office spaces that are upstairs as well.

So we would like to go ahead and place educational staff there, family services. There’s even a great large room where we can actually have a family resource center there as well. So we would love to, finally move forward and to have those conversations. And so we’re looking for approval for them. Did we talk about how much the rent is? Is it the market? No. Not yet. So we are working with our real estate department. And so they’re actually currently pulling comps in that area.

So there is a number that the churches kind of have mentioned. And so we’re pulling those comps. We’re gonna see if it makes sense. And then we’ll go ahead and then start those negotiations. I believe the amount that they were looking for for the childcare center, the training hall, and, the office spaces is about 7,000 a month. So but like I said, we’re gonna pull those and make sure that we are getting fair market value. I move to approve the east. I I do have a few more questions if I may. Can you remind me where the location is? I can add it.

It’s opposite, Martin Luther King Elementary, Junior Elementary School. It was the location that came up through the OCI proposal, Oakland Children’s Initiative proposal. So initially in that, we had the 1 classroom at MLK, and then we were going to have this location for the sort of infant toddler model as well. So funding for this is looking at both sources of funding, both the head start source of funding as well as an OCI funding. The other piece to add is that there is a significant amount of renovation that is going to be needed at the location. So it’s not in a nowhere close to ready for immediate use. So this process is really would just be allowing us to go into those conversations, would still need to negotiate all the steps to actually get it licensed, and even the office space up and up and running. It’s got a lot of old, old sort of stuff, but it is a beautiful location. It doesn’t come with parking, and then there’s also a lot of playground work that needs to happen. It’s across from Lowell Park.

There’s a park across I think I’ve sort of dangling to it and I think it’s Lowell Park in West Oakland. Yeah. And there’s a couple of pictures. They’re a little bit hard to see in the packet toner, but you get a sense of some of the space. Thank you. So projected open date. So what what I’m getting at is we have a teacher shortage. And so opening more classrooms is great. We’ve got a ton of kids on the wait list. I know that we are moving to a path of of, more recruitment doing what we can.

But if we are going to purchase a new location, spend all this money on renovations, get licensing, all of that, and then we don’t have teachers, I’m very concerned about that. So, what what is the plan for that? What’s the runway? So the timeline for this is if we get your approval, we’re able to move into the conversations. We’ll need to go to council in January. Let’s say we have something, you know, moving by February in terms of signed contract with them. Then we start with we’re looking at potentially getting a company that could do the entire location that specializes in that so that we can get it done well. Estimates would probably be a 6 month period to get the work done. So we’re not looking until the new year, the new program year at the earliest, but very likely later than that. So we’d have to do a proper launch of the new location, all of that Best guess for myself if I was going conservative, moderately conservative, would be January 2026.

And so we’d been cohort 3 by then, and then with our apprenticeship program, And so the idea and the hope would be that we now have another group of folks who are now qualifying at the next level from cohort 1. We’ll have moved through assistant, associate, and hopefully closer to an associate’s degree. Can I ask more questions? So why then would we not move those folks into existing locations where we have slots and We would. So they would came up sorry? I was gonna say didn’t this come up last meeting a little bit? Oh, what’s that? Vaguely remember that the reduction plan Mhmm. Somehow incorporated this plan. Right?

Apologies. I wasn’t yep. Okay. No problem. And so just so you know that in every cohort, we have 18 and the y has 18, and then the unity council has. So where you know, and then OUSD has. So essentially, the idea is that at a certain time, we’ll max out of positions in relation to apprentices coming in, but that there will be a pool. So not every apprentice that comes through goes through all the stages, so the 18 is not 18 consistently through every level, so we we have a loss as we go along. But at a certain point, like, I think we’re already running out maybe of assistant positions. Yeah.

We’re close to that because now we’re in our second cohort. So essentially with the reduction, we’ll have few to to doctor Russ’ point, with the reduction, we will have fewer vacancies to fill, but then by that time we will have more apprentices coming out of the program. And we will have our new positions in place to be able to recruit at higher levels for other levels of expertise as well as hopefully our so we’re looking at not only being able to attract from the apprenticeship program, but from the general pool of skilled teachers. But it is it is, I mean, I think the teacher shortage question is not 1, that we can successfully predict yet. We’re not yet we don’t have enough consistent data to be able to give you a good prediction. Sure. Yes. Yeah. Of course. I think I’m just, you know, if we’re gonna do the reduction in slots and work on a recruitment strategy, filling the centers where we are reducing those slots, like just the reduction plan on paper for sure.

But those are all facilities that have the capacity for more teachers and more students. And so I think I’m just, I just wanna, you know, put a little pressure on this just to test it and see. So I guess my other question would then be, you know, based on community assessments, you said this was a site identified through OCI. Is this a site with high need in the region? Like, yeah. Help me understand then I can call Levarado to speak to the interest in the West Oakland. Thank you. I will also just add while he’s coming up that I think 1 thing that also came up was like, preserving the program to some degree. Bridal? Like getting as much locked in as we can now in being optimistic.

Right? In preparation for us to be able to get back to some new normal. Yes. The demand is there. We we lost Saint Vincent slot in West Oakland. Also Laney College has been reduced as well. So having a head start option there will be will be awesome for West Oakland families. And this has potential to also have 0 to 5. You know, we the the building has capacity or potential for 0 to 5 classrooms. So this will be a nice addition.

This is a very popular option by the way, 0 to 5. We have, you know, trying to add more options. We have 1 in, Line Creek at 85th. And hopefully if the change of scope is approved, we’ll have 1 at Brookfield as well. But this West Oakland location where we don’t have a lot of slots, will be, really welcome for the community. Yeah. Especially because we lost Saint Vincent. Yeah. Is this gonna be a head start site or a partner site? It will be a city of Oakland site.

It will use the head start model, but it will be an, Oakland Children’s Initiative preschool classroom. So they’re not gonna, like, drop out, you know, in the beginning. No. Exactly. Exactly. Thank you. Yes. Yeah. We have thank you for bringing that up. Yes.

So it would be a site that we know we are operating, and so the chances of getting all those work done, and then at the last minute having a change, would be less likely or unlikely. Yeah. And I’m sorry if I missed it. What is the capacity? So it for the head start classroom, it would be 16. And if you remember, that was the inclusion classroom at MLK where we did lose, that site. And then it has potential for the model we’re going for now is 6 infants in a classroom versus 8 because of the teacher requirements for 8 versus 6, and a toddler class of 8. Again, 8 instead of 10 because it just it requires fewer teachers for those additional 2. So it would potential it has the potential for 6, 8, 16. But to start with to the time line you were speaking to, that would be 16.

Any other questions? Can I get a motion? Move to approve the sorry. New facility lease. Oh, I did that already. I did it a long time ago. But I do it again, do it again, initially. Christina Michaud is second. All those in favor? Yes.

Aye. Aye. Okay. I know that is it for I know that is it for our action items. I just wanna flag, I’m I know I’m we’re not gonna get the parent policy council feedback. I don’t see miss Tania here. And just a heads up, we need to file form 700. And I believe everybody here has gotten a training, but I am putting it on the record that we have been advised that that is coming. And I believe, we can follow-up with training information over email. We’ll confirm that we received it, and we will file on time.

Thank you. I do wanna add that we did receive, just some permission to move that training to January. Great. And, it would take just a very, you know, maybe 10 minutes or so. It will be short. And that the deadline’s April. Right? It is. It is. But they just wanted to make sure that it was on every board agenda.

Yep. Thank you. We do not want any delays at the city of Oakland. So with that, I move that we adjourn to go enjoy our holiday break. Can I get a second? 2nd. 3rd, 4th, all those in favor? Aye. Aye. Everyone have a safe holiday break.

Happy New Year. Be well. Thank you. Thank you. Advisory board members, just 1 quick announcement. We left this out on on, by accident that 1 of our staff members is gonna be moving on to another division, miss Robin Levinson. Robin. She’s here. So we wanna say thank you to Robin for your support, and we’re gonna miss you. Yep.

Yeah. Congrats, Robin.

Can we get these, k 1 obligations on the scribe just so I can see them? Thank you. Next slide please for the project. So obviously these are very high numbers. We made a lot of promises in k 1. We’ve made a lot of promises with measure c as well, and I’m proud that we’ve kept most of them, if not all of them, and actually have started using the funds to expand. Just a few quick notes, I think, to the city manager’s comment, we have a number of vacancies in the police department, and we’re funding a lot of positions with measure c currently. I think there needs to be some adjustment or rebalancing, especially as we try to pursue large capital improvement projects like this. If there is a culture that we’re trying to build around this fund to focus on capital improvement projects like this, I’m all for that. But I think that we can’t just keep it as is.

We have to look hard at what can adjust including the operational expenses year over year. I really wanna strongly advocate for the stack center in future conversations. That’s a shovel ready project. So that cost is only going to go up the longer we wait. And if it gets funding now, it could be built now for the South Howard community. And to council member Zermeno’s point, you know, the Wicks branch library, we’re doing some, renovations right now. Hopefully, those hold out for a while. I think if we’re building a brand new stack center, which the library is being able to partner with, that’s a big win for South Hayward. So I I agree with you. I think, you know, holding off on that a little bit, but prioritizing the stack center would be my priority especially because it’s it’s ready to go right now.

I think we have to get very creative around the public safety center and the courtyard. I understand the need for both. These are incredibly high costs. We have the same approach we’re taking to Weeks Branch, which is maybe building out a new building with a slightly smaller footprint and rehabilitating the current building. Right? Like, we just approved $500 tonight to do a site assessment and start to think about designs for this. So I’m eager to see what comes back from that. I’m not opposed to the project, but I think that before we make this commitment, the reason I wanna give these comments is because it says proposed at the moment. I don’t want folks to think, yes, this is what we’re gonna immediately move forward with and this is the price we’re immediately moving forward with. I’m supportive, but I wanna see the designs first before we say we’re gonna commit the bulk of everything we’re bringing in from k 1, to these projects.

And, I just wanna reiterate wildfires, the fire station amount is smaller on here, but we are in a fire hazard area. This investment could save a lot of money and a lot of lives down the line. So I just want us to seriously consider that as we move forward with this conversation. I know it’s not the top project on the list, but I see there being a lot of benefit to that, especially for neighborhoods like, Garen or the Highlands or Stonebrae. And I’ll I’ll leave my comments there as we move on to the conversation. Thank you for this report. I really appreciate you bringing it forward. Thank you. Councilmember Goldstein. Yeah, thank you.

Yeah, that, $50,000,000 price tag for the weeks branch, we hadn’t actually been prepared for such a big number. And so I think what we’re feeling, just speaking for myself here, is, we’re hard to imagine the justification for a $50,000,000 library. On the other hand, as council member Sayra pointed out, economic vitality is absolutely essential. We want to make a difference throughout our community and being able to provide services that our great library director is able to provide, access, to books, reading materials, and so forth. These are all big pluses. And if any park of this city right now really needs that, that, development, you know, to see great things happening, it’s right there. So I’m in favor of doing something, but I’m just feeling like we weren’t really prepared for a $50,000,000 price tag. And so I would like to see some justification for that. So if we can hear more about that, that would be fantastic. I’m excited that, La Vista Park is getting ready for bid.

That’s another project in South Hayward that I think is going to be a key destination point and the more things that we can do that bring people, not just Hayward residents, but people throughout the region, have them come to Hayward. That is also going to stimulate economic activity here. So it’s important, right? We talked about, events as a way to stimulate, economic development here. And so we have the new, Mount Eden Event Center. And, you know, if anyone in this audience hasn’t been there yet, you really need to go attend an event there. It’s a beautiful, beautiful facility. And so having events there and at the downtown theater will bring people to the downtown and to, that part of town. And if we also, work on having events like sporting events and concerts that bring people here in the evening hours where they will likely want to stay overnight, then we’re also contributing to our hotel economy. And not just the hotel tax, but actually benefiting our hotel operators.

And word gets around, Hayward being a happening place, people are going to want to spend time here. And what do they do when they spend time here? Usually, they spend money. And that’s what we want. We want our businesses to thrive. And along those lines, in order to make it a comfortable and welcoming place where people want to come, they need to have streets that are improved. You know, it’s kind of a crazy thing, but just think about it for a minute. When you think about the places that you go to visit, do you ever shy away from going to the places because the streets have potholes? I’ve actually heard people tell me that they do. Now, I ride a motorcycle and I can ride right around those potholes, but I tell you, when I hit 1, it’s not fun.

So, I’m thinking street improvements and by the way, the economists tell me that street improvements are a critical factor in bringing business to the city. As well as, streetlight signals. And, you know, Director O’Meary, I know we’ve talked about this several times already, but, you know, having it easy for people, not just convenient by way of distance, but easy for them to travel in a way that is not frightening for them. So having streetlight signals that encourage people to drive the speed limit and, you know, part of a traffic calming approach that allows traffic to flow through. Those are things that other residents have spoken to. Some of them have literally told me they do not come to downtown because the, the, traffic is too scary for them. And, others have told me that they don’t come because it’s too frustrating. And, I understand what they mean by that. It’s, so so in any event, the point that I’m making here is that if we really want to see improvements to the economic vitality to our town, we we do have to focus on some of these things. Thank you.

Anyone else? No? Okay. I I just wanna make 1 very brief comment. I I’ve listened to everybody and I, appreciate all your your your comments. But I just want to be clear on where, sort of, what I’m going to be looking at, and what I’m going to be tagging, and what I’m going to be reading into this. Last year, Mayor Pro Tem Roach, and me and council member Syrup and many of us, we were out there knocking on doors. We locked we knocked on a lot of doors. We put up a lot of signs. We were out there with the firefighters.

We were out there with the police officers, with the POA and the, 19 o 9 and with other city staff. We were out there with a whole cadre of volunteers. And, we went out there and we campaigned for k 1. And k 1, as an extension of Measure C, in essence, were the priorities. Right? We everything that we have here, I mean, you know, let’s go to slide, you know, the slide here. Public safety center. I mean, I said public safety facility a million times in last year, you know, while we were out there knocking on doors. You know, Weeks Branch Library. I mean, we talked about Weeks Branch Library.

I mean, that was every door we knocked on. We said we’re gonna bring you know, we’re gonna we said we’re gonna either rebuild it, reimagine it, and figure out a way to enhance library services in in South Hayward. The Stack Center talked about the Stack Center. I remember saying, we’re we’re almost all complete with all of our fire stations and Fire Station 9. And of course, our our pavement, infrastructure. And so I just, you know, as we sort of as we transition to this next portion up here, I just wanna be I just wanna be clear to the council on what I’m gonna be looking at and what I’m gonna be tagging. Because last year was a was a big year for us. We had 83 of Hayward voters gave us, after another 10 years, gave us another 30 year promise, gave us another 30 year commitment of support for this. That was quite big. And then secondly, is I will also be focusing on, bringing back our 20% reserve.

I know, that was a that policy that we instituted back in 2010 or ’11 in that time. And, over the years, we have, stayed at that policy. We’ve come down a little bit. We’ve gone up a little bit. But, that 20, not only was it a hard number, but it was also very symbolic for me because, we came up with that policy as a response to the economic downturn in 02/2008, ‘2 thousand and ‘9, and 2010. And I know council member Sarmenio and I were up here. And but that was a commitment that we made, to the, to the city. So, you know, I just I was listening to everybody, and I and and I just wanna just kinda make sure that we don’t forget. And I know we have it, but I just really wanna position us that we don’t forget about k, c and k 1. Okay.

Miss Thomas. Thank you. And thank you to to Sharif and Alex for your great presentations. I Mayor, I think this would be a good time if we do have public comments to take them, Okay. Before we dive into the next exercise. Okay. So let me, after I open up all these windows here on my computer. Okay. Public comment. So I don’t have any public comment here, in the chamber, but I do have, Ariana Castellanos.

