City of Fremont Council Meeting | September 19, 2023

Transcript

Meeting, and I’d like to ask Councilmember Yang Xiao to lead us in the pledge. I pledge allegiance to the flag of the United States of America, and to the Republic for which it stands, one nation under God, indivisible, with liberty and justice for all. Thank you. May I have a roll call, please? Council member Sullivan. Present. Council Member Shao? Present. Council Member Cassin? Here.

Council Member Campbell. Council Member Kang? Here. Vice Mayor Cox? Here. Mayor May? Here. And at this time, I’d like to share that there are vacancies on our Boards and commissions, and our City Clerk’s Office accepts applications throughout the year. And if you’re interested in looking at the Boards and commissions, please look it on our web page at fremont dot gov. Or please contact the city clerk’s office at 510-264-4060.

Members of the public participating in this night’s evening, if you’re doing it so electronically with Zoom, please press the Raise Hand icon. Or if you’re calling in by, dialing star Nine. And I will make announcement before each section of the agenda, and if not noted on the Zoom screen, please kindly state your name. And if you’re representing an organization, please state the name of the organization that you represent. Emails submitted to City Clerk’s Office are compiled and distributed to the Council and staff and published in the City’s Agenda Center on Fremont Gov, and will be placed on file and considered part of the public record. I would like to announce that the meeting will go up to 11:30 p.m. This evening, if needed, and we will allow for 30 minutes of general public comment, and if there are additional speakers for oral communications after the initial 30 minutes, we will take the additional speakers at the end of the meeting. If time remains, I will now turn the meeting over to our City Manager, Karina Shackleford, to make any announcements and to introduce herself and her staff at this time. Welcome. All right.

Thank you. Mayor May, good evening to you and to members of the Council. Thank you for the opportunity to introduce my colleagues. Raphael Alvarado, our city attorney. Across from me is Susan Gothier, our City clerk. And next to her is Alberto Quintanilla, our former assistant city clerk, now management analyst, but still helping us with the clerking duties. Thank you, Alberto. There is an item that I’d like to share this evening and just want to make the public aware that the city’s Homeless Response Plan vendor has completed an initial assessment and data analysis, and staff are working with the consultants to schedule next steps, which would include stakeholder interviews and focus groups, which will occur in the fall and winter. And also the isherwood and Washington underpass, which is future Bart parking. They’re scheduled for enhanced cleaning activities at the end of September, early October, so be on the lookout for that.

Thank you. Thank you. And at this time, I’d like to have the consent calendar be reviewed the consent calendar item are agenda items that will be passed with one council vote and the staff recommendation will stand. Members of the public wishing to comment on an item on the consent calendar may do so by submitting a card if you’re in the audience or if you’re on zoom by pressing the Raise hand icon, or if you’re dialing in via phone by pressing soar, nine does the City Clerk I know, I see we won. Public speaker on the consent calendar items two J. Two J. Okay. Are there any members of the Council which wish to address some item on the consent calendar? Council member saw one? Yes.

I’ll be recusing on item 2D, which is a centerville, railroad corridor, safety improvements that is adjacent to my office. Okay, thank you so much. 2d, which is the centerville, and two J, which is the ACTC project funding agreements. Okay. May I get a motion, please? Vice Mayor Cox? Yes. I would like to move that we accept the I’m sorry, your mic is off. I would like to make a motion to approve the consent agenda, except for two J, and then noted that our Council member someone, is disqualified for himself on 2D. Yes.

Okay, may I have a second? Seconded. Okay. Seconded by Council Member Kang. Please vote. Can everybody please vote? I think it cleared again, so that’s why cassin council Member thank you. Please note, the consent calendar passes unanimously with the exception of item two J, which will be addressed separately. And 2D for the recusal of council Member saw one. Thank you so much.

And at this time, I would like to proceed to the ceremonial item. And this evening, we have a proclamation for American Muslim Appreciation and Awareness Month. Thank you. So I’ve joined. Thank. I believe accepting the proclamation this evening will be musa tariq, who is the policy coordinator with the council on american islamic relationship for san francisco bay area office, accompanied by nasir iran from the saleem food pantry and salam food pantry and also salma ume from the muslim support network. So if you’d like to join me up here, I’d love to share this. Assalamu alaikum. And so this is a proclamation on behalf of American Muslim Appreciation and Awareness Month. It’s usually in August, but please note that our council is usually in recess in August.

