Oakland City Planning Commission December 18, 2024

Transcript

Good afternoon to our 1 guest in the room, but in addition, we do always have a TV audience. I will note that you can see we have a quorum of planning commissioners. We are waiting for our chair. It is 3 o’clock as soon as the chair is here and ready to start. This will be the December 18, 2024 Planning Commission. And if the 1 member of the audience would like to speak on any item you’re welcome to fill out a, card. It looks like you already have. And if you parked, and this is for the commission as well, if you parked in the garage at 250 Franco Gowa Plaza, you may use the promotion that the city offers for free parking, which is posted next to Hanifa. Thank you. Thank you, Catherine.

All right. It is what? 302 and I will call the December 18th planning commission meeting to order. Let’s do a roll call. Alright. Commissioner Maurice Robb. Here. Commissioner Shahar Shirazi. Here. Commissioner Josie Aarons.

Here. Commissioner Alex Randolph. Here. Vice chair Natalie Sandoval. Here. Each chair, Jennifer Rank. Here. You have a quorum. Thank you. Okay.

So let’s go right to commission business. Is there any agenda discussion? No agenda discussion. Is there a director’s report? No director’s report. Any informational report? Oh, I sorry. I’m I thought that bylaws would be under information report. No information report. It’s actually further down on the agenda.

Oh yeah. Gotcha. Okay. All right. So no committee reports. I don’t think any committees have. No committee has met since your last meeting. So that takes us to commission matters. Number 1, the, commission bylaws. Right.

And, apologies. Yes. So we put this as number 1, so it’s identifiable on our webpage with, staff reports, etcetera, although it’s not specifically a public hearing. This is the, proposal which you’ve already seen once, the proposal to adopt new planning commission bylaws. And a reminder that first of all we’d like to thank Aaron Lemur who brought the draft bylaws to this body, quite a while ago. Aaron, I will note on the side, Aaron is actually not in the Bureau of Planning. He helped us out tremendously when we were significantly understaffed by taking on this project. He was also our, our Landmarks Board Secretary at that time. And so he while we have been working on staffing, Aaron held onto this project, which is to draft and work with you, the planning commission, to adopt bylaws, and the reason we had this as an important item over the past year you have bylaws but they’re pretty old and they do not allow for hybrid meetings. And the state has noted to all municipalities that in order to have hybrid meetings, we need every board and commission who would benefit from that.

They must have bylaws that allow hybrid meetings. This was an opportunity to, look at our bylaws overall and improve them, make them more efficient, responsive to our times and how we actually operate. And Aaron brought the proposal to you again. I can’t I can’t exactly remember when May 15th May. And he heard your questions and he worked with the city attorney to revise the proposal and he’s bringing back a staff report with responses to your questions today on those proposed bylaws and our hope is that you will be willing to consider making a motion and approving those bylaws today. And with that, I know that Aaron Lehmer does have a presentation for you. Thank you. Thank you so much, Catherine. If we could get this slide up. Thank you so much.

Yeah. And, good afternoon, chair rank and, commissioners. This is again the second reading of the proposed bylaws, for the planning commission and, just wanted to do a quick, recap of what they intend to do. Basically, they want to establish, you know, an updated framework for you all to conduct your business, and to conduct decision making. They wanna they wanna clarify roles and responsibilities, for both you as commissioners, and support staff, and they also clarify processes and procedures, for hosting hybrid meetings. And, lastly, they, help to clarify, processes that must be followed for remote or hybrid meetings. Going on, I’d like to, respond, to the, requests and some of the issues that were raised at the May 15th meeting, at the first reading of these bylaws. The first issue concerns the role of, the commission around reports. I believe it was, chair Shirazi, raised these, issue that there could be greater clarity around that particular point. And so, in the, article 2 duties of commission 4th bullet item, what we’ve done is, proposed to modify that language, basically to say that the commission shall also provide recommendations to be included in staff reports on subjects requested by the city administrator or the city council.

So just to clarify that we are talking about staff reports, and that you would be making recommendations around those. So that’s the first, proposed, revision. Second, the issue around, when planning commissions may begin, hosting hybrid meetings here in Oakland. That, was raised by commissioner Sandoval noting that, hybrid meetings have also been, you know, underway at city council and that there have been, you know, staffing, done provisions made for those particular meetings. However, we wanted to kind of further clarify, I think, where we’re at with the planning commission, namely that in terms of readiness, we think that we need to meet at least, 3 key conditions. Number 1, having the appropriate technologies ready, installed, here at at city hall, which thanks to the great work of, KTOPS has already been done. Secondly, as Catherine was mentioning, we wanna make sure that the actual bylaws, which codify those processes are adopted by the commission. So that’s something you can, do here today. And thirdly, that there is, sufficient, city resources that are allocated to, fund support staff for the hosting of those hybrid meetings, particularly to make sure that, remote attendees can participate in an equal manner with respect to, in person participants during the course of those meetings. And so that would mean, you know, there would need to be the support staff that would be assigned, trained in those processes, and available during the course of regularly scheduled planning commission meetings using, Zoom or whatever comparable platform we have available.