Go right ahead. Thank you, counsel. My name is Ariana, and I’m a community based mental health therapist, small business owner and homeowner and proud Hayward resident. I’ve worked in community mental health for over a decade. So I was glad to see, the special projects attachment for work session item 10, the rental registry. As a landlord and property manager, I look forward to the initiation of this project. It’s important to have a standard for all of us. I’ve had to deal with relationships where tenants are coming from bad living situations and landlords, as well as when they leave this my space, going into living situation that is not what they expected and does not compare to their experience renting for me. I’m also hopeful to see the mention, in the special projects document about the people’s budget that led to an update on the park in my neighborhood, Palmasea. This changed the feeling in my neighborhood dramatically, and I’ve been able to see a huge benefit among fellow residents, and I feel safer running in my area.

I was a little bit dismayed to see the proposal for reinstating SROs on campus without incorporating heart and other viable solutions. As it stands now, the HUSD policy, defaults to calling the police and without the proper protocol shifts is unable to utilize HEART. I’ve spoken to teachers and counselors in HUSD that feel frustrated about this and to spread them to get more involved. So it’s important that we have both the non police response to mental health crisis Hayward has developed available to students as well as adequate considerations for student safety. If SRLs were not replaced with adequate support, then this was not a good faith attempt to ensure success in Education City. The good news is that there are evidence based alternatives. These These include restorative justice programs, a program called positive behavioral interventions and supports, and having mental health counselors and other staff available with students who are needing support. I also understand that there is added strain on the fire department for MIHU, and it also seems that the HEART program has been useful and is supported by the police department. I’m a little bit hard pressed to believe that we can’t come together to identify sustainable ways to keep it alive, maybe creating community paramedic positions. As a previous first responder to mental health crisis, community mental health and ******** exploited youth in Alameda County and Hayward, I’m sympathetic to the complexity of responding to these calls, as well as to the revolving door of crisis response when the people we serve and are back on the street.

The program needing adjustments is to be expected as we learn together how to meet the complex needs of our most vulnerable community members here in Hayward who are often unable to show up to these kinds of engagements. When people hear about Hart and other cities, they get really excited and hopeful. Hopeful. They’re energized by our creative and nuanced approach to public safety, investing in housing and community mental health and non police responses to crisis is investing in public safety and is investing in Hayward. It’s the number 1 thing that has made me a proud resident of Hayward. If Hayward wants to continue to be a gold standard and leader for California cities, I urge council to invite meaningful, good faith engagement related to ways to, sustain the rental registry, sustain heart, and address student safety. Thank you so much for your time, counsel. Thank you. Calvin Wong. Yes.

Hello. Like, hello again, city council. My name is Calvin Wong. And so I made a public comment 2 weeks ago in my capacity as a community services commissioner on the CSC’s funding recommendations for the service category. I’m here today speaking for myself and what I’m about to say should not be construed as me speaking on behalf of the CSC or any of its other members. But with that being said, I believe that I wouldn’t be fulfilling my duty as a community services commissioner. If I didn’t call in today to draw the connection between incorporating a rental registry into Hayward strategic plan and how that supports the work of the CSC. And so a CSC would bring much needed transparency to the Hayward rental market and greatly protect renters. A rental registry could safeguard renters from illegal rent hikes, which could price them out of housing. It could also hold landlords accountable for maintaining the habitability of their properties, ensuring that renters have safe living conditions.

And so I’m just speaking for myself again, but when I recommended prioritizing housing and homelessness services on the CSC, knowing that there’s very limited funding available, I didn’t do so because I just wanted to give those organizations money for the sake of it. I supported those recommendations because those housing and homelessness services are some of the first key steps for getting people into housing. But the process doesn’t just end just because we get people housed. There needs to be safeguards to ensure that people do not get priced out of housing because of things like illegal rent hikes or because of landlords who might take advantage of their renters. And so I’m sure that all of you on the city council would agree that CSC funding can’t be treated as though it’s within a vacuum. And so if we really wanted to ensure that the housing and homelessness funding based on the recommendations of the CSC get the most bang for their buck, then the city council must pursue policies and actions that ensure those very people who are getting housed because of CSC funding for housing and homelessness services stay housed. And so a commitment to creating a rental registry is 1 such action that the city council can take. And so I strongly support it being incorporated into the strategic plan. Thank you. Thank you.

Rose a, but I think it is Rose Aguilar. Ms. Aguilar, are you online? Okay, I just unmuted. It just came up. In the limited time that I have to speak tonight, I want to emphasize that we can’t think that we’re going about as business as usual these are very unique times given the uncertainty of federal government funding giving the housing crisis that we’re housing and homelessness crisis that we’re dealing with I’m going to speak to 2 areas in the report and additional comments I will send to you via email but I want to talk about housing and homelessness, which is my, as you know, my top priority because people lives people’s lives depend on what you do in this city. And if you’re doing stuff that, you know, isn’t is needed, but it it not as effective of people’s lives, I don’t think we’re we’ve got the right priorities. So I would like to, talk about the rent registry, which I believe will create a self self help environment where renters can check out the regulations on their rental property, report violations, and seek redress. It will support renters 47% of our residents who lack knowledge of their rights and resources to claim those rights against powerful landlords and property managers. This program will reduce evictions and price gouging in this unfair housing market and thus prevent residents from becoming homeless.

Also be very helpful to the staff to enforce regulations that we have on the books and to, gather metrics on outcomes. Another proposed special project, on the housing, agenda is more affordable housing for low income residents. The city, as I understand it, will not meet its 3 goals in that area. Unless the city and on the homelessness front, unless the city fast tracks large scale homeless housing models, such as motels or St. Regis like buildings and campus will continue to grow and the cost of responding will continue to increase siphoning scarce funds away from the above housing models, which have more permanent outcomes in reducing and solving homelessness. So in conclusion, I would like to say that I support the special project to engage with Alameda County as a stakeholder, not only to secure measure w dollars, but also to collaborate to acquire large scale Miss Aguilar. Miss Aguilar, you’re out of time. Okay. Such as the 24 7 heart program. Okay.

Thank you. And I will be sending a written copy. Alrighty. Thank you. Okay. I don’t see any more public comment. Miss Thomas, take it away. So we’re gonna start tonight with the metrics, and then we’ll do a presentation on the HEART program, and then we’re gonna go to special projects. So So I just wanna give a reality check that, if you each speak 2 minutes for every priority area in metrics, that that’s 3 hours. So, if you’re comfortable with what we present, you know, take that into consideration.

So on the metrics in particular, this is your opportunity. So you heard from us at the part 1, presentation. We individually heard from each of you in the presurvey. This is your opportunity to hear from 1 another and, you know, make your cases to 1 another if you have certain things you really want us to work on for the coming year. And we’re gonna start with metrics. So this is not what we’re working on. This is more what we’re measuring and how we define success. So, I’m gonna jump into to the next slide. In the pre survey, first of all, counsel, you really reiterated in some of your comments the importance of metrics and wanting us to do a robust job in reporting them to you and tracking them. So we haven’t gotten the dashboard up that will be up by the end of the, the fiscal year on this year’s metrics that we’ve set, and you’ll be able to see those publicly.

We also plan to work over the coming year. This is a lift, but we we are we we feel it’s important and we’re seeking and confirmation from you that it’s important that we disaggregate data when feasible by district in preparation for district elections. And then similarly that we set time at each council committee meeting to talk about targets, appropriate targets for, for metrics, again, where appropriate. Some metrics may not lend themselves to an easy target, but some might. And then we want to make sure we’re setting those at the council committees. As we embark in this exercise, I want to remind you that the the discussion tonight is for metrics that would be on the public dashboard. So just keep that in mind. We SAS response to some of your pre survey was, that we have at some time paused about sharing a lot of public a lot of data public without context. We are happy to work towards putting that context on a web page. However, in some cases, it might be more appropriate to talk about that particular data point in a council committee, if if the context would be hard to provide on a website.

So so for this exercise, you each have a worksheet. And so we’re asking you to choose your top. It’s okay. Do you Oh, wait. Hold on. Yes. Oh, yeah. Okay. Okay. So on your worksheet the worksheet is for your notes, just so you can follow along.

We’re asking you tonight to choose your top 20 overall metrics. It doesn’t have you can do it across any. You could put all your all of your 20 in 1 priority area, just helping us understand what your top third priorities are. So as we go through these slides, you can kinda fill out your worksheet and then we’ll do, the dot voting like we’ve done in past years so you can see kind of where you all land, on that. We’re not making any decisions tonight about what we’re going to include or not include. We’re just collecting more information that we can then use to come back to you at a future session. So I’m gonna start with, oh, 1 last thing. So the color coding. There was some feedback provided to us, and so we put some color coding on your sheet and then it’s also in the slides. So the black are, our metrics in this case or projects in the future case that are continuing from the previous year.

There’s ones we’ve had in the past. The green are ones that we added after feedback from the first part 1 session and the blue are ones that, a council member added in the survey. So that’s what the colours are. Okay. So starting with invest in infrastructure, we didn’t we these are the these are your metrics. So opening it up to discussion. So on our sheet, we have other. So if you wanna propose Yeah. So after your discussion, if you decide that you wanna add another another 1, and we have other up on this as well. If you decide there’s other ones you wanna add, we can add those tonight.

Can we advocate now or just fill out the Yeah. I would say oh, sorry. I would say we’re gonna go slide by slide. Okay. So, after advocate now for So advocate now. The section. Yes. Okay. Well, 1 I was looking at, number of traffic fatalities and serious industries, injuries. What are the exact things that we are looking at to do for that metric?

So I will lean on others if others have answers. My understanding for that would be, would be data from our police department on on what occurs out of traffic. So that receive data regarding that? Or Are you asking about what target we’re aiming for, or how do we collect the data? Infrastructure. So are we just reporting out the number of fatalities, or are we doing projects to reduce the number? So the projects would be in a separate section. We’re going through metrics right now. The goal of measuring this would just be, we do number of completed projects to go towards that, or just we’re we’re trying to reduce it? I’m just trying to We’re trying to redo sorry.

We’re trying to reduce traffic fatalities. Okay. Got it. So this would be measuring traffic fatalities. Okay. Got it. Thank you. Council member, Andrews, we have a vision 0 Vision 0. That aims to reduce the number of fatalities and injuries to 0, by 2050. Okay.

So this, actually measures our progress towards achieving that. It is not something that in 1 year or 2 year, we can measure, but long term, it shows how we are progressing towards that vision that council has. Okay. So this is the vision 0? Yes. Okay, thank you. Okay, council member Syrup had a question, and then, council member Buenier. Thank you, Mayor. I’m okay with these metrics, I’m gonna trust the process here, because I feel like a lot of these metrics can be collected in process. And choosing the top 20 feels a little odd for metrics because it’s spread across multiple departments.

So I’m gonna I’m gonna go with this exercise. For miles of repaving and sidewalks completed, I’d love if we could also include accessibility data as well. How many wheelchair ramps have we installed, what other kinds of accessibility modifications have we made just so we can track progress around that. And then I also want to encourage us not to treat this like it’s written in stone. When I see something like number of registered hot paratransit users, I want us to think critically about what would make this metric useful. So it’s nice to know how many folks are registered, how many rides are we providing. So that’s an additional aspect of this that makes the data actionable or allows us to measure if a program is successful or not. So I don’t have specific responses for each 1 of these, and I think a number of these may already achieve that. But I would encourage us as we move into the next phase of reviewing these metrics at a future meeting that we kind of look at each of these with that eye. Is this data enough for us to make an informed decision with, or is it just a nice to know number?

Thank you, and I I failed to mention that we have our wonderful analyst from the city manager’s office, Irene Perez, here, and she is taking active notes, so we will include that, in the next discussion. Thank you. Councilmember Bonilla. Thank you, Mayor. So the idea is these will go on a public scorecard that the public would have access to, I guess, constantly or regularly monitor the progress of how we’re doing with these metrics? Yeah, so the the software that we procure that will make that dashboard, we’ll send staff, depending on the the frequency, we’ll send staff a monthly, quarterly, or or annual, reminder that they need to go in and update it, and then we’ll that will automatically populate into a public dashboard. Got it. And then are there some of these metrics that you guys will, you know, manage or collect data on regardless if it’s in the top 20 or not? Because I’m just thinking like water quality. I’m sure we’re measuring that regularly.

So if it doesn’t get into the top 20, I’m sure we’re still gonna have data on that or that data could be made readily available. So I’m just wondering how to look at kind of the metrics that might be readily available versus how we use the 20 that we have to prioritize. Got it. I understand. Yeah. So and I I appreciate the the questioning of the exercise. So these first of all, we we could measure all of them. The 20 is just to help staff really understand where you guys are are are most curious about focusing efforts for the coming years. But, yes, water quality will always be measured per state requirement. So, yeah.

And then probably always made available too. Right? So maybe there’s some on here that they’re you know, we’ll we’ll have either way if we vote on or not. Right? Yeah. Thank you. Okay. Thank if I may add the complete measure for that is meeting all of the state and federal criteria 100% of the times. That is the, criteria, and we’ve been able to meet it. Excellent.

Thank you. Councilor Artemini. Thank you. Since I don’t see public art anywhere, I’m gonna add it under art, under other, number of public art projects. I think it, something that we really need. Thank you. I’ll support you on that. I support you, councilor. I’m on that. Councilor Sarap.

Thank you. Sorry. And just to be clear, the direction you’re looking for here, well, not formal direction, but in this work session is for what we see as the ones you want to surface to the public. Is that correct? Is that the kind of feedback you’re looking for on each of these slides? I think it’s it’s more just letting you highlight It is work to to track these very detail y. We we are intending for any ones that were not put into the survey, sorry, we’re not in, or not in blue, for anything in black or green, staff is prepared to measure all of them. Okay. And report them. The ones that you’ll see on the next slides that are in blue, we have maybe some questions for you all about.

And so this isn’t that we will or won’t measure them, for you all about. Yeah. And so this isn’t that we will or won’t measure them. This the exercise here is for you guys to let each other know kind of what are you most focused on for the coming year. Got it. Okay. And so to that end, I wasn’t sure if this is what you wanted to have be publicly facing, assuming you’re collecting all this. Is this for what we want to be public facing? This is public face. These things would be public facing.

Yeah. Because they would be in the road map. Got it. So this is what we would want to be on the the road map. Exactly. Okay. Yeah. So I just wanted to just for the sake of being clear, I think it’s important to report on miles of bike lanes added, added, miles of repaving and sidewalks completed, including the accessibility component, miles of water pipelines and sewer lines replaced, as well as traffic fatalities and serious injuries. Those would be my my top 4 in this section. Thank you.

Anyone else? Okay. Okay, go ahead. Great. Moving to the next 1. So strength in organizational health, there are, again, the ones in black are ones that, we are continuing from the previous year. We did add customer service data after that was brought up at the part 1. And then there is a bridal metric here. Employee satisfaction targets, we put this in the staff report. We only measure those every other year, so it would be a data point that would not move very much.

So reporting on that publicly without context, could be confusing for people, but we did put it here because it was suggested, so. Council member Roach. Thanks. I think just another process question. So we’re sort of making notes here, but are we gonna be putting dots up here on our metrics? Okay, so we don’t really need to give our votes right now, right? Because we’re gonna be Yeah, you don’t need to get your votes. This is more for you to hear from each other. This is your opportunity, to talk to 1 of each other for a project. But that’s not even projects, right?

This is just if we This is metrics, we’re gonna do the same exercise for projects. But you don’t need us to report to you what what metrics we need. Okay, I just wanted to get clear about that thing. Yeah. Yeah. Council member, Sarah. Okay. The case then I would like to take my colleagues here then. I think allowing our residents to understand what our employee demographics look like, turnover hires and promotions and customer survey data, what that data looks like would be important. I think in the personnel commission, through the, retreat that we had and the restructuring of the commission, the commissioners have really enjoyed getting to understand a bit more about the inner workings of their city government.

They’ve enjoyed understanding, does the makeup of our employee base represent the makeup of our city? How often are people, leaving the city? Who tends to leave the city? How often are people joining the city, who tends to join the city, and I think it just provides us a higher level of transparency to the public around how we operate as an organization. So I just wanna throw those out there. And I think customer surveys service survey data holds us accountable. If we see these numbers aren’t very good and we’re reporting it back to the public, it kinda lights a fire under us to say, alright, we gotta get our act together. So just throwing a bone for those ones. Council member Bonilla. Thank you.