Whereas enriched by unparalleled diversity of its residents, the City of Fremont takes great pride in supporting individual religious freedom and is strengthened by many varied religious, political, culture and contributions of its diverse population, including those that practice Islam. And Whereas, over 90,000 Muslims live in Alameda County and made significant contributions to the well being of the City of Fremont, the State of California, and the United States. And Whereas, Fremont has a thriving Muslim community with full time Islamic schools, organizations and mosques that have been providing religious and community service for decades and have answered the call for help during the COVID-19 pandemic. And Whereas, the Islamic Society of East Bay has established their COVID-19 care program that provides financial aid, groceries, supplies and serves dinners at the Abode homeless shelter and delivers food to all vulnerable community members in partnership with Support Life Foundation for COVID-19 vaccine clinics that provided 6200 vaccines. And Whereas, the Islamic Center of Fremont and its volunteers have served hundred meals a day and continued to its monthly grocery bag delivery program for underprivileged of the Tri Valley area and in partnership with the Salam Food Pantry to serve the economically disadvantaged community. And Whereas. Founded in 2016, the Fremont based American Muslim Community Foundation is an innovative and award winning national community foundation that is committed to its social needs, racial justice, and health equity initiatives by distributing more than 8 million to over 400 nonprofits, then creating donor advised funds, giving circles, distributing grants, and its building endowments. Now, Therefore, the City Council of the City of Fremont hereby honors and recognizes the month of September 2023 as American Muslim Appreciation and Awareness Month in the City of Fremont and acknowledge the rich history and contributions of the Muslim community. So I just wanted to say welcome. I know that over the years I’ve had the opportunity to welcome many of your organizations.

And I know our council joins me in sharing our warmest appreciations for the outreach that you’ve provided, whether it’s for our small businesses, for the vaccines, for the health and wellness and public safety within our communities, and certainly in these times that have been trying. I think that we are very pleased and honored to be able to partner on awareness of hate and also to be able to spread more hope and love with one another. So I’d love to present this to you’re. Good evening, ladies and gentlemen, and assalamu alaikum, my dear brothers and sisters, I am deeply honored to stand before you today as we accept this proclamation from our esteemed Mayor May recognizing American Muslim Appreciation and Awareness Month. This proclamation not only celebrates the rich cultural tapestry of our diverse community, but also highlights the importance of unity and understanding among our fellow citizens. I would like to extend my heartfelt gratitude to Mayor May and the City Council for their unwavering support and for acknowledging the contributions of American Muslims in our great city. I also want to take this moment to express my gratitude to all the dedicated individuals who made our organization Muslim Support Network, possible. We are committed to serving the elderly Muslim population in our city, and this proclamation is a testament to impact of our work. Every fourth Monday of the month, we invite our elders to the Age Well Center and set up some activities to help them heal from their physical and mental health issues, relax, and connect with other members of our society. We have also helped the elders in our community with difficulties overcoming the language barrier.

I would like to especially thank the Fremont City Human Services Department for their continued support for past 18 years. May this American Muslim Appreciation and Awareness Month be a time of reflection, unity and appreciation for the diversity that makes our city great. Thank you. Good evening, Mayor, city Council members and assalamualaikum. This is California’s 8th year designated as the Muslim American Appreciation and Awareness Month. We truly appreciate the City of Fremont honoring this month on behalf of Slam Food Pantry, which is a local, nonprofit, volunteer based and community funded food pantry established in 2016, serving families and individuals facing food insecurity in Fremont, Hayward and Union City. Over the past six years, we’ve created a network with other nonprofit organizations, restaurants and local businesses to support our cause. I’m thankful for our energetic volunteers some of them are here, who are predominantly high school volunteers and our adult volunteers supporting us through the past years. Since the pantry opened in 2016 of April, we’ve not missed one single distribution day, even during the pandemic. As American Muslims and integral fabric of the local community, we look after our neighbors who are veterans, disabled, homebound, and unable to get to groceries, and neighbors who are facing challenges at the end of the month to get groceries on the tables.