The 3rd issue that was, raised at the May 15th meeting, concerned the accessibility for persons with disabilities. And we think that there’s a natural place for, for including that within the bylaws under Article 3, meetings of the commission on page 3, paragraph 2, by adding the following language. All regular and special meetings of the Planning Commission should be open to the public and will be accessible to all persons in accordance with local, state and federal law. And lastly, we wanted to, I think, address a question that, commissioner Randolph had, posed around, you know, what commissioners can do to request to participate in remote meetings. And, staff just wanted to note that, you know, once the planning commission begins hosting hybrid meetings, then commissioners can check with the secretary or support staff, for further instructions on that process. And we just really wanted to note that, you know, there are there are only special circumstances under which those are allowed and those are, outlined in the city attorney’s frequently asked questions document that we included as attachment D in a supplement to the staff report. So, with that, again, I’ll just echo, I think, Catherine’s, urging that to move forward here with all of these processes, we really do need to have codified approved laws from you as the planning commission. And, if there are any questions concerning these and or the issues raised, please let us know. Thank you. Thanks, Aaron.

Appreciate that. Are there any questions? No? All right. I will go ahead and open public comment. There’s no public comment for this item. I will close the public hearing and bring it back up for discussion. Is everyone, I’m guessing those that commented in May are satisfied. So so, does someone want to make a motion? We might, beat our record of the- at the last hearing.

I can make a motion to approve, adopt the bylaws as revised. Motion by vice chair Sandoval. I’ll second the motion. And a second by, I was about to say chair, but commissioner Shirazi. Commissioner Robb. Yes. Commissioner Shirazi. Yes. Commissioner Arons. Yes.

Commissioner Randolph. Yes. Vice chair Sandoval. Yes. Chair rank. Yes. Motion passes unanimously and these will be posted in a number of places on our planning commission web page. We will plaster it all over the website where appropriate. And we’ll keep them in our city files for use into the future. Thank you.

Thank you. Thanks, Erin. Okay. Do we have a city attorney’s report? No city attorney’s report. Okay. Open forum. I’m guessing there are no speaker cards. Yes. We have 1 speaker.

Okay. Yes. And it’s Christian Rock, Bach, I mean. Christian Bach. You may come up. Please state your full name for the record, and you have 2 minutes. Over here. Oh, right here. You should be able to simply speak into the mic. Is it working?

Yes. It’s working. Because not everyone brought their hearing aid. Okay. So hi, guys. My name is Christian Bok. I am just a regular citizen. Currently, we live in San Diego, and we bought, land in the Oakland Hills, property that has been vacant, or empty since the fire of 91. And I’m here because I’m trying to find access or just an open door for someone to help me out with my issues with, the planning and building department. We are trying to get the building permit for a new residential home, and currently, we are supposed to work with someone, who when she first introduced to us, when we submitted the paperwork, said that she was probably not going to be the 1, who was working on the on the case because she didn’t have experience.

And then later on, once we started submitting, she is actually the person who is, working our, building application. And currently, we have issues, where the planning department announces that the time frame for, the permit would take 12 to 14 months. And currently, she’s requesting the lady that we’re working with is requesting a creek permit or a creek protection permit. And my understanding is that, creek protection permit is only required once per property. And in order to prove to her that this has already been done in the prior, building application from a previous owner, she wants us to submit again an application. So, like, those are the issues we’re facing here. And, apart from the fact that I think we’re living in a digital age, for me, it’s very difficult to talk to people in the planning department when there is no 1 to talk to. The, in person meetings that you have on Sorry. Your time is up. You may complete your last statement.

Okay. So, regarding what what you guys are doing here for for Zoom meetings, etcetera, When we are trying to talk to people from the city, sometimes we have well, not some we don’t have an an opportunity to talk to them in person, so they scheduled Zoom meetings. And during the Zoom meetings, they don’t even turn the camera on. So sometimes you feel like you’re you’re not in a Zoom meeting, but you basically have a conference phone call. And I don’t know if that’s something that you guys I mean, it’s what you’re doing is is fine, and I don’t think that’s an issue here for you guys. But overall, I think should be important to notice that, like, if you’re having a meeting with someone over a Zoom meeting, that they should be present and visible. But that’s just what we have. So I’m really just here to see if maybe after the meeting, someone can approach me and tell me if there is an open door or a way for me to start communicating with someone regarding that matter. Because we feel, if we’re investing here, I don’t know, this house is probably gonna be, like, 1,600,000. That’s money that’s going into the local area since we’re building here.

And I think that should be an important issue for the city also that people that are willing to invest in Oakland, you know, should, you know, try to get some help. And so my name is Christian Bok, but that’s that’s all I have to say. Thank you. Okay. Thank you so much. Catherine, is there a way that we can try to facilitate something for him to in terms of someone to talk to, or how do we handle that? Yes. So my email address is on the web page. It’s probably how you found out about this meeting, and it’s probably listed on the agenda too. I’m not looking at the agenda.