In this category, I think all of these are important, but the 1 that I would say rises to the top for me is the focus on the general fund reserve as we heard from the mayor and I think my other colleagues. There’s just a lot of uncertainty with with what’s happening out of funding coming out of DC. We don’t know what’s happening with the local economy and potentially planning for a recession. So I really think that it behooves us from, you know, strengthening our organizational health perspective to really focus on ensuring that we reach that 20% general fund reserve. Thank you, mayor. Thank you. Council member Andrews. Thank you. I ditto council member erroneous comments regarding the general fund reserve. I wanted to see if it’s possible for the new employee experience survey to be combined with the employee satisfaction targets as well as current employee experience survey, if that’s something that can be combined as 1.

And then also ditto on council member Cyrus comments on customer service data. Thank you. Seeing none, seeing no more. I I just wanted to, I want to, agree with council member Bernia who agreed with me. And, the, you know, that 20% I think is important for the reserve. It it will alleviate a lot of stress in the building if we can, see that come back up and, and you know So anyways, I’ll just I’ll leave it at that right now. But okay. I think you can move on. Great. Thank you.

So this, the next 1 is enhanced community safety. We did have 2 additional items brought up in the presurvey. 1 was on looking for metrics on emergency preparedness, and disaster response drills, specifically. And then 1 was on crime solve rates. So 1 caveat we wanted to mention on the crime rates is we do collect that data, and staff is always happy to have, individual conversations with council members or in the public safety, committee. There’s a lot of, external factors in that data, like, are are witnesses able comfortable cooperating? Do we have physical evidence that might affect that? And so providing that number on a website without a lot of context, you know, could lead to some confusion, but that but we do collect that, and, chief Council Member Roach. Thanks. Yeah.

Just a quick 1 because I just wanna get at it again like to my colleagues that remember what is gonna be most important for the community to hear about when we’re looking at these metrics. You know some of them I think will be really interesting for us to hear but not necessarily from the community. So I just wanted to put that comment out there. Thanks. Council member Sarah. I was, actually gonna say for police incident numbers, types, and response times, that we don’t have a problem with that being external facing. Right? Because we should be okay with that. Okay. Yeah.

That’s generalized enough. Yeah. Yep. Okay. So just wanna highlight that 1 and heart response, and, I do agree with the ad of emergency preparedness and disaster response drills. Council member, Syro. Thank you, mayor. I think the police report the police department’s done a good job of publishing incident reports already, right? It’s, like, on a monthly or bimonthly basis. Sorry to summon you all the way up here.

I just wanna know what the current practice currently is. And would it just be a matter of migrating that data onto this dashboard is my question. Good evening. So on the incident numbers and types, there’s a a brand new dashboard that’s on our website, that the public can axe access now, and interface with. We had that conversation at our last public safety committee meeting. So a lot of that information is already accessible. Okay. But we’re happy to to work with staff to enhance that. Okay. Great.

Thank you. We would agree with council member Andrews also on, heart response calls, fire incidents, numbers, and types, I think is also important. And then, the more we can start to incorporate metrics around emergency preparedness and allow that to be informed by the emergency master plan that we’re developing, the better. I think it’s something that’s top of mind for a lot of folks. And I hear you on the crime solve rates. I think more reports to council, maybe as a council as opposed to the public dashboard would be welcomed at least by me. Thank you. Councilor Bonilla. Thank you, mayor. I also agree with the emergency preparedness and disaster response drills just because you know, I think and we can even look at this like, you know, block by block or community, you know, by community to not just only see what the city is testing and how our emergency response works, but how that’s being incorporated into the broader sort of emergency response block by block and what we’re doing in that space.

And then to council member Roche’s point about, you know, kind of keeping the public’s interest in view around these metrics, I think metrics around crime solve rates would also be, you know, very important for us to see. Because, you know, understanding the type of incidences that are out there, the response time and those type of things are important, but I think that can also drive up a lot of anxiety. And I think kind of the other part of that story is what a great job we’re doing to be able to solve these. So I just wanted to put a plug in for that. Thank you. Councilor Zirmenu. Thank you, mayor. And actually, yes. Metrics on emergency preparedness and the sound response drills, and I’m actually going to be participating 1 tomorrow. So join me at 05:30 and I’m going to be dressed like a slob because I’m going to be laying on the ground.

But it’s good practice for our police force. So see you tomorrow at 05:30. Thank you. Thank you. And then if there’s no other questions, comments, I just wanted to, just elevate, metric on crime solve rates and, you know, I I say that because, you know, every time some, you know, something happens in the community, of course, everyone goes to social media and lashes out, But, we do solve crime around here and I think we need to tell our story and, so that, you know, it projects, you know, accountability and in the work that we’re doing. So, I I wanted to sort of elevate that. But sure. If you wanna comment. Yes. Sorry.

Just to comment on that particular. We’re happy to share that information, but, as Mary talked about, it is very nuanced. There’s certain aspects of it that we have no control over. Right? Victim and witness cooperation, you know, the, you know, the preservation and presence of of specific evidence, etcetera. And there’s there’s a difference between generating probable cost to make an arrest and and beyond a reasonable doubt for the DA to charge. Those are different legal standards. And so that’s it’s very it’s nuanced. So I think just having some context with the data, would be helpful for members of the public. Yeah.

Yeah. I think you all do a very good job of doing the press release once you have solved a a crime. So maybe it’s just having it all corralled in 1 place and just show these are the profiles of this the crime that we’ve solved. Maybe that is a way to do it since it’s already publicly available. I’m sure you already have it. Like, on the website, I’ve seen all the PDFs, but having a spot, with all the dashboards, maybe that that’s a way to do it. That that’s a great point. Thank you for the feedback. Yes. I agree.

Yeah. Is there a way to tell residents that when police is investigating something, they cannot say anything about that particular incident? I get a lot of emails and phone. How come you’re not telling me to tell us what’s happening? What are these police doing? Is there a nice way to let them know that? Sure. I mean, I think that, we’re always committed to share what we can when we can. And I think that when you’re doing an investigation, maintaining the integrity of the the investigation, is critical to being able to get to a place like solvability. Right?

If we release information, that should be kept confidential for the purpose of being transparent with the public, but now we also haven’t finished interviewing witnesses, interviewing offenders. You know, those those statements can be tainted based on what we release. Right? And that’s just an example. So we wanna make sure that, we’re not getting ahead of ourselves with the release of information prematurely. I mean, it should be common common knowledge, common sense that you cannot be telling folks what you’re investigating, but residents wanna want to know so they get And I don’t blame them, you know, I would want to know too, but we’re committed to sharing what we can when we can for sure. Thank you, and I do agree with my colleague Andrew, she did a magnificent, a good job. Thanks. Okay, thank you. Miss Thomas?

Great, thanks so much. So that was a great conversation. A couple of notes that I wrote down just to, to summarize, some of the things we heard was that we definitely wanna keep telling the story about, how we solve crime and, making sure that we’re telling that story. So we’ll put our heads together and think about, reporting back to you on some ideas. And then similarly, that the emergency preparedness is a big deal. So we’ll actually come up with some actual metrics to share with you next time. And moving on to the next slide. Grow the Economy. So this was the 1 that we had the most, feedback from you on the pre survey. So I’m gonna walk through some of these, these options.

So the first 4 here were, are ones we’ve done in the past. We can provide sales tax revenue broken down by as a business type. We do have an external consultant that does track that. We cannot share sales tax revenue by individual business that is confidential, but by business type. We, we can’t exactly get 2 businesses, how many businesses open, but we can share the number of businesses licensed that are opened in any given year and the number of ones that don’t get renewed, which would imply that they’re no longer open. So we can share that. We can share unemployment rates, which is not a city collected item, but we can, if that’s something you guys but we can if that’s something you guys think the public should see on our dashboard, we can put that on there. Metrics around job growth. I talked to staff about what this could look like. Aside from the new business license, this would require a study that we’d have to pay for.

We don’t have any way of getting at that, per se. And then, similarly, metrics that track Hayward residents that are employed in Hayward would require us to commission a study. We don’t, have a way of getting at that data specifically. And then finally someone requested metrics on permit timing business openings. We’re seeking a little more clarification if that’s something you want. We do, we can provide, we can provide some of that data similarly though to the crime solve rates. There’s a lot of context there that is outside the city’s control. So developers might not resubmit. There might be financing reasons on their end that they don’t submit. So it’s it’s a very nuanced data set that, if you’re interested in telling the story about the projects we are getting going, we can tell that story, but the data might might be difficult to to provide without context.

Thank you. Okay. Councilor Zirmeniu. Thank you, Mary. Thank you, Mary, and thank you, Mary, for a great job. How about adding, other? A number of absentee owners forced to sell or rent their empty storefront. Is that a good metric? Okay. We need to do something.

And I’m thinking of of our left field. Could there be a metric to for us to find out how many of our residents leak dollars into other cities? Would that be a possibility if they spend money elsewhere? Is that something that can be done? I’m gonna defer to our chief economic officer here. Okay. Hi. Good evening, Mayor and Council Paul Nguyen, chief economic development officer. To your question, Councilmember Zirmeno, yes. The city’s, the finance department’s sales tax consultant does and can prepare a generalized report showing sales tax leakage.

The sales tax leakage concept, for those that don’t know, is a rough estimate of consumer demand in a given community and the amount of dollars that consumer demand represents that is absorbed by communities outside of our community. So if there’s a commodity or a good or like a widget that isn’t made or sold in Hayward, people who live in Hayward may go to another community to buy that widget. And that’s the sales tax leakage. That data is available. It doesn’t change year over year very much, given just the way the retail development works. So there’s a lot of nuance to that but yes the report does exist. Okay. Thank you and keep doing a good job. Keep bringing us more bringing us more businesses. Councilmember Andrews.

Oh, I was just going to say yes on sales tax revenue and, yes on the sales leakage. And then, if we could, just maybe look at maybe our development tracker, to look at I don’t wanna create a new report, just maybe a tool that we’re already using. I don’t know if it if it’s something that can be done in terms of that quarterly report that we we received, and just maybe updating the development tracker in terms of what’s happening with permits and the timing. Because I think I think there’s some, detail when you look at the development tracker, but it’s maybe a little bit more, like, it’s in the hands of the developer. They haven’t resubmitted. We’ve submitted this by this time, that kind of stuff. Just so we have a better idea of, like, who what ball what court is the ball in. Council member Syrup. Thanks, Mayor. Agree with sales tax revenue broken down by business type, number of new business licenses opened in non renewals.

I think the other day I was sitting at the bistro and 3 people, all they wanted to talk about is what’s opening over there and what’s closing over there and I saw that’s all they wanted to talk about. And so I think, having that metric be public facing, I think, would help address some of that. We also, I know, have our plan development map already that exists. So that might answer some of those questions too. Metrics on permit timing and business opening, I understand there’s a need to get clearer about that. I agree with council member Andrews. There’s different phases of the permitting process, and I guess what I’m interested in is, you know, applying that lens of, like I said, you know, critical thinking to make this metric make sense for us and make it actionable is what is our average time that a permit spends in each of the phases of the permitting process. Right? That way, we actually have a metric that we can look at to understand, we’re getting caught up for twice as long in this phase and this phase. Is that normal, or do we need to make some adjustments to that part of the process?

I trust that we’ve done a lot of work to revamp our permitting process and make it more efficient. People are always gonna complain about it, but I think knowing what those numbers are gives us a place to start. So we know either we’re doing something wrong or they’re just complaining for the sake of complaining. I like the idea of being able to track number of empty business storefronts, like how many empty vacant business opportunities do exist out there. So I’d piggyback on what council member Zermeno was saying. And then economic leakage is interesting. I’m curious if the everyday person would understand that. I do support that as 1 of the metrics that we do collect. It sounds like it’s already being collected. I think just surfacing that for council would be helpful.

I don’t know if it needs to be in front of the public, but definitely something we should be looking at more regularly. And those are my comments here. Thank you. Council member Roach. Thanks. Yeah. Really quick. I think it it is interesting just talking about metrics. Because for example, like, the first 4 on this, I think, would be interest interesting for the Council of Economic Development Committee to be reported to and hear about. I don’t think the community would care so much.

But if you’re looking to do business in Hayward, definitely those 3 I think everyone’s mentioned. So I would you know, if we’re putting our dots up in the wild, I’m gonna encourage my colleagues to stick with the sales tax revenue. I think you could add the sales tax tax leakage maybe to that data point as a sort of contrast to our sales tax, the new business licenses, unemployment rates. So I think those are the ones that I would we’d wanna put our, you know, just our our staff’s time into for the public facing. Thanks. Thank you. I don’t see any more hands. But I I I just as, this idea just came to mind right now as everyone was talking. And is there a way to is there a way to track and, you know, I know there’s a lot of activity coming out of Washington right now regarding the economy. And I was just curious, can we identify and I don’t know where here it might even be embedded in some of this, But, can we identify the areas of the city’s economy that, some of the federal policies are impacting our economy?

Whether there’s tariffs, whether the You know, do we have Would there be a way of measuring some of that stuff? Like, like, what would we measure if we’re looking at the impacts of, you know, the federal policies on local economies? There’s not really easy way to look at it. Yeah. So when you think about, national fiscal and regulatory policy, those have national impacts. Mhmm. A lot of the data that we’re looking for and that staff has put together on this table in terms of metrics are data that’s readily available Okay. Publicly available Okay. Doesn’t require a lot of consultants and analysis. And given the almost day to day change of what’s happening at the federal level Yeah.

You know, what we would consult out or ask a subject matter expert to pay them to do a special analysis, that scope would change, you know, over overnight. What I what I would rather direct, counsel to and make members of community to is to look at some of the regional datasets that are available through our partners, such as the East Bay Economic Development Alliance that does an annual East Bay outlook, and that looks at the entire East Bay region. And so it’s important to think when we think about economic development and business relationships with business to business deals and sales tax revenue and the movement of goods that drive the economy in Hayward, but also is inherently connected to the entire region of the East Bay and, you know, the Peninsula, it’s important to think regionally. And so those are the bodies that that are it’s more appropriate to look at that kind of data. So you’re you’re absolutely right because on Monday at ACTC, that was precisely the report that came to us. So thank you for okay. I get it. Okay. I appreciate that. And I but I do think that raises a good point for the public facing dashboard is we can I think I I hadn’t thought about that, but we could link to some of those other data sources on a regional level if people all wanna dive in deeper?

Yeah. That was a very good report because it it covered a lot of ground and, and it was a lot of, transportation impacts, to it too. But anyways, Alright. Go ahead. Thank you. So moving on to cultivate vibrant neighborhoods. We, did per a survey request, say that we will break down the number of city volunteers by program or event, so you can see where people are volunteering. That’s the only, update per the survey. Oh, yeah. Go ahead.

I was just looking at my go ahead. Thanks. I think we have to continue to surface access Hayward data. It’s really important that the community sees how responsive we’re being. It’s another way we hold ourselves accountable. I’m assuming this means broken down. So when we’re looking at dumping graffiti on yeah. We’re breaking okay. So that’s a a number of code enforcement complaints by type and response time. As you mentioned, this came up a lot during our last strategic road map conversation.

We put a lot of programs on code enforcement. I think it’s really important that we surface all the hard work that they’re doing. I like that we’re adding in broken down by program or event for a number of city volunteers. And then I think library materials checked out. We have to continue to surface the importance of our library. I kinda wanna jam participants using library cradle to senior programs as part of that too. Just in general, how are folks using the library and what value is it providing for, you know, thousands, if not tens of thousands of our residents is, really important to highlight. That’s it. Thank you. Council member Andrews.

I want to also, elevate access Hayward, code enforcement complaints, and, disposal days. I I want more disposal days, but I know we can only do so many. But I think it’s been a great asset to our community to say, hey, if you have a bulky item, you have disposal days. It’s been a good resource for them. So thanks. Yes. In fact, I was at the Saturday’s, disposal day. I got there at 06:45, and I was waiting in line for 2 blocks. And so it was packed. It was a long it was a long line out there.