We carry our Islamic values and human values and love serving them throughout the month. We are inculcating the same values in our children to be responsible and caring. Slum Food Pantry and its volunteers are humbled to receive the recognition during the American Muslim Appreciation Awareness Month. This pro commission signifies the daily role American Muslims play in their communities where they live and raise their children as caring citizens. We truly appreciate the recognition. Thank you all. Everybody. I wasn’t anticipating making a public comment today, but that’s okay. I’m Musa Tariq, the policy coordinator at the San Francisco Bay Area Chapter of Care, the Council on American Islamic Relations. And I just wanted to say thank you to everybody, particularly in the Muslim community, for showing up today for this proclamation.

Out of all the City Council meetings I’ve been to for the Muslim Appreciation Awareness Proclamations, this has one of the largest turnouts, and that’s not very surprising considering the robust Muslim community in Fremont. And we have members of our staff that also are residents of Fremont, including our Executive Director, Zara Bilu. So I just wanted to say thank you for all the people showing up today and mobilizing for your community and for all your great efforts. Thank you so much. To who are you talking to? Tells Theory to go home. Thank you to all who have joined us this evening. At this time, I’d like to go on to public actually public communications, and that’s for items that are not agendized this evening. So if you are interested in addressing an item that’s not agendized this evening, if you’re in the audience, please submit a speaker card. Or if you’re a member of the public on Zoom, please do so by raising the raise hand icon, or if dialing in by pressing Star nine.

And again, if not noted on Zoom screen, please state your name when speaking on behalf of an organization and state the name of the organization you are representing. Do we have speakers? We have three cards so far. Joe Rose, followed by Kelly abrupt. Welcome. Thank you. Thank you, Mayor May and council members. My name is Joe Rose, and I’m executive director for Nami Alameda County South. That’s the National Alliance on Mental Illness, and we’re having our annual walk here in Fremont. Although we serve all of Alameda County, we’re really grateful for the city of Fremont to be a hub for our walk at Lake Elizabeth.

We’re going to be doing that on Saturday, October 7. I believe that there was a flyer that was sent out, and you should be having that. And our supervisor, Halbert, is going to be a keynote speaker there. Supervisor Marquez is going to try to be there. She’s a busy lady, but she’s going to try to be there and speak as well. And we have a lot of things going on. This is Mental Health Suicide Awareness Month, and although we’re having our walk in October, what we’re going to do is we’re going to have a butterfly release in memory of those who have passed way too soon. There’s going to be in three separate parts. One is for people that are at the walk to want to release a butterfly in memory of someone. Then for those people that are not able to be there, they’re going to be a butterfly released by somebody that’s there for them.

And then finally, we’re going to release a dozen butterflies in memory of those who we can’t mention in name, because we don’t know them, but they still deserve recognition. So we’re going to be doing that. We’re going to have in addition to that, we’re going to have face painting and a lot of things to celebrate life. And so I hope that you can join us on October the 7th. And again, we want to thank the city of Fremont for hosting us. Fremont PD will have a table there. Fremont Fires has two companies. They’re not going to be there at the same time, but they will be there to support us. And we’ll have a number of other organizations. So part of this, most of the fundraising is online, but what we look at the walk for is to do outreach to the community, because a lot of people walk there.

So we’re looking at really, basically doing an outreach to the community to let people know what services are available and how they can get a hold of those services. So thank you very much for allowing us to host our event here in Fremont. No, thank you so much for sharing. The next speaker is Kelly Abrew, followed by Saleem maston. Thank you. The representation of our culture in the film, in cinema, is actually very important. And some of you may know something that ought to be titled the Real Housewives of Ruby Hill. Ruby Hill is in Pleasanton, and it’s a reality TV kind of a show, which does exactly the kind of things, stunts, that you would expect on a reality TV show. But Fremont has a real movie, a serious film called Fremont is the title of the film. And it seems that the film has a very accurate analysis, or insightful, penetrating insight into the political and social culture of Fremont.

And a lot of the message there that the director is trying to put out is very timely and very apt and very correctly aimed. His analysis of our culture, very accurate right here in centerville the whole city and in the city Human Resource Human Services Department, because a lot of the city policies are based on this idea of female disempowerment. Female, you know? Yeah, disempowerment. And that’s entirely overblown. In fact, the film director told KQED two weeks ago, when he spoke to them about the movie, for nearly an hour on Forum, he said, something that has annoyed me a lot has been the representation of Afghan women in the media and the cinema, in that they seem to solely focus on the oppression that they were under. And that is not untrue, because, of course, it’s dire the situation for them. But having grown up around Afghan women in Iran and also abroad, most Afghan women I met were very independent. They had a sense of agency, they had desires, they had wishes, and we seldom heard or saw anything about that. So when he wrote the movie, actually, he had a woman write the movie.