I am looking at the agenda, but you can reach out to me or to the, my name is on the agenda, as is, my colleague, Hanifa, and you can reach out with your case file number, your address, and we can get you in touch with the manager to discuss any issues that you have about how you are interacting with our staff. Thank you so much. I appreciate it. Thank you. Thanks, Catherine. Okay. We don’t have anything on our consent calendar. We don’t have any public hearings. We do not have any appeals. So let’s get to the approval of the minutes.

Right. So you have the draft December 4th, 2024 minutes in your packet for consideration. You have a motion? I just have a question about the minutes. Okay. Go ahead. Some of the committees don’t have a vice chair or chair listed. Was it intentional? I wasn’t at the meeting or is that a typo? Do do all the committees have chairs and vice chairs?

And I and I’m sorry. As probably everyone has heard now that everybody in TV land will hear, I don’t have my hearing aid. So could you repeat your question for me? Sure. Sorry. I noticed that some of the committees, do not have vice chair or chair listed. Is it just a typo, or do some of the committees not have a vice chair or chair anymore? There are chairs for each committee. And do you mean in the minute so so you’re noting that in the minutes, they aren’t identified? Correct.

And you’d like those to be identified into the future? For example, DRC does not have a vice chair or chair listed. Oh, okay. Yeah. But usually I thought in the past it was just reflected on who was selected as chair or vice chair. I mean, that’s just the question I was having. And sorry. I’m I’m trying to determine and this is, when the chair announced the committee assignments that you’re asking for who the chair and vice chair are. And I can help the chair out for a moment. I believe most of the assignments are staying the same as in the past.

They are. Just look the list that we have doesn’t identify chairs of the committees. So we can do that maybe at the next meeting or now? I I don’t I mean, I don’t have a preference. It just wasn’t I think there have been chairs but this list just doesn’t reflect it. That was, yeah, that was my question. I was just wondering because it would be helpful to probably identify. Yeah. No. That’s a that’s a good catch.

And so if the chair agrees that the chairs and vice chair assignments have not changed, we can bring a list at the next meeting and let you decide if you believe it’s accurate. That’s perfect. Thank you. Thank you. Thanks, Commissioner. And did we have a second? So apologies. Was that a was that a motion? 1 question before a motion. I mean, I think the the motion would be just to amend the minutes to reflect the vice chairs and chairs of the respective committees, which are staying the same.

So the amendment would just be to update the or include the chair and vice chair in the minutes. And there are not correct. There are no vice chairs for the committees. I don’t think that’s a, that’s not necessary. Right. I think there’s, there’s just a chair. So, and I’m, I’m just looking to Hanifa who drafts the minutes. And so, the request, it sounds like there’s a motion on the floor that would include, the chair, revising the minutes to include for each committee who the chair is and a motion to approve with that revision. Correct. Second?

So the motion by Randolph and a second by vice chair Sandoval. Alright. Commissioner Rob? Yes. Commissioner Shirazi? Yes. Commissioner Arons. Yes. Commissioner Randolph. Yes.

Vice chair Sandoval. Yes. You chair rank. Yes. Motion passes. We will revise those minutes per the motion and post to the webpage. Great. Thank you. Is there any correspondence? No correspondence.

City council actions. Yes. Yes. Yes. There are city council actions to announce. So very exciting from for my shop and development planning. Last night the revisions to or amendments to the brooklyn basin zoning which were non substantive but critical to updating our code to allow other updates to move forward were went to second reading on consent calendar and were approved last night. So what that if you saw those amendments previously, they clean up zoning language, that’s very dated to align with our current zoning language, remove land use classifications that don’t exist anymore, that kind of thing. You recommended approval, city council approved and it allows because that’s been in the queue with, our publisher, it allows us to move forward on some other cleanups and updates. So, it’s exciting on a number of fronts, mostly for staff at this point probably.

Then in addition, the CCA, California College of Arts campus project went to second reading last night and was approved. That is a planned unit development and fdp that the planning commission recommended approval of unanimously and it was approved on consent calendar 448 residential units. Thank you. Thanks, Catherine. Well, I think that does it. I will Through the chair, could I ask a question? Of course. Go ahead. Thank you. Sorry.

Just to follow-up on the CCA site, did city council approve it with our amended motion to make it 5% very low income units? I can’t, but my attorney is nodding. Yes, they did. Thank you. Thank you. Oh, good. Yeah. Good catch. All right. Well, I’ll adjourn the meeting at 3:22.

And I’d like to wish everyone happy holidays and we’ll see you on January 8th. In hearing room 1. Oh, in hearing room 1. That’s right. We’re moving. Thank you. And I just wanna point out this is a Neil thought he had a record. Yeah. That was Neil thought he had a record.