Okay. Anyone else? Council member Goldstine. Thank you. I like the idea of seeing, grants awarded to arts and music as well as the social services agencies. So not just the grants, but the types of agencies that that are receiving the kind of funding, event attendees at city run and city sponsored events. In fact, if we can expand that to, like, all events, if there’s a way to do that, that’s the wish list, response time and percent of access Hayward, resolutions. Thank you. Okay. Okay.

Seeing none, seeing no more, I’ll move on, to the next 1. The next 1 is housing. We do have a lot, a lot of metrics that we measure. Your housing team measures a lot of data, so they’re already measuring a lot of this. There were a couple of, we did add after the part 1, the number of rental inspections completed. So again, speaking towards code enforcement. There were a couple here that were added or were suggested in the pre survey. 1 was metrics related to housing conditions during rental inspections. So as was stated in the staff report, this is another nuanced piece. So we can report which, when the inspection is done, is it substandard?

However, the range of what substandard means is could be, you know, like a 1 light’s broken to extremely substandard. So there’s some nuance there. And in addition, our inspections are, we’re not able to inspect the majority of homes every year are rentable. So this would be a snapshot of just whatever we were able to inspect. So it shouldn’t be extrapolated to the entire universe of rental homes. So, there’s that caveat with that 1. And then the number of eviction, evictions and data on why people are evicted, we do not currently have that data, so we would need to commission the study if that’s something council wanted. Councilmember Syrup. Thank you. I think, you know, a lot of the data that housing already collects, like petitions received, people served by flow foreclosure prevention and eviction prevention services, all kinda feel grouped together to me in the same way.

There are some access Hayward metrics, so I would wanna advocate for those items to be grouped together. I understand rental inspections completed would be kind of a number without much context, but I think it’s helpful for folks to know how many units the city is able to get to, so I support that. People served through city homelessness reduction grama, a percent placed in permanent housing is critical. I think we have to keep that front and center so folks understand the impact of our programs. I understand the complication around metric related to housing conditions during rental inspections. I’m happy to step away from that 1. Number of evictions and data on why people are evicted or have to relocate. If only there was some kind of registry that would track that. And I think those are my comments. Council member Cermeno.

Thank you, mayor. I really like the affordable homeownership opportunity supported. We wanna make sure that we increase our homeownership, so that’s good. And whether it’s, through, arena or more affordable, Excellent. And I like the last 1 also. Number of victims and data as to why people are evicted or have to relocate. That’s a very good 1. I’m glad somebody added it. Thank you. Okay.

Council member Bonilla and then council member Roach. Thank you. I also agree with the rental inspections completed is a good metric. I was just wondering, where are we tracking or would it be here the number of affordable housing units that are coming online? Is that because I know this says affordable homeownership opportunities, but oh, maybe it’s here existing affordable housing projects monitored, supported. Would that be the number of new affordable housing units that are coming online? No. Because I think that would be helpful for our residents so that they understand sort of the diversified housing that’s being created within our city and how it’s meeting all of these different income levels. Good afternoon. So there’s a little bit of nuance in the data collection because the affordable homeownership opportunities supported could include your inclusionary units that come online.

It could include units that the city has financially supported or, the opportunity. So we have these different things that staff are working on. It It also might be that we support with an application for funding from the state. So we have it listed broadly so that we could capture all of the work that staff is doing to support the development of the affordable ownership opportunities. And I feel we had another 1 on the other 1, for existing affordable housing projects monitored support. I thought we had it broader that it included both ownership and rental. So it might be something. I’ll look into it and see if it should it should include both, I think. Excellent. Thank you so much.

I would love to see both included. And then I also agree that we need to keep front and center the number of people who are placed in permanent housing, so I’d be supporting that as well. Thank you, mayor. Council member Roach. Yeah. Thanks. Again, think a lot of this is gonna be better served being reported to the housing committee. But I think a few things that will be interested to renters, I mean, similar to what you guys said, the, affordable housing home homeownership slash rental, just homeownership opportunity or affordable opportunities, maybe that’s the general way to put it, is probably the right metric for people. And yeah, I think the rental inspections completed is really interesting for people to understand that this is happening in the city. So maybe that is something good for us to have up there.

But everything else I think should go to the housing, committee. Thank you. Thank you. Council member Andrews. Yeah, I’ll just highlight the rental inspections completed. Be interested in that. Okay. Okay. Go ahead. Great.

And this is the last 1. You guys are doing great at moving quickly, so thank you. These are the same metrics we measured last time and, there was no new suggestions in the pre survey. Councilmember Andrews. I think a lot of people wanna know how many trees are planted, so please put that on the website in bold Big font. Big font. That is something that we track, so yeah. Thank you. Mayor. Councilor Rosario.

Community wide greenhouse gas emissions, I think we already collect that data. Just servicing it helps people understand our climate resilience work, which is a major thing major source of pride for our city. Council 1 more. And I I don’t hear a lot about the water conservation programs even though I know we have it. I serve on BOSCA, Bay Area Water Supply and Conservation Agency. So just wanna make sure we’re partnering with them and taking advantage of their program. So I like to see how many folks are oh, I got a thumbs up from director Mary. Alright. Yeah. Okay.

Thank you. And anytime director Mary gives us a thumbs up, that means we’re doing good. Council member. Yeah. I just wanted to add on, like, that will become a very, important public measure. I think because in times of drought people are really interested in that, sorry, Director Myers over there. So interested in finding out what those programs are available. So I would advise all of us to put that as a metric. Councilor Seire. Sorry.

I I just jumping back really quickly to housing, I just wanna say as a renter, affordable homeownership opportunities are not something of interest to me respectfully. They’re a very small amount of opportunity compared to the number of folks that might be evicted, for example, or the folks that are dealing with, rent reviews. Like, I wanna make sure that we’re focusing on what’s impacting thousands of renters and not maybe what benefits a handful of, like, less than a hundred if if we’re lucky in a good year. Thanks. Okay. Okay. So it seems like Champion Climate Resilience and Environmental Justice looks like we’re good. And it Yeah, so, at this point, it, we do have a hard presentation and then we’re going to projects. But we will ask you, if you can, to put Irene is going to give you each 20 stickers to just put your stickers on, so you can all see kind of where you’re all landed on this. And we’ll take this as additional information.

Again, this does not mean that we are including or excluding anything. This just gives staff additional information. So are we gonna take, are we gonna take a break while we do this? Yes. I mean, I guess it’s it’s Well, you’ll still be here, but, do you need to do you need to take a Would you like to also take a break? Let’s do this. Let’s take a 7 minute break. Great. We can And then I’ll put a slide up saying a 7 minute break where you can if you need to use the restroom or something. Yes.

Yes. We’re gonna start wrapping back up to our seats. I know Councilor Andrews is just wrapping up, but Sorry. I thought it was funny. Yeah. And I’m gonna do it from here because we’re playing musical chairs. So we’re gonna we’re gonna resume. Are we good to go? Great. So, I we’re playing a little musical chairs, but I did wanna move it to the next item, which, before we talk about projects, this time we wanted to do a focus topic to talk about a specific project that has been 1 of the biggest projects in the last, 4 years.

And we have, community services manager, Amy Coldbleau, and we have Emily Huang, who’s the management analyst from that, from the community services. But we also have, fire and police here as well to answer questions. Thank you. Alright. I’ll jump right in. Good evening, Mayor and Council. So as Mary said, I’m here representing the HEART program. I wanna be clear upfront that it’s an incredibly collaborative effort and the city manager’s office provides administrative support, which is why we’re always the ones talking to you. But we are not the ones doing all of the work, and I want to acknowledge that there’s a lot of people working really hard to do this program, across multiple departments. So I’m gonna do a quick overview just to remind everybody about what HEART, does.

HEART has 2 overarching goals. 1 is to reduce the reliance on emergency services for folks who really need long term case management and follow-up services. The other is to reduce the need for police officer intervention in calls for service that are involving people who are experiencing chronic mental illness, substance use disorder and homelessness. So that’s the big overarching umbrella of HEART. There are 3 teams that make up HEART, and I keep saying HEART. It’s the Hayward Evaluation and Response Teams. That’s our acronym. Get ready for more. So Hayward mobile and evaluation mobile evaluation team, HMET, is 1 of the 3 teams. It’s a crisis core response team.

It pairs a trained HPD, Hayward Police Department officer, with a behavioral health clinician from Alameda County Behavioral Healthcare Services. They respond to calls where someone’s in an active mental health crisis. The mobile integrated health unit or Mihoo is a fire department community paramedic response. They respond to medical calls where there’s also the presence of substance use, mental illness or, homelessness. And then finally, the case management and mental health linkages team or LINC. That’s a team of mobile clinicians who are operating out of the youth and family services bureau in the police department, and they work as, like, gap finders and gap fillers really, so they connect people with behavioral health needs to long term resources. We haven’t had the chance to talk to you a lot about them, but really they’re more than any of the other folks on this team, they have a lot of flexibility in what they can provide community members. So while they are doing like real clinical intervention with folks who need mental health support, they also are like helping people get their cars fixed so they can go to work and not lose their jobs or connecting to animal services to get people who are unhoused care for their pets. So they have a lot of flexibility and they really do a whatever it takes kind of perspective. Next slide.

Here’s a high level recap of our timeline. HEART comes out of the public safety innovation workshops from 2021. HMET was launched first in June of 21, Mihoo early in 22, and Link launched in the early summer of 20 23. And then most recently, as part of the strategic roadmap process for this current fiscal year, your council included transitioning HEART from a pilot to a permanent city program as a project in the current year’s, strategic roadmap. So that’s where we are right now. We do wanna share a few key program highlights just looking at data from kind of our most recent 1 year period, that we have data for, over 469 individuals were served. We know that number is actually a lot higher because it’s, it doesn’t include county data for HMET. And HMET actually responded to almost half of the 1,800 calls that we received during that time period. We use the county data system and they have been doing a lot of upgrades, which is great, but it means it’s not accessible all the time. So we love upgrades and we don’t love upgrades.

I I Additionally, there were 734 instances of case case management provided to 74 folks during this 1 year period. And then if we look at just a recent 6 month period, we’ve seen 105 referrals just from the police department to the link team. So when we look at those, that really is a strong indicator for us of opportunities where we’re taking response out of the hands of the police department into the case managers, for a more appropriate response to that call for service, or for follow-up to a call for service. I In terms of program updates, updates, we wanna share some of the ways in which staff have responded to council feedback. So, way back in December of 20 23, this council expressed interest in seeing 24 7 operations, of the HEART program. 24 7, as we’ve said before, is challenging for this program, for much of the HEART program model is reliant on referrals to other services, and those services aren’t operating 24 7. But we’ve taken this feedback seriously, and we have kind of brought together some different pieces to still serve folks who are in need primarily of emergency shelter or emergency mental health care services during that time period that isn’t necessarily an immediate police response. So these include dedicating 4 shelter beds at South Harrod Parish to the HEART program. So on any given day, if there is somebody who some of the HEART team is working with who needs shelter that night, if they get them over to South Harrod Parish by 06:00, and there are fewer than 4 of them, there’s a bed. After 06:00, if we haven’t brought somebody over, that bed gets freed up for other folks in the community who need an emergency shelter stay that night.

And the goal there, just like with our motel voucher program, which we’ll talk about in a sec, is that those folks who get referred are connected with link and get that ongoing case management as well as connection to the case management and services provided by South Hayward Parish. The motel voucher program, is available so that PD PD makes a lot of the referrals, but other staff can as well make referrals for eligible individuals and families to short term motel stays, while Link works on connecting them to other shelter or housing services. And then finally, most recently, we’re currently in the process of working on a contract, with the 988 suicide and crisis hotline provider to basically be a messaging services to the LINC phone line in off hours. So if somebody calls and is in an active crisis, they get a suicide hotline worker who is completely qualified to dispatch the appropriate emergency services or to provide on the spot mental health care as appropriate. And if it’s somebody who doesn’t need an emergency response, they’re able to act as LYNX messaging service and connect them to the LYNX staff the next day for follow-up. I’m gonna briefly turn it over to Emily, who’s gonna talk more about council’s requests around improving our data infrastructure. So at its current stage, the heart program spans across 4 different data systems. So that’s 1 data system per team and then the county’s data system because we have a partnership with them. Each team has their own specific needs. So it is they have their own the way that they run their own operations.

There’s emergency systems. There are, like, case management type systems, and then the county’s mental health systems as well. And with the within each data system, the HEART staff has worked with each team to review their, like, data collection processes and improve the program’s reporting with more frequency. So we’re doing that more often, and we have better systems in place to be able to clean the data more properly. And the program has also implemented more sophisticated referral systems to the link team from both police and fire, which has been especially useful to connect community members during off hours. And then the HEART staff, they’re also currently working with HPD’s new software, which provides more more reporting opportunities and features to improve reporting the program’s metrics. That’s fairly new. So we’re working on that. There is potential to streamline data as we refine the program’s implementation and data collection processes. So that’s where we’re at with data.

And I’m actually gonna pass it off to to Vollmer to provide an update on the program’s most recent adjustments. Alright. Good evening, everybody. I’d like to start tonight by just talking about how proud I am of the work that all of our partners have accomplished on this team and during this, pilot project. Kevin Vickers and the firefighter medics who worked on on the MeHoo and got that whole program going. Doctor Amy Coldblum and her community service division team. Doctor. Emily Young, youth and family services team, Chief Matthews. The amount of enthusiasm, commitment, and compassion that I’ve seen committed to this program as a direct response to community outreach, which I fortunately was a part of and was talking to residents over the phone, as part of the team that helped develop this. And it’s, it’s been really inspiring to me.

But, the goal of any pilot program is to give a good idea a test run, and that’s exactly what we’ve been doing. We learn from what we see. And if you look at the program today, any 1 of us will tell you it has evolved based upon what we have learned and changing conditions that we meet in the field. We learn what works and what doesn’t work. And as with that spirit in mind that I’ve and taken into account of the financial system that I personally have recommended after discussion with members of the team that, we put a pause right now on the metal on the the Mihoo program. As I said not easy for me to do to to recommend, but at the same time I think it is the most responsible thing to do and I will explain a little bit more here in just a minute. But I want to before I move on with that, I don’t want to dwell on the fact right now that that we will be pausing the Mihoo hopefully or that’s my recommendation. That’s definitely going to be up to you and your decision. But we still have the HMET and the LINC portions of the heart program that are working very strongly. I have full faith and confidence in the work that they are doing and they are providing excellent service to the community.

So with that, I want to say that I think we should pause until we can secure permanent funding to staff the unit. Currently, the staffing model has taken 3 full time firefighters off of their assigned rides in the firehouses and put them on this unit. That means not that we have to backfill those positions on the rides that they left at the station so that we can continue to provide our core services. If we were to pause that now with the budget in mind, annually we would save $1,200,000 So that was a part of of my decision. Another piece of that is that I think we can act much more efficiently down the road. We talked this evening about our wonderful dispatchers that we would not be able to do our work every day in fire and police without them. Once they have full capacity and they’re fully staffed and ready to go. We are fully supportive of moving towards an emergency medical dispatch training and and moving in that direction. That will help us be put out to the the calls more appropriately. Right?

The right unit at the right time for the right call. They’ll be better trained to dig down into the details of the caller and find out the best unit to go and the best use of all of our resources. And then the other piece is is that we need to have the ability to continue talks with the LEMSA, in order to have the ability to transport to alternate destinations for long term care. Right now, we don’t have the ability to do that, and, that’s something that if we can put those 3 things together, I think a new staffing bridal, I think we can reimagine the MeeHoo team as a kind of a community paramedic team that will still be able to address low level mental health, chronic mental health incidents out in the streets, substance abuse issues, chronic stuff like that. But we can also expand to do more with the community paramedic program. Just like following up on a patient that the link team recommends we can go to do, or we can follow-up with a patient that maybe had a diabetic call a couple days ago from the fire department, and then that paramedic unit can then go out and, hey, check on them. And how are you doing? Do you have your medications? That kind of stuff. And I think down the road, we can have a much more cost effective, efficient program, but I think we need those 3 things in place.