But when he filmed the movie, and when he came up with a concept for this movie, it’s all about trying to portray Afghan women more accurately. And the result of this kind of misperception is perhaps an imbalance in the treatment of the Afghan community by your Human Services Department. The next speaker is Salim Maston. Good evening, Mayor. And the City Council members and the staff. I’m sorry I was late for the presentation, but I got to say a few words, too, for the Muslim Appreciation Month. What is it to be a Muslim in Fremont, California? We came here about 50, 45 years ago, and we settled here and started becoming a family, which is now over 500 people. In these 45 years of Fremont, we have made sure that we as a community, not only think about just Muslims, but everybody. In all, we have encompassed everyone along with us.

I will name a few things that we did. One was during COVID we fed over 15, 150,000 hot meals to the homeless people. Then we opened schools. Here we have two schools, kindergarten to the Eigth grade in two mosque. And then there is another high school which is rented space in Aloni College. So there are three schools with about over between the schools and the education. Over 1000 kids are being educated, all on private funding. No money from any state, government or city. Then we have joined various organizations. I’ll give you one example.

Like the police department. We work with the police department, and during their gun buyback program, when they wanted to raise $25,000, we raised about $18,500 for the gun buyback program, which we wanted to make sure that nobody has guns that would harm other people. Then our schools have been working with various organizations, collecting blankets during the fire in Paradise Santa Rosa. We collected food, we delivered it to them, gift cards. And we even went there, opened the mask over there so that they could take showers and all of that. Now we are working on a battered woman home on Mission Boulevard, which would home between 30 to 50 women. And that we are working on right now. There is a grant of the city of the $30 million, which we will be applying to buy this property. It’s a 25 acre property on Mission Boulevard. It is a hotel building that we are working on to get this along with all of the city council members.

We have worked with the school board, we have worked with the hospital people, the nurses, and most of all are you just heard the people. They have been working in providing food and other items that are important. So this is what the Muslim community of Fremont has done, and we have made it. We are one of the groups that has made it, along with all of you, the happiest place on earth. We appreciate your efforts. We appreciate the efforts of the staff. We appreciate the efforts of the school, the police department, the Fremont Planning Department, all the commissions. We thank you for all the services that you have done. So it is more like a Fremont Appreciation Month for all of us. Thank you.

That’s the last public speaker. There’s nothing on Zoom either. Okay, great. Thank you so much. I appreciate that. Clarification? No, thank you for all who have joined us. We are very fortunate. I didn’t get to mention earlier that this is also Hispanic Heritage Month, and we had the opportunity, and there’s a flag now also raised over the City Hall. So I wanted to mention that.

So bienvenido. And thank you for all who have come to our country and who work with us together as a community to be able to live, work and worship peacefully. At this time, the agenda item that was pulled was item two, J, as in John, which is the ACTC project funding agreements. And I apologize. Do we know who could you please call the speaker? We have two speakers on that now in person, kelly Abrew, followed by Daniel Karpelovich. This is actually a mishmash of two things. A street bicycle trail which is along Walnut or Fremont Boulevard. And then there’s a class one trail from the East Bay Greenway Trail to the Fremont Bart station. Now, the amazing thing about that is we’ve been hearing a lot about the East Bay Greenway Trail, and it’s a very flexible concept because no one knows where the East Bay Greenway is in Fremont.

We’ve been talking about it forever, but no one knows where it is. So that enabled your staff to just move Know. It used to be the Union Pacific Bend and Union Pacific Railroad corridor going from Vallejo Mill to Central Park, and now it’s some other corridor, kind of undefined. If you look at the report, it doesn’t really have maps in it. So wherever the East Bay Greenway Trail is, it was reputed to have secret, know, legally hidden, confidential, and undisclosed contamination that made it it’s an abandoned railroad line. Well, in San Jose, they just announced the Five Wounds trail 2 miles long. The Union Pacific Corridor trail, also about 2 miles long. The similarities are amazing. It’s called the five wounds trail. It’s been a long time coming.