So that was my recommendation, for that. If if you’d like to talk to me about it later or if you have any other questions, whatever, I can give you some more details. But in in short, that’s where I stand with this. Thank you, chief. We’ve got just 1 more slide for you to kind of visualize the program cost. I’m gonna turn it back over to Emily. So with the proposed changes that the chief had just, mentioned, putting Mijo on pause will save $1,200,000 in overtime costs due to its current staffing model. In program costs, you see on this slide, it’s reflective of those adjustments. And the total cost of the version of this version of the program would look like $1,300,000, in fiscal 20 25, 20 26. And that’s all we have for you all on this update.

I’ll turn it back over to Mary to Or do you wanna see if they’ll take question, comments? Okay. Cool. I will take your questions and comments. Thank you. Thank you. And and, yeah. I, I, I, your opening was quite appropriate. The HEART grama is certainly a, a multi agency, multi department, multi professional, interdisciplinary group. And so, thank you for putting that together.

That was great. Okay. Council member Roach. Thank you. Chief Fulmer, I think, yeah, we probably will have questions for you. I I wanted to ask, so if you were to pause it for now in order to reimagine it later, will those medical calls still get responded to? Yes. Every call that the me who has responded to will be responded to by 1 of our, current fire companies, whether it be the truck, the squad, or 1 of our, engines. And and while you might may not be able to transfer them to, say, South Harrow Parish, you can provide them with the link information to bring can you call link out in that moment? Yes.

1 of the things Yes. 1 of the things that, I think we’re definitely going to need to do is put some information together for all of our, our fire companies that will have all of the information regarding Linkedin and all the different resources that are available for unhoused or people who are having, the same type of issues that the the Mihoo team has been going to. So that they’re educated on that same process, and we can work towards still achieving some of those same goals. And is it still I mean, because, you know, as we wanted the Mihoo team, you know, we won’t have that staffing, backlog and and overtime. But if, like, I don’t know, like a truck or rig has to go out, is that a more expensive call than a me who call? Like, what what’s the cost savings there? The like I said, the cost savings is in the staffing model that we have right now. 1 of the who we want to staff it and and have permanent staffing available so that we’re not taking somebody from our regular, minimum staffing pool Okay. And and taking them off and making sure that we have to refill those spots. Okay.

And maybe this is, like, a staff wide thing, but we’re still talking about that HVED and the link are still funded through other project right? Other funds at this point? I HVET is so it’s the PD and behavioral health, and currently, we staff it out of PD, like, their existing staffing. There’s no additional staffing cost. So there is sometimes over time, I think, associated with filling those roles. Okay. But not to the degree of the model that Mihoo has. And then there’s no cost on the behavioral health side. On the link side, there are currently limited term positions that are staffing it. And for the upcoming fiscal year, we have a direct allocation from the state to fund the that team.

And then what about the county? I mean, I just saw I don’t know what city it was, and Angela and I were looking at that. It was at San Leandro, Alameda, but they’re doing this program grama with the county. And so, like, where and they’re addiction services that like was doubled what they thought it was gonna be and then is it their measure A dollars that they have? What about, I mean, could the county backfill this 1,200,000? And I know, like, that wouldn’t exactly equate. So I think, Chip Wilmer, your point is to reimagine it with staff that isn’t necessary. Yeah. Okay. Yeah.

I see. It’s not a 1 it’s not an apples to apples comparison. I think each jurisdiction is doing things slightly differently. And I would say right now, our partnership with the county is really strong. Like, they are providing the behavioral health clinicians at no cost for that crisis response team. Mhmm. We could look at other models and see. I think that any other model would likely have costs associated with it that we’d have to explore. And how do our, how do our response numbers on our HOPE program compare to, neighboring jurisdictions that are doing this work? I don’t know the answer to that.

I don’t have their numbers. Okay. Alright. That’s all I have for now. Thanks. Council member Bonilla. Thank you, mayor, and thank you for this report. So so the is it because I’m I’m still trying to kind of rationalize a question that council member Roche had, which is if there was this dedicated team of, like, 3 people that were responding to these calls, fire still has to respond anyway. So we’re still kind of pulling people out, but is it just that they’re not dedicated to that unit the way that they’re kinda staffed now? Yes.

So right now, we if I’m if I’m hearing your question correctly, right now, the Mihoo unit is being staffed with 3 firefighters who are assigned to that unit. They’ve been reassigned from their 56 hour work week job where they are assigned to, let’s say, a fire engine or 1 of our trucks. They’ve been pulled from there, and now they’re on a different assignment. That leaves 3 holes back where they were originally assigned, and those need to be filled. And those, the way they’ve been filled, is through overtime. Mhmm. Another firefighter who just is getting off that morning. Okay. I’ve signed up for overtime. I’m gonna go on that.

How do you see this sort of impacting, I guess, fire response and operations generally if now firefighters are gonna have to, you know, kind of be stuck at these calls a bit longer because they don’t have a way of transferring it to someone, you know, that the way that they do now? It it will. I will say that what’s what’s happening now let me let me give you kind of a number to maybe put some some of this into perspective, for you a little bit here. In 2023, the Mihoo unit responded to 6 95 calls for service. Right? Of those, 14% of those contacts actually accepted alternative dispositions. Like they accepted care to go somewhere else or have extra services. The majority of these folks were given things such as clothing, hot meals, they were taken to, like South Hayward Parish for a shower, that kind of stuff. All important things. But the way that it is being funded now and the cost of it, I just don’t see the return on investment for the community.

Make no mistake, I’m I’m requesting that we keep the ambulances. I don’t want to sell those because I do wholeheartedly believe that there is room and and call for a community paramedic program in the city of Hayward when we can reach these milestones that will make it an efficient cost effective program. So I’m like I said, there’s there’s a reason I chose the word pause instead of stop. Right? But right now, I think that’s that’s where we need to to look. Got it. Thank you. And then, I guess, speaking of the pause, how long are we thinking this is gonna be on pause for? I you know, it’s I think that’s gonna have a lot of a lot of factors are gonna go on. The first is, you know, the first thing that we heard from today was about the economic situation.

Right? So it’s a matter of of funding and where we get the funding from. And if if we have the, if there’s the desire to create these positions to have a community paramedic program. So I don’t I don’t I can’t answer that question. Honestly, it’s it’s a matter of economics and what your decision is and, you know, that’s why we’re here with the strategic roadmap. And I’m I’m giving this update to you so you can kinda make a decision as to where we wanna go with this program. That makes sense. My my only concern is that, you know, with with the pause, how those residents or how those community members are gonna get this kind of service. I get that, you know, maybe it may not necessarily be the most effective use of, you know, maybe someone from the fire department, but does it make sense for someone else to fill that void so that we’re still providing some sort of service during this interim period versus just kind of turning it off? Because it does seem to be relatively effective.

And even if it’s, you know, 14% of people who are actually getting care, that’s 14% more that may not be getting it otherwise. So, and then, so basically, this would be a $1,200,000 savings and then we’d have to, like, kind of reinvest in a community paramedic program or kind of this re envisioned approach later to get us to a point of higher levels of community safety and response? Yeah. I guess the going back, I would envision us probably working through as as it is to the end of the fiscal year. I don’t know. We could pause it earlier if that was was the call that was made. And then at that point, we’ll hit the pause and, you know, I’ll start working with the rest of the Hart team to and and the the Mihoo staff and say, where did where were what were the strengths of the program? Where did you find frustration in not being able to deliver the service you wanted to deliver? And we can start building up the program that we see will be the best program that that we can deliver for for Hayward. How long will that take?

You know, it just depends on how long it takes for us to find that that money. Yeah. Because I mean, I certainly don’t see the cert the calls for service in this area decreasing anytime soon, especially with some of the other things that are happening around our community, like with Saint Regis and other things potentially coming online. Right. So just thinking about kind of the urgency behind this too. It’s it’s there, and, you know, you were right on the on the nose earlier. I mean, it is going to impact our fire crews, you know, for sure. It’s doable. Yeah. Right?

And I think, like I said, with an education process to make sure that those crews know all of the information that they need to know to make contact with link teams and and that kind of stuff. You know? Makes sense. If I may, council member, do you mind if I pick on doctor Young to speak just a little bit about that education piece and what her team currently has access to, and how they’re already kind of trying to address that 14%? Excellent. Thank you. Hi, everyone. Yep. Red. Good?

Okay. Left it on for me. Hi, everyone. I just wanted to add that I think 1 of the positive things that’s come out of this pilot project is the relationship and the collaboration between the teams. And so the link team now has has access to ESO, which is the FHIRES database system, and they’re able to put referrals directly into ESO that lehi then picks up, and we check it every morning. And so there’s an education piece that needs to happen, but you would ask a question about, you know, what’s gonna happen to these folks who no longer have access to the services. And with this education and continued relationship building with the fire department, hopefully they should because Link is the right people to take someone to South Hayward Parish for a shower. You don’t need 2 paramedics and an ambulance. Right? You need a social worker, and 1 is probably plenty.

And so we’re trying to build it so in this transition, the services don’t actually go away. We’re just doing it in a more efficient way. Makes sense. Thank you so much. And, you know, I just really appreciate, you know, your thorough analysis of this program because I think 1 of the things that agencies have the tendency to do is, you know, not really evaluate the effectiveness of pilot programs. Pilot programs just generally turn into ongoing programs, and I think the work that you’ve done to really provide this evaluation of the program and then to say, let’s take a pause. Let’s find out what’s working. Let’s find out what’s not working, and let’s put another product or service out there that really meets the needs better because perhaps this was meeting some of the needs, but not in the most effective way. So I really do appreciate your leadership and even bringing this forward tonight to say let’s look at doing this something a little bit different. So thanks again, chief.

You’re welcome. It is hard because in a in a way, it feels like we lost. Right? We we failed. But at the same time, I you’re right. We didn’t because we we met the challenge. We worked towards the goal. We learned. We got the information we needed. And I think we’re in a better place now, like I said, when the time is right, when we’ve got all the pieces in place to provide a really exceptional program.

Thank you. You know, hopefully we get there soon, but we’ll see how how we can make that go. Thank you. Thank you. Council member Seibert. Thank you, mayor. Thank you for this report, and thank you for, you know, making the tough to suspend me who temporarily. I’m really excited about this next chapter of heart, even if it comes with winding down specifically this portion or at least putting a pause on it for the time being. This project was a result of hundreds of people taking to the streets and demanding change in the city, and the city rose to the challenge. And so I just wanna acknowledge doctor Young, the fire department, chief Matthews, and the HPD team.

I think the city responded in a way that was, responsive. It came to the table, it brought the community to the table, and, I thought we came up with a really unique and interesting solution that has been a role model, for cities all across the country. Think that’s something we should take pride in. There was a conversation on homelessness at the Chabot cinema and Frank from the fire department was talking with so much praise about this program and folks were excited to come up to him afterwards and say, how did this happen? How does it work? And so I’m really proud we’re a leader in this space and we’re continuing to adapt and adjust, to match our, financial needs and also our programmatic needs. It’s always better for us to operate efficiently. So thank you to everyone involved in this project. I am curious, just to reiterate more clearly, so these calls that me who’s currently responding to, it sounds like Link is gonna be able to pick up the slack on that. Is that what I’m hearing?

Yeah. My the way we’ve been talking about it is the fire department is going to continue to respond to these calls as a 911 type of call. And a lot of times with the Mihoo call that that we’ve been going, both units will be dispatched. Okay. And the Mihoo can relieve the engine earlier and say, no, we’ve got it from here. Yeah. And then the engine can go back into service. Okay. Right? So the difference now will be the engine will be the 1 primarily responding.

Mhmm. They will be the ones on the scene, and they will be the ones who we’re gonna rely on to make notification and contact with the LinkedIn. Okay. Understood. Okay. I mean, I I I see why we wanna call this a pause because is that the best use of our engine time is you know, it doesn’t seem like that’s the best use of resources. So if we’re able to fund community paramedics in the future, that’s something I’m definitely interested in. I’m proud that we were able to acquire ambulances at a time where it’s very difficult to get that kind of, vehicle infrastructure for a city. And so I am curious with something like Measure w, would this apply to a project like this? I don’t know.

Okay. The conversations around Measure W are still, early enough that I think there is lots of opportunity for local advocacy for our electeds to lobby the board of supervisors, and if this is something that you’re interested in. But what I have heard from Measure w, from the county staff, what they presented to the board, there is not a kind of crisis co responder model in that pot right now. Okay. That’s helpful. There’s prevention, but I don’t think this is gonna fit into what they’re conceptualizing this prevention. Okay. If they change their mind, it’d be good for us to be at the table, but, you know, I know a lot of folks are clamoring over those dollars. And then, you know, when we were going out and knocking doors for k 1, 1 of the things that we put on the flyer was, safety net services. Right?

And I feel like this is 1 of those things that fell into that category. And as we’re starting to rethink what we wanna use k 1 for, how we may wanna prioritize it primarily for capital projects given the cost of these projects, I just wanna flag, you know, we we make room for operational costs already in measure c. I’m not necessarily saying we have to use some of measure c or k 1 to help support HEART going forward, but I would hope that this program gets the same consideration as some of the other projects that are currently being funded by c, or, you know, we decide that we don’t want to have any operational, costs associated with c or k 1 moving forward. But I do think that we have dollars out here to find a way to fund this, and I I hope that we, look at these community para community paramedic positions, rigorously. And So thank you for this report, thank you for this hard work around these program upgrades. I like how creative you all were in providing, you know, 20 fourseven service in unique ways by piecing together South Hayward Parish, the 988 crisis call line, and the motel voucher program. So, yeah, I’m excited to see this next next iteration. I’m excited to bring down costs to the HEART program and just appreciate all the hard work and cross departmental coordination that’s gone into this. Thank you. Council member Andrews.

Thank you. Thank you for this very comprehensive report on the program. Really appreciate it. And, wanted to, acknowledge all the efforts between the different departments, PD, fire, all the all the consultants, all the behavioral, specialists. Just really appreciate you all coming together to figure out a solution. I think you all know what I care about, which is 24 7, and I think you found a really good solution. I really, I appreciate the 998 connection because that’s something that’s across the nation, and it’s something that everyone can pick up on. Wanted to see what is the status or review of 2 1 1 for some of those other needs that are out there because that is 247 as well. 211 is 247. It’s an information referral, so it’s not gonna provide any direct services.

And so same thing, like, with a 247. Mhmm. You can get someone on the phone, but you’re not going to get a service in response in that moment, and you’ll be referred most likely to someone who won’t be picking up their phone until normal business hours. Okay. So it is better still to use Lync for a lot of the services. Yes. If if you’re talking to folks about getting off hours mental health support, you can give them the link line once we get this contract in place. 988 will be picking that up. You could also really be promoting 988 for folks who are experiencing mental health crisis. That’s great.

I love hearing that. Also appreciate the creativity from the fire department. Happy to hear about the the ambulances. So if we can figure out a community paramedic program in the future, I think the county should fund our community paramedic, program. If they’re gonna put Saint Regis downtown, they need to help us. And we need to be more vocal about the support we’re gonna need once more of those beds open. And if they have to dip into measure w to do it, they need to figure it out because I am I am very concerned about this facility not getting the support it needs and impacting our city, impacting our downtown. Also interested in the hotel vouchers. I would like to see that. Also for South Hayward Parish, I wanna see the results of the working group before we commit to additional beds.

I would like to see how that’s working. So I’ll report to council before that happens. Thank you. Councilor Goldstone. Yeah. Thank you. I’m also, very appreciative of the, incredible creativity. First of all, in putting all of the different pieces together that made the program possible. But then also your attention to detail and creativity and helping us solve a budget problem and level of care that we, certainly like to see, for our, for our resident. Just a couple of questions.

95 contacts. And I realize that this is a very, nuanced set of questions I’m about to ask. And and so, forgive me for time’s sake. I’m just kind of kind of get right to the to the point. How many of those 6 95 contacts were Here. I’ve got some information here that will help out with that here. Just a second. So in that 695 calls, we served 314 individuals. Gotcha. That’s great.

And the 14 percent that you said, were referred to alternative services, is that 14% of the 314 or of the 6 95? That’s of the 314 that well, I mean, 619 total calls or 695 total calls, 314 unique individuals, and the 14 is of the 556 9 1 1 responses that we responded to. 78% or 78 individuals, which is 14%, went to an alternative disposition. And that means not only were they offered it, but they accepted it and we moved them forward. Yeah. A lot of the times people do not accept. Oh, I was gonna say that’s actually a pretty remarkably high percentage. I don’t know if you know this about me, but I’ve been volunteering in the homeless community. I coordinated an event called Socks for Souls and been doing that for a number of years now. And so, I I am kind of familiar with some of the statistics.

And, that that number is actually very high. Do we track how many of those 14, later subsequently return to that inventory of calls for service? I do not have that kind of information. I don’t know. Maybe Emily and the link team could get that at some point. But I do I do not know what happens after that part of it. Okay. And I don’t want to stress you out with more detailed stuff. But what I’m really looking to get after is an overall metric of how we’re doing in terms of, not just supplying the service, but actually getting people out of their circumstances. And and, of course, when we’re talking about mental health, it is such a such a broad topic to talk about, so subtly nuanced.

Every individual is a unique character. And so you can’t just rely on the statistics, but at least it would give us some measurement, if we have it, that, you know, would tell us how we’re doing overall in terms of solve solving the overall problem. Yeah. I think you’ve got a team of folks that have evaluation experience and are clamoring to do a more in-depth evaluation, but we need to we have been prioritizing getting the program into non pilot shape. Right. So I think what you’re talking about, there’s lots of things that we’d like to explore more, like getting access to, like, emergency hospitalization data, criminalization data, so we can see the folks that, that, like, for example, that the link team is working with. Were they involved in the justice system before? Have they continued to be involved veil the like, there are bigger questions that we’d love to be able to answer, and that takes a lot of work and a lot of time. But it is stuff stuff that we’re exploring. Right.

Very good. I’m I’m glad you’re thinking about that, and I know that you are. And then also, I just wanted to also bring up a study that was done, Santa Clara County, where they talked about what it costs to do nothing versus actually providing the service, and it is more expensive to do nothing. Because those people, right, who are suffering are going to be either themselves calling for help or have help called on them, And there will be police, fire, ambulance, medical services, and so forth, versus actually just doing something about it. And the cost difference, I think, was $20,000 a year difference in cost savings. So just something to keep in mind. If if you’re interested, I do have 2 individuals that were very high users. We have 1 individual, the highest 9 1 1 utilizer in in 2022, generated a 38 calls for service during that year, 57 unit hours from, fire department, 13 and a half from PD. Ambulance transport total cost $580,000 1 hundred and 70 6 ER visits 502 emergency, resources consumed across 158. Wow.

That was an estimated cost between almost 800,000 to a million dollars. And the me who’s efforts, the number of times that we were able to assess and refer or take care of it without having them transported to the hospital. There was a 25% decrease in ambulance and transports, for that patient in 2023. And then we had a second patient that was, 4 18 emergency calls and an estimated, $630,000 to $650,000 of basic fees. And, that person, we ended up having an 85% decrease in their, ambulance transports and emergency room visits. So those were the 2 highest, and that just kind of shows what the program was able to do. So I mean, there is a metric of success for you right there. Great. And we can use those metrics to go knock on the doors of our partners across the county and the state and say, it’s cheaper to do something than it is to do nothing. Thank you.

Mhmm. Can you send us those metrics, please? Yeah. I’ll send. That’s a, a slide program that was put out. So I will I’ll get that to you. Thank you. Mhmm. Thank you. Council members are many.

Thank you, Mayor. Chief, thank you very much. Very good report. I’m somewhat saddened that we need to pause don’t get back into it. Very happy that we actually came up with the grama, as colleague Sarab stated. It became something that was copied by other cities. So it was taken outside the box and was something that was needed, especially from residents who kept saying, you’re not doing anything with the homeless. What’s good? What are you guys doing? You’re not doing anything.

So the the positives outweigh this negative of pausing a program until we make sure that we can finance it. And, of course, I’m very happy with the 1,300,000 less in expenses. So thank you. I mean, if the idea is to, like, quickly if we can get our claws and some of the county money before it’s too late, like, maybe it could happen quickly. And then the final thing is you said, like, do you pause now or do you pause later? It sounds like you’ve got consensus on the council. So I know we’re not voting on anything tonight, but if that’s a staff decision, it seems like the sooner we’re doing that I mean, it’s a shame because we’re gonna lose that service, but the sooner we’re doing that, we’re saving money. We’re we’re, you know, when it comes to the whole point about this isn’t being a cost effective way to do it through the fire department. So I’ll leave that up to, I know we’re not voting on it, but just wanted to, like, reiterate that. Council member, Sarah.

Sorry. I just have to give a shout out to the Hayward Community Coalition. I’d be remiss not to for helping bring this project to life, and, I would be burnt alive if I didn’t give them a shout out. So, thank you to all the organizers that put in a ton of work to work with the city to make this program possible. And I hope that we all continue to remain at the table to help inform the next iteration of it. Thank you. Thank you. Okay. Thank you, doctor Kolbloom. And, I had a a small sidebar with miss Thomas.

And this next round, we’re gonna go we’re gonna we’re gonna ratchet up and we’re gonna go We’re going fast. We’re gonna go faster. Faster. We’re not in a rush. We wanna take our time, but we wanna go fast. I’ll do my best. Sure. So we’re we’re gonna do the same x and thank you to all the staff here. Same activity we did for the metrics but for special projects. I think that I’m I’m glad you were able to to dive deep into 1 project because that gives you a sense not all projects are as as as in-depth as that is, but it it gives you a sense of how much staff time goes into each of these projects.

So I’m not gonna read through every single thing that was added. In the survey, what I will mention is that if we if anything is in blue, that means it was suggested in the presurvey. That would be a new staff effort, and we would need to really consider what else could come off the plate or, if it can be absorbed, and we have limited resources. So I’m gonna, with that, move on. So this is, our invest in infrastructure projects. I’m not gonna read through these. The green are the ones that were added after the part 1 session. And I think in the interest of time, Mayor, really just focusing on if, if there’s anything that people wanna really highlight, and then you’ll be have an opportunity to vote. Perfect. Councilor Andrews.

Yes. I wanted to see where does the public art impact fee fit. Did I miss it? That is in, neighborhood, cultivate neighborhoods. Okay. So wanted to also see for other, maintenance has done an excellent job at public art in crosswalks. They’re my most popular post on Instagram, just so you all know. But wanted to know if that could be something that we can add as other. For, for additional crosswalks? Either invest in addition high visibility crosswalks because we’re trying to also improve traffic and pedestrian safety and see if we can So I think if you guys wanna add it as other, for sure, what would happen the next step would be we would have to go back and look at cost and bring that to you as part of the next iteration.

There’s no guarantee that we can do it just because everyone Yeah. Just whenever there’s, like, a crosswalk upgrade, if we can add that, as a added scope, if that’s possible. So I’m gonna add that as other. Yes. And then also wanted to look at implement the interdepartmental assessment of Access Hayward to enhance effectiveness and increase transparency. Is there also an opportunity to review that program against 3 1 1? Because I know that was a referral I worked on, with other council members, 4 years ago, and just wanna give you an update of how many cities have implemented 3 1 1 for access Hayward type things. Carson, San Leandro, San Francisco, Oakland, San Jose, Sacramento, New York City, San Antonio, Los Angeles, Birmingham, Nashville, Cleveland, Austin, and Little Rock. So I don’t see why we can’t, look at it either. So can we revisit 3 1 1?

Yes, so I’m saying, yes. You’ve moved to organizational health just so everyone can follow along, but yes, yeah, we can definitely include that in the assessment. Okay. That way we can. Thank you. Councilor Seier. Thank you, mayor. Just being faster on my top choices, of course, begin construction of La Vista Park. As we know, construction’s getting more expensive. I think we gotta move on the things that we can move on.

I also wanna maybe amend, begin construction of stacks on our phase 2. I want to see if we can push phase 2 and 3 together, because that’ll bring down the overall cost of the project. I would much rather do them at the same time than do 2, wait for 3 to get more expensive, and then pay for 3. That also brings a resource for our community much faster. And again, it’s a shovel ready project. So I think the faster we can move on this, the more long term savings we can realize. Along those lines, evaluate capital needs and long range spending plan for k 1. I think those kind of go hand in hand. I I would say it’s for all the projects, not just the public safety building and the corporation yard, but everything that was presented earlier tonight. On the topic of high visibility crosswalks, I think safety enhancements for the loop is a reoccurring issue with residents.

I was just asked yesterday at a dinner, so what’s going on with the loop? I know we just secured a $4,000,000 grant, if I’m not mistaken. I think prioritizing that coming up with a plan because it’s gonna be a longer term project, the sooner the better. I’m biased because I live close to B Street. I’d like to see that improve, but if that falls off, that falls off. I’ll put the loop over that. And then implementation for the the bench, a bench for every bus stop project. I wanna, again, thank council member Zimheno for joining me in that. We’ve seen really good results with these bus stops. I’m sure many of you have seen folks sitting on them.

For me, this is a racial equity issue. A majority of our bus riders are folks of color, primarily low income, many have disabilities. This allows people to utilize public transit, which is the number 1 way we combat climate change, with dignity. And so, this is a relatively low cost project, every bench only costs $2,000 labor included. I would, hope we could continue this to encourage alternative forms of transit and get cars off of our roads. So those are my my go tos for this 1. And the last thing I wanna say is, explore land swap opportunities. I feel like this could be merged with grow the economy number 3, which says provide a report on the economic development potential and feasibility of city owned parcels. And so I would be supportive of, that as a subset of grow the economy. I wouldn’t necessarily include that in investment in infrastructure.

And those are my comments. Thank you. Thank you. Council member Bonilla. Thank you. I also agree with beginning the constructions of La Vista Park. I also like adding phase 3 to the Stack Center phase 2. And then my other 2 are around Tennyson, enhancing safety for Tennyson Road and then also prioritizing lighting. I think that, you know, when you look at Mission Boulevard or other economic corridors or kind of vibrant corridors, multimodal corridors within Hayward, you know, we have done a lot of lighting improvements, especially down Mission and in Fairway Park and in other areas. So I would really like to see that prioritized for Tennyson as well, especially considering how much activity and how activated that space is.

So whatever we can do to make it more safe, and I actually think that lighting is part of making it more safe. So maybe there’s a way of combining those 2, but just really asking my colleagues to prioritize that. Thank you. Council mayor Roach. Stuff we’re already doing, bridal, like evaluate the capital needs for the long range plan for measure k 1. I assume we’re having to do that already. Yeah. Right. So whether we prioritize that or not that work is gonna happen. Is that right?

Exactly. So the point this is an the opport the possibly 1 time opportunity for you guys to share with 1 another where what kind of your top goals are. Okay. But if you agree with all of these, there’s no actual blue there’s no blue colored ones here. So, these are all ones that staff have agreed that we can move forward with. But it’s helpful for us to still understand what your top priorities are when you do dot voting. Great. And then the last thing I wanted to ask is about the construction of SAC, Center Phase 2 And 3 with the library spaces. Because this went back to a previous question. I you know, I just wanted to be clear about the library spaces and maybe I can bring up Director Adelman to just say about that this isn’t actually a library in the SAC Center.

Is that right? I just wanted us to know what we’re talking about here because when we’re looking at the measure k 1 for a new library versus, you know, and trying to somehow supplement it with this, that that’s not actually what that is. That’s correct. Thank you. Thank you, Council Member Roach. The Stack Center Library is just a satellite. It’s a it’s basically a room which will have homework center homework help and ESL classes. So it’s not a library as such. Okay. And I I I do want to also say just that tiny little place is $8,000,000 from that we got from the state and then more.

So just to give you a sense of the cost of building So it’s not gonna have, like, other robust services or or or supplies or, you know, books or anything like that. Okay? Not at all. We might, you know, if we have like, find that there’s space, we might put a shelf in with some books, but it is not going to be a regular branch in any way, not even what we provide, excuse me, on Kirby or on the bookmobiles. So it’s really not as a supplement for what’s happening down at Weeks at all? No. Okay. It’s really just another community room to That’s just that’s why we call it a satellite because it’ll be just a very specific service delivery at that place. And you already have grant, like, grant money secured for that space? You know, but and, Mary Thomas worked on this.

We did get the when governor Newsom put, he put almost half over over half a billion dollars into building of libraries. So it was the building forward project, and so we did get about 8 and a half million dollars from that. Yeah. Alright. Thank you. Yeah. I just wanna be clear about that. So when we’re talking about the week’s labor, that this really isn’t some sort of substitute in the same area. No. Not at all.

Yeah. Thank you. Thank you for clarifying that. Thank you. That’s my questions. Okay. You may proceed. Next, next 1. This is, I’m not gonna, you guys have seen the staff report, I’m not gonna show this for longer than that section. Organizational health would be the next 1.

The only 1 here in blue was a suggestion from the presurvey to add an assessment, around, that staff have what they need to thrive in their workplace. So I will Council member Andrews. I already made my comment earlier. Thanks. Council member Sarah. Just reiterating support you know, basically making this almost a quarterly practice just so we can really stay on top of our financial discipline as we enter a potential recession. Wanted to echo council member Andrew’s comments around interdepartmental assessment of Access Hayward. Supporting implementing a language access plan. I know this is something that has been in progress for a while. I just think it’s important.

We are 1 of the most diverse cities in the entire country. Language access, I think, should be front of mind top of mind for us. And then, of course, a city wide compensation philosophy, I think, is just good for us to constantly revisit that and make sure everything is above board and, is consistent. I’ll leave it at that. Thank you. Thank you. You may proceed. Oh, Councilor Bonilla. Thank you. For all the stated reasons, I also support the budget, mid year review, a fall review, and then strategies to advance our fiscal solvency.

And then, I also really support developing a compensation philosophy. I think we owe it to everybody in the city, and we owe it to ourselves to make sure that we have a solid framework and methodology for how it is compensation you know, is determined across the city. So thank you. I I did wanna just highlight, you know, formalize the city’s internship fellowship program to develop undergraduate and graduate student cohorts. I know that the city attorney’s office has been the point of contact, or sort of the the the point on that. And, if his office, has the capacity and bandwidth to continue it, I’d sure love to have, the city attorney’s office, usher that through, for sure. Okay. See Oh, yeah. I I just wanna comment. 1 of the options was adding an assessment to make sure we’re living up to the statement that city staff have what they need to thrive.

And I think this may or may not be an evolution of a suggestion suggestion maybe during the strategic road map process 1 or 2 years ago to implement some level of 3 60 degree evaluations. But I think I just I wanna give any formal language here. I just wanna maybe encourage, and I can write this in as others. I just would like for us to have a healthier evaluation process across departments, so we have a better understanding, and this might be beneficial to the city manager’s office too. It came up before in the past, kinda fell off into the back burner, but I think it’s important for us to have good performance metrics across the board that, you know, go in every direction. Thanks. Okay. Go ahead. Okay. Next 1.

I’m gonna I’m gonna just go to go to questions now. I think you all have the rhythm. Are you, are you on I’m just looking at my slide. Are you at Enhanced Community Safety? Enhanced Community Safety. Yeah. Alright. Council Member Andrews. Yes. On the assessment of the police department by voting districts.

Also update and train on the community resilience plan. Council member Bonilla. Thank you. So the the first 1 around developing, you know, a pathway to swiftly reinstate the school resource officer program, I wanted to kind of talk about that for a minute because I’m not sure that it’s the kind of traditional or the formal former school resource officer program. I think what I was looking for here is really a partnership with HUSD to look at how we evolve student safety on and off campus together. Rather that mean, you know, we look at the school resource officer program as 1 method of doing that. Maybe there’s other creative ideas that come up. I know that I’ve heard from members of the community that, you know, support some sort of reimagined SRO type program. I’ve also heard some concerns about, you know, having, I guess, like, you know, guns back on campus. So I just feel like there’s an opportunity for the 2 agencies to come together and to have purposeful dialogue around how it is we work better together to improve, you know, safety on and off our campuses because we know a lot of the issues that, you know, tend to start in our neighborhoods bleed onto campuses.