The city will spend several million dollars to rid the soil of lead and arsenic contamination. They’re very open about know. They’re not hiding it. They just tell you it’s lead and arsenic, and they know what to do about it. They’re going to go clean it up. The Santa Clara Valley Open Space Authority. The Santa Clara Parks are going to contribute half a million dollars each. This trail is going to be going through Alam Rock area near 101, very Hispanic area, by the way, and. It. Was approved back by their city council in 2013.

And it took this long to get to the next stage. They’re hoping to get it finished by 2031. So the key here is to remember that the gating factor. The most important thing is land. Land is very scarce in these cities. And if you have an abandoned railroad, what you do is you turn it into a walking trail and biking trail. And there’s one right there. It’s called Union Pacific Railroad corridor from Malayo Mill to Central Park. And it’s just sitting there waiting to be redeveloped. And they’ve renamed it.

It now has some other name. It’s not the East Bay Greenway anymore, but it’s still there. And it’s going to stay there until you figure out how to deal with the lead and the arsenic and whatever else is there. All the secret contaminants that you know about, you tested for them. Thank you. It Daniel. Thank you, Mayor May and Council, for the opportunity to speak on this issue. I urge you to vote yes on item two. J proceeding with design activities on these two corridors is a common sense next step in making active transportation safer in Fremont. If anything, more investment is needed faster.

This is not quite enough, I would say. I would like to see the East Bay Greenway project extend past Fremont Bart to connect to the Alameda Creek Trail. And as the previous speaker said, using that Union Pacific corridor would also be a good addition. The Fremont Boulevard bikeway is a critically important project that is sorely needed. It is next to it joins several schools and the kind of dense downtown core of Fremont. It will make walking, cycling, and even driving safer in Fremont. Finally, I would like to thank the City of Fremont Public Works Department for their work on these and other projects. They have been incredibly responsive to feedback and have been putting in a lot of hard work to make these projects come to life. With that, I see my time. There’S no additional speakers.

Thank you. At this time, I see Councilmember Salwin. Thank you, Madam Mayor. Appreciate the comments. I was wondering if Mr larson could comment. On the East Bay Greenway Trail. So, this is a really exciting feature in East Bay. It extends ultimately from Oakland through Fremont. So there’s lots of different pieces of it that are being developed. What is on the agenda today is developing a section of the trail that basically would link the Irvington Barge Station area north to the Fremont Barge Station area.

So the portion that was mentioned by some of the speakers is a portion that would go from the Fremont Barge Station towards the Union City Barge Station. So we’re not looking at that one right now. And admittedly, that is an area where lots of different alignments have been looked at. We don’t have a preferred alignment yet, but that would be subject to future studies. I just want to kind of highlight sort of one of the reasons why we’re advancing the Fremont Bart to Irvington Station. Part of this is associated with the fact the reality is the Irvington Bart station is not going to be developed sort of in the immediate near term. And meanwhile, there’s a lot of affordable housing that’s going in the area. And what we’re trying to do is provide an alternative for folks that are living in the Irvington area now or moving into the Irvington area in the future to have a really nice link to the Bark system and have a nice trail environment that they could walk or bicycle on to reach downtown Fremont and the station. So that’s why we’re advocating developing this project at this time. We’re appreciative of Valameta CTC and allocating money for us to both plan and design the project so that we can then try to capitalize on leveraging grants or other sources in the future.

Happy to take any other questions the council has. So is there any high level idea like how it’s going to run between the two areas? A part of the trail already exists from Central Park South to close to Irvington, and so this would essentially close a gap in the southern area and then the proposed alignment. We actually are seeing a couple of routes that people could take around Central Park to get to the Fremont Bart Station or north. So one route is continuing up through the east side of Central Park up to Stevenson that generally follows the railroad quarter. That’s a project that’s being developed by our park, CIP. This project would take a look at crossing over Paseo Padre Parkway and then running in an improved quarter along Paseo Padre Parkway along the west side of Central Park, up by the library on Stevenson, and then tying into the little trail system that’s close to the Bart system. So the intent is to create this area. And so not only does it connect to the Fremont Bart Station, but folks that are living in the future, irvington Bart Station area would have very easy access to Central Park, the library, and some of the other assets in the downtown Fremont area. Thank you.