Issues on campuses bleed back into our neighborhoods. So I think that this is, an issue that we have to, you know, really take seriously as a community, especially as we talk about being an education city. It’s hard for us to stand behind that when our kids don’t feel safe at school. And I think it’s a shared accountability and responsibility between the school district and between us and between other local agencies to really figure out what the best plan is to make sure that our students are safe. So that’s really what, I’m looking for for the first 1, you know, developing pathways to improve safety, you know, in some sort of collaborative way with the school district and then bringing back, recommendations and proposal to, you know, both council and to the school district board of trustees on what’s possible in this space. And I hope that my colleagues will, you know, support that as well. We also talked about or another, you know, priority of mine is updating, and training on the community resiliency plan with the goal of, you know, being a model for emergency preparedness across the nation. We’re known not just across the nation, but across the world for having the Hayward Fault right here in Hayward. It’s 1 of the most studied faults in the world. We know what’s gonna happen, and we have some pretty tight sign, scientific predictions of what the impacts are gonna be when that fault does slip.

And to have all of that data out there, we have to take action on it. And I think looking at how we build resiliency, not just for earthquakes and not just for fires, but for the multiplicity of hazards and threats our community faces is prudent. And I think doing so, keeping voting districts in mind is a very unique approach to this. I also support the organizational assessment of the police department to look at how we continue to optimize service levels and how we also could potentially align, maybe some of our community resiliency work with, you know, this transition, to perhaps voting district alignment with police department operations. So I really like that. The department operations. So I really like that. The organizational assessment of the fire department, I think, is also really prudent. I mean, there’s just so many important things here. And then the last thing that I would say is, you know, in addition to dispatch, which I think you’ve you’ve heard all of us support enhancements there, really looking at how we double down on the safety and security within our own 4 walls, which is our library.

You know, I know that our security guards are kind of going above and beyond their calls of duty to make sure that the patrons and the community members that are in the library are safe. So being more intentional about making sure that we do have a safety and security plan for the library that’s aligned with local partners is also something that’s very important to me and I think to my colleagues up here. So those are my comments for this section. Thank you. Thank you. Councilmember Cyro. Thank you, Mayor. I would agree with the way that Councilmember Bonilla is approaching the question of school resource officers. I don’t necessarily think that program grama the way I see it, that product is relevant to the school board trustees at the moment, and they’ve they’ve they’ve made that very clear. However, there needs to be a relationship between the city and the school board, and the school district.

And, I would like for us to be point on helping facilitate those conversations especially as we try to move Education City forward. I know some conversations have been facilitated facilitated before, but I think us being very intentional and saying, look, student safety is an issue here. This impacts schools. This impacts students leaving schools. This impacts our kids’ safeties, when they go home after school. We need to figure out what does this relationship look like and how can we improve it. I think to ignore the problem would be a mistake. So I’m supportive of us having these conversations around student safety, not necessarily the way it’s worded here where we say we reinstate this program. Also agree with updating the city’s community resilience plan. Again, earthquakes and wildfires continue to be top of mind, especially as we move into a district model.

A lot of district 1 is in the hills, and, I am concerned because community members up there are losing their fire insurance policies, which is a sign that, nothing good is coming our way. Using the organizational assessment of the police department, I understand shifting something like police beats is a major undertaking, so I recognize that could be a project in and of itself for an entire year. I know there were multiple recommendations from that assessment, so I’d also like to understand at some point as a full council, what were some of those assessments? I know it may have come to the public safety committee already, but it would be good for all of us to know as 1 of our top issues in the city, you know, what do we see as the the the highest priority. And, it sounds like analyzing the police beats is 1 of 1 of those places to start, but it would behoove us and the community to kinda have a larger conversation about that. I’m happy that we had a conversation around the heart program. It sounds like this will be a continuing project, so I won’t belabor that any further. And then I was the person that added collaborating with East Bay or Cal State Hayward for the folks online, don’t get mad at me, to open Harder Road as a 3 way for residents in the Highlands. I saw the staff response saying that this is an emergency outlet, and we already have access to it. But I think what I’m suggesting is we hear a lot of complaints about traffic on mission, and this could be a release valve if instead of always being closed and only for emergencies, Cal State East Bay has a reduction in enrollment.

There’s not a lot of students on the campus at the moment. Would it be the worst thing in the world to open it up through through for through traffic so cars could actually exit Mission earlier rather than stay on Mission and have to go all the way to Carlos B? Just an idea I’m spitballing, but I wanted to throw that out there because that would be an additional road to relieve traffic and be an emergency exit route as well. Those are my comments. Thank you. Thank you. Council member Roach. Thanks. I just wanted to say on that first 1, if, you know, if there is some interest in, you know, Hayward and the school district working together on what student safety looks like both off and on campus, do you wanna reword I mean, so if we’re gonna be given dots, like, I I don’t wanna vote on the way the wording is of this first 1, but if you wanna give some wording that we either cross out you cross out up there so that it’s clear. Because, you know, the swiftly reinstated SROs, I think, we’re we’re saying that we know that’s not our jurisdiction.

But, either put it under do you want anyone somehow, like, pathway to this I mean, anyway, I’ll leave it to you because you’re the 1 that suggested that. Is that so? Thank you. So and we’re also taking notes tonight. So what I think I’m gonna do is ask I’ll go up and write as as amended, and then we have notes on what the amendments great, Eden. We’ll keep working with you on that. So we’ll just write as amended. You could put your dots next to that. Thank you. That’s great.

I also wanted to add on that 1 that, you know, maybe HLAQ is a good first conversation because and maybe we invite maybe, you know, the chief to come to to that committee because that is already a natural monthly, or was it quarterly meeting between the school district and, and the city. So maybe that’s a good first place to start and and bring in the police department for that 1. Thanks. Thank you. On on that number 1, that’s where I would that that would be my preference to leave that discussion to this committee that meets on a quarterly basis and not have it necessarily be 1 of our projects. I do I the, police department assessment is excellent, and then the implement enhancement for the dispatch center are also very good. And, up there in the transit city’s community resilience plans, those are my top 3. So thank you. Thank you. Councilor Goldstone.

Thank you. Yep. I’ll be quick. So, yes, update and train on the city’s community resilience plan. I do want to continue to look at police beats and, aligning them, but I think that’s already underway. I may I am in favor of enhancements to the dispatch center. They’ve, apparently they’ve, they have a need for it. I’ll leave it at that. The SRO question, CSO SROs, I think we just need to continue that conversation and align with them, be in partnership with them. And, in terms of the, code enforcement, you know, after a quake rebuilding and repairing, we actually need to have streamlined processes, and the time to do that is when it’s not a disaster.

Thank you. And I don’t see any other hands. And I just I did want to just emphasize that I wanted to thank, Council Member Bonilla for, elevating the, SRO. Grama know, just a couple of points on this at the last public safety committee, the data spoke for itself. I mean, I think that, you know, all you have to do is, you know, go back, download the PowerPoint, look at the data. There’s, there’s, you know, there is an argument to be made to to bring back, a school resource officer type of program. And I also want to emphasize and sort of repeat 1 of the things we talked about in the public safety committee meeting was, you know, I think 1 of the first steps we’re gonna have to do this is a complex issue, a complex issue, but I think, have to talk about what does it look like, what are the different models, and so forth. There’s still a lot of, you know, reaction when you say the words SRO. And, and I think this will give us an opportunity as a community, as a city, to, to talk about that and talk about not only safety, but talk about, safety at schools. And also just for data’s sake, I don’t, hold me to the specific amount of data or the specific accuracy of the data.

But if you look at the population of our city that is under the age 18 years old, you know, the population is a high population. Probably a third of our city is under the age 18 years old. And, and we have a lot of young families that send their kids and expect safe places. And, and so, this is a conversation that I think we all need to have. We need to have a conversation with the with the school board, and, and with the superintendent. 1 of the directions that was given to myself and to the city manager in the last, public safety committee meeting was we would bring this issue up, introduce this issue, to our, monthly meeting with the superintendent and the president of the school board. So, the next meeting we have with the superintendent and with the president of the school board, the city manager and I will bring this up. I also want to just, say this for those that are listening. I had a conversation yesterday with the superintendent, Chin Wu Fernandez. And, you know, and the, you know, the relationship between the city and the school district, it is a good relationship.

We have a very good working relationship. I’ve known the superintendent for a very long time. She is a smart superintendent. She is a very thoughtful superintendent. And, and I believe, with this superintendent and with, the school board trustees we have right now, I think and with us here, I think we can come up with, a strategy with a model. There’s a lot of models out there, that can get us to where we need to get to. And so I just, I just wanted to make that point. Also, I just wanted to emphasize the HEART program. I appreciated the, presentation, from, our fire chief Ulmer on that, and, and so it looks like we we have found a solution to sort of move forward, and, which is good. And I think, I think that’s all I have to say about that, and then we’ll move on.

So for grow the economy, you can see here, the projects, and then there was a survey, a request for a report on the pros and cons of data centers. We staff is willing, aside from the roadmap, to commit to providing a short memo before the end of the fiscal year on, on that. Thanks. Yeah, I just I I added that just because to me, like, that’s a potential source of, you know, funding for the city. But, you know, I think, these are, data centers are going in all over the place and I think, Doctor. Ameri and I have talked a little bit about it. So if that’s something that needs to come to I don’t know the sustainability committee or the economic development committee, that’s fine. I mean, it would be great to get that information. But I want us all to be aware of what what it means. Like, even though it might be great revenue for the city, there’s there potentially are drawbacks.

And, you know, we’ve talked about it. And, I just think we should all get that information. Thank you. Council member. Thank you. I think we did a prioritization as a council, if I’m not mistaken, around, maybe economic development priorities slash code enforcement priorities, I’m trying to remember, but the topic of bringing commercial zoning ordinance amendments to remove barriers for businesses, allow pop ups, and allow appropriate commercial uses in residential districts was 1 of the higher scoring ones, if I’m not mistaken. So I would like to see us continue momentum on that. It’s, 1 of the ways we activate some of our neighborhoods, make them more walkable. It’s a climate change strategy, which sounds kind of bizarre to say, but it is. I want us to continue to provide a report on the economic development potential and feasibility of city owned parcels as we explore selling or leasing, certain parcels.

And, something I wanted to add here too that, I think didn’t get quite make it in was, parking enforcement. So I’m gonna touch the third rail here. I know some folks might be upset at hearing this, but it’s been a request colleagues on the council that we have more of a security presence downtown, and it’s been difficult for us to staff that. I believe director Mary commissioned a parking enforcement study back in 02/2018. Okay. And what we learned was if we implement some kind of parking enforcement program, we actually create a cost recovery system that can fund, a presence downtown. So it’s a way for us to, bring in some additional revenue for the city, but primarily cover the cost of downtown security in a presence in in eyes, in a very popular place where people are, serving businesses. And the other benefit is it brings more business because, right now people can park all day in front of a business and take up a spot that should belong to a customer. And I’ve had several small business owners, come up to me and say, hey, can we implement some kind of parking enforcement program grama that customers use our parking spots, not just folks parking all day for whatever reason. We have a theater parking lot with a Third Floor that is very underutilized.

We have the Lucky’s with a Third Floor that’s very underutilized, and sometimes a site for, you know, unsavory behavior. So I I would like us to get creative around, what parking enforcement in the downtown looks like, and I think there’s a a lot of downstream benefits that could come from that. And, that’ll be it. Thanks. Thank you. Council Member Bonilla. Thank you. I agree with activating cinema place at such an anchor for downtown. I also agree with bringing the commercial zoning ordinance amendments. 1 of the things I was wondering, and I’m not sure if gonna be so popular with some of my colleagues, but is this where we would potentially reevaluate the cannabis tax ordinance in the city?

Would it fall under this category? I think it depends on what you plan to do with it. Because I’m I’m just wondering if it’s still the right 1 size fits all ordinance for the city. Like, when you look at how other cities are taxing cannabis, I’m not sure that, you know, Hayward’s doing it the same way. And then when we talk about sales leakage and other things like that, I mean, I know that we don’t like talking about that in relationship to marijuana, but I mean, it is a retail. And this would be the appropriate, priority to put it under then in that case, so, we could write it in as an other. Okay. So so that is something that, you know, I would I would like my colleagues to consider is potentially just, you know, commissioning some sort of evaluation of our cannabis tax ordinance to make sure that it still still makes sense and to make sure that we’re not leaving money on the table, especially considering some of the, you know, economics that our city is facing. And then the the other 2 are, the economic development of or the economic potential of city owned parcels, you know, looking at selling or leasing those. And then the last comment, I agree with council member, sir, looking at some sort of broad parking, you know, plan for the downtown parking plan for how it is we’re leveraging and utilizing our parking lots in downtown.

And that’s it for me on this 1. Thank you. Thank you. Council member Andrews. Thank you. I wanted to see if we can, just combine some of these so that activate cinema place provide a report for potential selling or leasing of parcels, if that is something that we can just combine those 2. Yes. On bringing commercial zoning ordinance amendments for removing barriers for businesses. The parking, there was a lively discussion regarding economic in the economic development committee regarding parking. I would like to see the parking study that was already done and see what was the recommendations from that.

Also, concerned about charging for parking when there’s no anchor for me to pay for parking. Like, we don’t have the the big business to attract me to pay for downtown parking right now. So I would like to see the strategy of what are the businesses that are gonna demand for me to pay for parking before we implement that. And, yes, I’m also interested in, partnerships with, the hub for the Stack Center. And maybe is there a partnership, or can we combine Chabot, Cal State East Bay with the Stack Center if if if this can be just 1 thing, versus having it separate? That’s all. Thanks. Thank you. I don’t see anybody. I I just wanted to I I, we did have a lively conversation about this and the economic development about parking.

And and I have to agree, you know, right now, we just don’t have what we just don’t have what it is for people to pay parking, to come to downtown. Yeah, so I’m still, that is a third rail, by the way. That’s a third And I know I do know there’s 1 other person in the city of Hayward that is, watching the parking parking issue. But anyways, okay. Next slide. So this 1, cultivate vibrant neighborhoods, you can see that there are 1, 2, 3, 4. There were 5, projects brought up in the survey. I I won’t read through them. And, okay. Okay.

Keep doing them. Next slide. No. I’m kidding. Yeah. Councilor. Thank you. I feel like, Explora joint use agreements with Heartland HUSD has been on here as long as I’ve I’ve been on council. And, you know, my hope would be that HLAC would be able to make some progress on here, but we would be able to, you know, double the amount of park space we have for residents and amenities we have for residents if we could just figure this out. So I don’t want us to take the foot off of that, but I recognize it’s hard to coordinate different jurisdictions.

I think we should combine continued the third bullet point, continue to engage owners of vacant commercial properties to encourage activation with the blue bullet points says update our vacant building ordinance to compel owners to activate their buildings. I’m not interested in, the continual engagement at this point. I’m interested in the compelling. So, you know, what tools do we have at our disposal? I know that for a while, I was floating the idea of a commercial and residential vacancy tax, however, that’s currently held up at the California Supreme Court level, so we have to get creative in other directions because I don’t wanna see our downtown and other corridors become a ghost town because folks refuse to rent out perfectly usable buildings. So that’s just a comment from my colleagues. I think we’re pretty aligned on that. And then, yeah, of course, I’m gonna be supportive of developing a pathway to sustainably fund the Hayward People’s Budget. I wonder who wrote that 1. Maybe this can be housed under a growing upon the special events program, but, just as an example, we had 5,000 residents attend the South Hayward Market last year as a People’s Budget project.

We handed out thousands of dollars of free produce to folks in the community, and now we’re partnering with Eden Youth to hold 12 events this year again. There’s a parent that was able to do ESL tutoring as a result, and now they have a contract with HUSD to provide hundreds of students with bilingual tutoring. This is a, incubation and job creation engine. This is a community, event creation engine. There’s a community garden in Hazel Garden that’s managed by the neighborhood association now that was funded by the People’s Budget. So I don’t think we know exactly how we’re going to fund this, but what I’m interested in is can we start to think of a plan? Last time this came before the budget and finance committee, the recommendation is maybe we do this in 3 year cycles versus on an annual basis, and how do we minimize the staff impact? So my appeal and my hope is if you would support this, that we can figure out how we do this sustainably to continue to activate the community, because the city doesn’t have to do everything. If we empower our residents to do it, they can take a dollar and stretch it very far as we’ve seen with just a fraction of, of the dollars we typically spend on some of the contracts that we approved tonight. And I’ll leave it at that.

Thank you. Council member Roach. Oh, I’m sorry. I was gonna Council member Andrews and then council member Roach. I’m gonna speed this up because I know it’s getting late, but I will say that, 1 I’m interested in is present language for possible public arts ordinance. This was a referral we all approved over a year ago, so I just wanna see if we can actually get it done, pretty soon. And then, interested in engaging owners of of for the commercial properties. Whatever that looks like that is feasible is what I’m I’m interested in seeing. And then, let’s see. I wanted to also, develop a strategy to increase funding for community services arc, but I’m really more interested in seeing how we can make connections, stronger connections to our nonprofits and businesses to support them getting more funding.

So, it’s I understand in the future when the funding becomes available, veil available, but maybe there’s a strategy to look at our business partners to provide the funding that they requested, help them fill fill the gaps that was requested. Thanks. Council member Roach. Thanks. Yeah. On the, the joint grama between Hart and HUSD, I do have a little more hope about about HLC this year because we have an expert in park districts now as our representative from the city. And we have a member from Hart that’s on the board that is so familiar with h with the city and Hart now. So I think there some good synergy on that committee that maybe there’s some hope there that we can sort of leave it to H lack for now and not put it any further on on staff to to add this to staff time right now. I would city manager would you agree with me on that 1 that maybe that’s the better place to put that right now. Even though that’s obviously gonna take staff gonna take staff time from city manager’s office, but as an HVAC project.

Yeah, that’s fine. Okay, thank you. And then on, on the Here People’s Budget, so was that, is that not, is there no budget in the current general fund for the paper? There isn’t. Okay. Because that so we do have to have a further discussions about that. It was a 1 time thing. It was a 1 time thing. Okay. And then the other thing, the community services funding, I mean, I did speak to that the other day.

I would like to see us increase that amount. But given our budget constraints right now for both of these, I think I’d wanna hit this maybe at the mid year or even the fall to see I mean, because they’re not large sums and they do go to these great, you know, projects, you know, as as we heard from council member Sarupa, including we heard the other night in community services. But given given our budget constraints, I don’t I wouldn’t wanna commit to it right now. I’d wanna wait and see where we are. And then whatever there is, you know, that we sort of agree to allocate those funds at that time. So that’s where I am as far as prioritizing those. Thank you. Okay. Next slide. We have 2 more.

So, this one’s for your housing. There’s a few new projects, this year and then a couple of recommendations from the survey at the bottom. Council member Andrews. Yes. On engaging Alameda County Stakeholder to secure measure w dollars to support response to homelessness in Hayward. Also wanted to explain review retail at the bottom of residential. I know there’s some conversations about TODs right now, but just more of just really looking at residential projects and seeing if that’s the best layout for our community. And I think we’re seeing projects that don’t necessarily have retail at the bottom actually work out better for certain locations. So, I don’t know if that’s something that needs to be specifically in housing, but more in in giving our staff more leverage in terms of designing something for our community that works for that neighborhood. So, yeah, that’s all.

Council member Roach. Thank you. Thank you. I mean, I I mean, these these all look great. I I am really interested in the St. Regis development that that is includes a very, very clear safety plan for the, for the site and the community. I know, that that is something I think everyone should be, you know, sort of really focused on given, its location to downtown. I know the library should be involved and, and you know, our police department should be involved and what their safety plan looks like. So, I’m really interested in us, you know, adding that part about ensuring that we have a good safety plan there. And then on the rent registry 1, I mean, I, for me, I’m sort of confused because it’s been voted out of committee and it’s it’s agenda is I think later in June.

So I think that 1 is already on on a path to, to discussion. Right? So whether we add this or not, we’re already on a, train to do that. Is that right? I will I mean, I will let it was not currently it was not, on the road map as we sent it. And so the the request here is to add it. So yes. I think it is I guess it seems like it’s almost out of this process already because we have a work session pending. So there’s a work session pending. Yeah.

Okay. So that’s all I wanted to say there, that whether we prioritize this or not, we’re already gonna be hearing it. Yeah. You’ll hear it and you’ll hear sort of the analysis about it and then, the staff can Right. Because then right. Because I would want more information anyway before I Yeah. Okay. Thank you. That’s all. Council member, sir.

Thank you. First I just wanna say that I think in you know, this was 1 of the questions I was asked earlier, but I’ve just been trying to chew on my answer. The the header for this doesn’t feel relevant to me anymore. Preserve, protect, and produce housing for all. And I think my issue with that is that there’s this emphasis on housing for all. There’s not an emphasis on ending homelessness. There’s not an emphasis on people being displaced and reducing the people that are being displaced. There’s this emphasis on the the object. And of course, we need housing too, and so maybe there’s something we add there. But I just wanted to throw out there that I feel like the title of this section is really obscuring what the problem looks like and the the impact we’re trying to have on the problem, which is homelessness and people being displaced, which is why we’re focused on housing and preserve, protecting, and producing.

But when we focus only on the housing, we lose sight of the kinds of policies as well that I think help keep people housed. And so, you know, when you look at this list of items on here, I want us to remember that in our most recent resident satisfaction survey, not the 1 that we don’t have data for just yet, that was just commissioned, but the 1 in 2023, the number 1 issue was cost of living. And then it was homelessness, and then of course, it was public safety. And of course, there’s a large intersection between all 3 of those things. But when half of our city is renting, and we’re trying to address an affordability crisis, and I’m looking at this list, and I’m not seeing things that are directly addressing that outside of the registry and potentially revisiting how to strengthen our rent stabilization ordinance, I have to ask us as a city, what are we actually doing to address the needs of half of our residents, a quarter of which are rent burdened and potentially a paycheck away of being from being on the streets themselves. So I know we’ve done a lot. I’m not saying that we’re not doing a lot of work already, but I wanna be clear, we’re making a strategic plan. Right? We’re looking forward. How are we looking forward in addressing half of our residents, a quarter of which are rent burdened?

So, of course, I support this development and the safe integration of St. Regis, but to me I found it odd when the rent registry fell off of this proposed list, and I’ve already addressed this with staff, so this is not to throw staff under the bus, because we worked very hard to get this onto the strategic road map, last year, and I want to make sure that we see this through, so I I just I really want us to keep our eye on the ball, because in order for us to address this housing crisis, we need the data, and I’m, you know, this isn’t about me or my ego, this is about looking out for the tools that we need to actually address this crisis, and it’s a tool that’s popular in cities, all across the country. Lastly, I just wanna say retail at the bottom bottom of residential, I’m supportive of. I think this is a project that actually belongs under economic development more than it belongs under, preserve, protect, and produce housing for all. And of course, I support working to secure any county dollars we can find to address both homelessness programs, and, any programs that help keep people in their current homes, because that’s prevention. Prevention is the most cost effective, and I and I think we need to continue to invest in tools that help with prevention. Thank you. I was just gonna say I’m supportive of moving retail review retail at the bottom of residential as part of economic development instead of housing if we need to move something, but that’s fine. Thank you. I won’t repeat council member Sierup’s points, but I fully and wholeheartedly agree with the comments that he made around us needing to ensure that we are also prioritizing protections for renters considering how big of a population that is in Hayward.

I’m also happy to see that there is a path in that the rental registry and, you know, discussions around strengthening our rent stabilization ordinance will come back to the council regardless of, you know, kind of voting on it tonight. So I’m happy that that kind of moved through the committee. But as it relates to these projects, you know, I think providing a report on the housing development potential and feasibility for city owned parcels is something I’m very interested in. I actually worked pretty hard on measure w when I was with, the the leadership board of everyone home, and I know that there’s a lot of money coming in for that. So we really do need to be advocating for for that money and not just staff, but I kind of wanna see a multifaceted approach for how we collectively, including, you know, us as electeds, you know, leveraging in you know, leverage our seats and how we engage with the county when they’re making these decisions too because I think, you know, with supervisor Marquez and others, we can start to lobby some of the supervisors, as it relates to this money because it’s a lot of money that’s gonna be coming to cities in Alameda County. And those are my comments for for that. And, of course, Saint Regis is something that we talk about all the time, and we need to make sure that we have a safety plan. And I kind of just want to understand that whole project, a lot more and the engagement and coordination with the neighborhoods. So thank you so much. Councilor Goldstone.

Yeah. Thank you. Yep. We definitely like to see, a report on the, potential feasibility of, city owned parcels. The, measure W dollars and, support development of and ensure safe community integration of the St. Regis Campus. I’m not convinced that we, so I agree that we need to address the needs of Hayward renters. I’m not convinced that a $3,000,000 rental registry is the price tag that we want to put. I think there’s more effective, less expensive ways to do that. So I’m looking forward to that discussion that we’re going to have, coming up.

The, and then of course activate the St. Regis Behavioral Health Campus. Thank you. Thank you. I wanted to, talk about real quick the, city owned parcels identifying identified in the city’s housing element. And, you know, I wanna be very, very careful, up here when we start identifying, city owned parcels, Because I don’t know, how many city owned parcels exist. And and and I say that because I sometimes I feel when we say city owned parcels, we talk about them like we have all these parcels littered all over the city that all we need to do is identify them and and sell them. I don’t think that’s the case. Secondly, I also want to be very careful on walking down a conversation around what do we do when we sell those parcels. I am in not, I am not in support of selling city owned parcels for our budget.

Right? 1 time funds to fix a 1 time problem or, you know, there is another city in the in Alameda County that sold a coliseum. Right? They let go of an entire asset for a 1 time budget stopgap. And, and so, you know, I want to raise the flag here and say, while we look at this issue, we need to be very, very careful on how we frame this and and and the message that we project to the community. Because, I don’t want us to start talking about, you know, these parcels that may or may not exist. And all we need to do is sell them so that we can, you know, you know, pay for things that we may not have money for right now. Secondly, you know, we had a very long lengthy conversation about the rental registry, on, at the in the housing, and homelessness and resource committee. I did not support it, and I didn’t support it primarily because, it was a lot of money. And if we were to do this, we’re gonna have to take money from somewhere else.

Plain and simple. And, that was the first that was the first issue. The second issue is, it was, you know, I look at all of the resources that what I look at all of the resources that we have been, investing in protecting renters, in, you know, supplementing rents, with protecting tenants. I mean, all of the work that we have been doing, I think we have done some really good work. And, could there be more? Absolutely. I’m sure there is. But, you know, the investment that it would take to get this off the ground, in this point, given that we’re, you know, about to end the, Mihoo unit, the money that would take, to build this infrastructure, this, you know, this database, we could put it in Mihoo and, and and give that life for another couple of years. And so, you know, we, you know, we really need to think about how we, talk about re resource allocation and how we do this. But and, you know, I’m so anyways, I’ll I’ll end my comments right there.

Comments? Yeah. I just wanna correct some information. The cost of the registry would come from a rent stabilization ordinance, so this would not touch our general fund. There’s a half position that might, and that’s a discussion we have to have as a council. So I don’t wanna sell any false promises here, but there’s a way to pay for this without touching our general fund. The goal of protecting folks through a registry is to prevent people from needing service from Mihoo. Mihoo’s incredibly expensive. I don’t want people on the streets. I want them in their homes.

I don’t want me a dream for us is to have nobody for Mihoo to service. That’s us doing our job. That’s the vision, right? Everybody’s in a home, nobody needs Mihoo to answer it. And so when we’re talking earlier in this conversation about investing $250,000,000 into a new building, and we’re saying, well we can’t spare 3,000,000 for the number 1 issue in our city, which is the cost of living, it’s just, I’m puzzled. And so I encourage us to really wrestle with what that means when we say investing and addressing our residents needs here. Of course we’re doing stuff. We’re doing stuff for public safety right now, but we still think it’s worthwhile to deepen that investment. We’re doing stuff for housing right now, but we can still deepen that investment. So this is a drop in the bucket, and I just don’t want to, respectfully I just don’t want to end on what I think is misportraying how this would be funded and the impact this would have relative to other projects that we’re investing in.

And I think what we talked about in the committee is how it would be funded is through raising the fees for landlords. And And tenants. And I would And on tenants. And as a renter, I would happily pay that fee if it prevented me and my neighbors from being evicted illegally. I think I just want to say we’re gonna have a work session on this. Everyone’s gonna get the data, gonna get input, and we’re all trying to get home right now. Thank you. Okay. Anyone else on this? Next slide.

Last slide. This is, Champion Climate Resiliency and Environmental Justice. And I will Council member Andrews. Just wanna continue to work on their citywide tree inventory, and I would like to just have an update at some point on hospital partners in the shoreline master plan. I don’t think we need to necessarily put a vote towards it, but since you all are working so hard on it. But just what are the no, there were some grants you received from s s f, Bay Estuary, but seeing if you can get more on seeing what the results of it are hap like, what are they now? Thanks. Councilor Syrup. I want us to move forward with implementing the bike distribution program, and I want to acknowledge the mayor’s efforts on the, Alameda County Transportation Commission in helping secure those funds. I also think providing a report on the feasibility and the path forward to preserve SkyWest as an open space is a discussion we just have to have.

I know that there is a plan currently, to develop portions of it, but we have more attendance at our airport meetings than we do for council meetings, And there is just over I mean, there’s a petition with like 300 plus signatures now of folks begging to keep it an open space. And of course I understand there’s a cost for us to maintain it, but in the past we’ve leased out that land, it’s adjacent to some East Bay Regional Park land that maybe they can support us in, taking over, but as far as community outcry goes, I mean, we’re hearing loud and clear, please keep this an open space, and I would just really appreciate if we could put that conversation to rest, so that’s why I put that there. And then, I was also the person that added, working with HUSD to drive adoption of free bus passes through ACTC. Maybe this could be an HLAC project, but ACTC does offer free bus passes to our HUSD middle school and high school students. And I think if there’s a way for us to drive that adoption, it’s another way for us to encourage kids to engage in the local economy and get some cars off the road. So I just wanna give a shout out there. And, I’ll leave it at that. Thank you. Bicycles. Yes.

I’ll just put a plug in for the bicycles. Okay. I think that’s it. Great. So I, there is no there’s no item on the agenda after this work session. There’s no council, announcement. So an option right now is either that we go to the voting or that you end the meeting and you do the voting kind of after the meeting to release staff. Your choice, ma’am. Or I don’t know, unless, city manager Are there final comments from city manager? Yes.

So just very quickly, you do have to do your ranking while we’re still in session. Oh, okay. We cannot adjourn. Oh, okay. But I appreciate the conversations. I lisonbee very deeply, and we have opportunities to do a couple of items that are coming forward as part of canceled referrals. So, we anticipate some of these items bringing to you in the month of June and May. Okay. So give us 5 minutes and we’ll do, or 7 minutes. Alright.

Let’s go. It’s okay. I’m in the same exact Well, I, I’m on ECTC. I just have to I just have to, I can I can do that? Yeah. We just have to get it. I’ll do that. No. No. It’s a it’s a grant that that that that ACCC gives.

You know? Not all other districts Okay. I got council member Seibert back here putting extra stickers on the okay. Miss Thomas, is that it? We are done. Yes. So you can wrap. Okay. Madam City Manager, are we off the hook? Okay.

And for the executive team, thank you for hanging in there. Thank you. Appreciate it. You looked all very busy working on what, you know, all the stuff you’re working on, but I appreciate it. Have a good night, you guys. Meeting adjourned.