Well, I do support it because we’re getting money from ACTC, and they’re not giving us much money lately, so we need to take what we can. So I’d be happy to support this. Thank you. Next, I have Councilmember Campbell. Oh, thank you. And thank you for responding to some of my questions earlier. I have one question about this one based on the public comment, and then the second one about the raised elevated bagways, the second question. So the first one is the Contaminants. I see in the schedule that you sent me that there has already been an environmental clearance for this particular area. Already is there some concern around the Greenway Trail and Contaminants?

So the area where there’s concern about Contaminants is a different segment than what’s on the agenda here today. So that is a section. So, generally, the East Bay Greenway follows an alignment from Oakland through Fremont that runs close to the Bart stations in the so the area where there’s an uncertain alignment, where there’s been studies of corridors, where there’s concern of contaminants, is in the area that’s from the Fremont Bart Station north towards the Union City Bart station. So we are not working on that piece at this time. We would like to if we had some other resources, but we’re prioritizing our efforts, really, to get connection from the Irvington area to the existing Fremont Bart station. So that’s a separate effort and not part of this action here today. Okay. And I think you also mentioned that hopefully, if the funding is available, that we would see the Irvington Bart station sometime in 2031. Well, that is our current goal, subject to funding availability. So, I mean, the Irvington Bart station is at an advanced state of development.

We are actively working to try to get full funding for that. So the project is almost completely designed. It has environmental clearance. There’s a few properties that we need to acquire, but we’re looking at a variety of different options to be able to pay for. The construction. So that’s the key challenge for that. But even if we had the money for it, likely best case would be a couple of years before we start construction, and then it’s about a four year construction period. So even the best case, we’re going to have a lot of development coming in around the area without the station. And so this concept of building the greenway at an earlier timeframe is a way to provide better circulation to that part of the Fremont community. I get that, and that was one of my concerns.

Why are we doing all of this development around the area? And we’re not looking for the station to open until 2031 if we get the funding. But I hear your point, and it is well taken. Thank you for that. I’m just going to move on real quick with the elevated bikeways. I did get the link, and I looked at the renderings that you showed me, and they really look nice. I think that that would be something really great for that area. My question is, what about the Paseo Padre corridor? I mean, that seems like it’s a very dangerous I saw a kid riding a bicycle on Paseo Padre, and they were wiggling, and the cars were going 50 miles an hour down through there. So I’m wondering if there’s any for the active transportation plan that you said that is currently underway in development.

Is there any plans to do the same type of bicycle lanes on Paseo Padre? So that’s a question that we’ll hopefully answer as part of the updated active transportation plan. So it is a new design standard that’s been adopted nationally. A lot of cities in the country are building elevated bike lanes. And what that essentially means is elevating the bike way six inches up from and the difference there is that the bike way is at the same level as the sidewalk with a curb separating the moving cars, as opposed to having the bicycles be at the same level as the moving cars. The idea is where you may have a bike lane on the street, you elevate it up to the sidewalk level. It’s separated from where the pedestrians are, and that’s considered a design standard. It’s common in some European countries where they have a lot of people riding bikes because people feel safer, more comfortable. It’s also referred to as an all ages and ability network. So we have started that on Walnut, and that has been very well received.

Our current Bike master plan envisions that kind of treatment on parts of Fremont Boulevard. And so that will be looked at as part of the grant that’s on this agenda item. But so it’s an open question about where else that is an appropriate treatment. And so that’s one of the questions we hope to answer as part of the updated active transportation plan, which addresses both walking and biking and folks that use wheelchairs. Thank you. I do also think that a lot of people are thinking that we have less bicyclers than we had in the past. Are you seeing that we’re trending up or down with the bicycling? I’ve not heard that it’s going down. I think sort of during COVID there was actually a lot more people bicycling just for exercise. I was out for lunch today, and I was walking along the walnut bikeway corridor, and there were many people riding their bikes there.

So I don’t have any specific data. We will be collecting that as part of the active transportation plan. I do know that because there are less people riding Bart, and we did have many people riding their bicycle to the Fremont Bart station sort of before the Pandemic. And so with less Bart ridership, there may be less people traveling to the Bart station and riding their bike there. That could be a little bit of a dynamic. But I think generally, as we’re building more trails and safe and comfortable bikeways, we’re seeing more people using them. Okay, I’m glad to hear that you will be collecting some data to support that, because I think that’s very important. As we begin to continue to think about what an active transportation plan really looks like, we need to have some data to support why we’re making all these bike lanes and turn lanes and all of these other things. So thank you for that. Thank you.

I’ll make some general comments. I think that from the perspective, and I want to thank Council Member Salvin also for serving as my alternate on ACTC. But it’s certainly something that’s been longstanding in terms of outreach and wanting to make sure that the community participates in the construction. And I know that we have also in the past had a safe Routes to school review, and I hope that we will do that again with our school district as traffic patterns have changed. And it’s also a great way to create awareness. Utilizing this funding is something very important for us to be timely. And also, I wanted to ask regarding the question from Councilmember Campbell, we had also had a discussion about Paseo Padre in the past, and one of the things that we talked about was the lane changes or not having lane changes, but as an alternate, we had talked about a hawk signal which would be added. And so may I ask what the timing is of that on Paseopadre? Because to allow particularly for students crossing at some of the busier intersections. I.

Think you may be referring to the part of Paseopadre Parkway from Driscoll to Washington. So that’s an area where there’s some additional traffic signals. There is going to be a consideration of looking at a roundabout alternative in there and see if the community is interested in that. And then there’s also locations that have additional either flashing beacons or hawk signals. So as part of Council’s approval of the capital improvement program back in June. There’s money set aside to develop the Paseo Padre Parkway safety improvement corridor, which is that portion from Driscoll to Washington. So we will be beginning community outreach and planning work for that quarter in the coming year. Mayor May, I’m sorry, I don’t mean to interrupt, but I was actually thinking more North Fremont usherwood up in that area, Dakoto down south instead of almost down south already. I’m sorry. Oh, it’s okay.

I think the project and I’ll allow Hans to clarify as far as the concerns on Pizza Padre, the segment by which you’re looking at, we’re looking at separately on the conversation of Dunbarton and also in conjunction with some of the efforts with Union City at looking at North Fremont. But I don’t think for this piece of it that’s being reviewed today for Paseo Padre, it sounds like it’s specific to that corridor that you said between Walnut and Walnut Driscoll. And then at one point, the hawk signal I was talking about was closer to I’m thinking about I’m blanking right now. I apologize. But you were synagogue mayor. Yes, well, near the Temple Beth Torah. And actually, before that, there was a discussion it’s actually the first right after CBS there, there was inlet where many students cross, and that’s where we had talked about the speed concerns and especially the bicyclists. This is the driscoll. To Washington piece. Yes.

So we do have a project that’s funded by the city to develop that project. So that’s in our current capital improvement. Program, what I was asking earlier, apologies, is the clarification as a time frame, because originally we had said about a year out, and so I’m not sure if that’s still in. So, yeah, the project has funding in the two year CIP, so we’ll begin doing the design work on that this coming year. Okay, so if that’s the design work. Will be another typically, design is the first year and construction is the second year. Okay, so that’d be closer to 2024 25. Right. Okay. I do see some of the things that the reason why I was asking earlier about the safe routes to school is that in this last couple of weeks, we’ve had a chance to open up some of our schools from junior high to middle schools, in particular, some of these corridors.

And so, therefore, as part of their transition for the facilities, that also included some better, I guess, flow in terms of traffic and rotations through their roundabouts or their drop off areas. And so, hopefully, when we look at this, we can include some of those. And I definitely would support Council Member Campbell’s discussion. And I know in North Fremont we’ve had some really unfortunate accidents in the past, and I know that’s something, as we look through our Dunbarton corridor, some of the funding that we are projecting for over there that hopefully we can start addressing too. Yeah, I would say Padre Quarter. You know, it’s a very long quarter throughout the city. And so, as part of the active transportation plan, identifying areas where it’s difficult to walk or bike and their safety concerns. So in the North Fremont area, those are things that we’ll be looking for input from the community as well as our professional analysis of where are the places that we should be investing in the next five years to make walking and biking and rolling easier and safer in Fremont. So we’ll be looking know what are those priority projects, and then either pursue grants or they would be topics of the next round of our capital improvement program. I also wanted to comment, I know Council Member Campbell, you’d asked about people that you’ve seen using the bike lanes.

And I wanted to note that the other day, because we have multi, handy, capable community members, and I’ve seen some seniors also riding in those with their vehicles because it is protected. And I feel like I saw somebody shopping and buying groceries. It is another viable option for people to be able to get to and from. So, thank you for the clarifying questions. Council member saw one. You pressed again, like, to move this item forward. Second. Okay. Moved by council member. Saw one.

Seconded by Vice Mayor Cox. Please vote for item two, J. So please note item two J is passing unanimously with the Council’s support. Next on our agenda this evening is item six A, which is to revise the City Council Handbook of Rules and Procedures. And I believe our city attorney Alvarado will provide an overview. Good evening, mayor and council. I will provide a short oral report on this item in line with prior Council direction. City staff is bringing this item back tonight. The council will consider revisions to the city council handbook of rules and procedures. The purpose of it is to amend the Handbook to incorporate Rosenberg’s Rules of Orders as the applicable guide for parliamentary procedure.

Moving forward, the proposed changes are visible as track changes in the attached handbook. So the Council can see all of the proposed changes in red line, but include three changes that I’ll highlight. Largely speaking, we are incorporating Rosenberg’s Rules of Orders as the governing procedures. That means we are essentially deleting Robert’s Rule references within the Handbook, and we are attaching Rosenberg’s Rules as part of the materials of Council Procedures. We’re also consolidating a couple of sections that exist. So this is more of a formatting issue, but we’re creating one section that discusses all procedural rules rather than having a chapter that discusses it and an appendix that discusses it. And lastly, we’re adding some compliance language. Specifically, we’re adding language that is required by California Government Code section 87105 regarding the duties of Council members in circumstances of conflicts of interest in Council decisions. Essentially, it requires Council to do three things to recuse themselves, as you typically do, as we did today, except it also includes the specific language within the code that requires that when there is a recusal, you have to indicate what the potential conflict of interest is for the public. And for items that are not on consent calendar, you’re required to leave the room, and those will be marked as abstention.

So with that, I’ll turn it back over to the mayor, and I am available for any questions the council may have. Thank you. This might be from before. Council member salmon. Oh, sorry. And is that from before? Okay. Mike, your mic. Sorry. Okay.

How’s that? Perfect. Yeah. On the abstain, I noticed it changed from where it is now and with the new rules, could you explain that? If you abstain now, what does that mean? And then after these rules go into effect, can you abstain? And what does abstain mean? Substantively, the rules haven’t changed. What I did is I reorganized the section for clarity of read. It was two paragraphs that, frankly, were superfluous to one another.

They repeated the same language. So the section that was added here explains three things. What happens when a council member fails to vote? This is a circumstance where a council member fails to express a vote. Your current rule states that in that circumstance, it’s marked as an affirmative vote. So I restated that, but I restated it with a little bit more clarity, indicating specifically that this is a situation where there’s just a failure to express a vote. Now, that rarely happens now that we’re on electronic voting, but that’s what your current rule says. So I just kept it there, but updated to make sure that it was clear to the council that you knew the consequences of a failure to vote under your own existing rules. The second is that I re stated within the rules, just reorganized, that when a council member abstains, it’s not marked as a yes or a no. It’s going to be recorded as an abstention.

And that for legally required abstentions, that’s when you have a legal conflict of interest, you have to go through the steps that’s required under the California government code. So substantively, it’s the same rules with the addition of the additional compliance language under the government code. Thank you. Yes. Council Member Campbell. Oh, thank you. I have a couple of things in terms of just clarification in terms of the changes. Now, when you were just mentioning the abstains, I was just looking at and again, this thing does not have any page numbers on it, so I cannot tell you what page I’m looking on for your reference, if you want to look at it. But it does say that abstentions would be treated as a no vote. So if you abstain, it would go towards the quorum of the body, but it still would be a no vote.

The red line section, that is the new language that the council would be adopting reads as follows. It says abstentions. A council member who abstains determines not to vote yes or no and shall be recorded as an abstention. So if you do not say yes or no, it’s marked as an abstention. That’s your existing rule. Actually, we’re just changing the numbering of that subsection. Okay. And in the old version of that red line piece, it had that if you abstain, you had to give a reason for the abstention. And that has been taken out. And I’m wondering why.

Because for purposes of clarity, I am bringing in the exact language from the California government code. The way that it’s written in the current handbook is not completely aligned with the language requirements under government code section eight 7105. So you don’t have to state a reason why you abstaining. You can just abstain. If it’s a legally required abstention. In circumstances of conflict of interest, you have to indicate why you’re abstaining. I see. In circumstances where you do not have a financial conflict of interest, but you don’t want to vote yes or no. You’re not required to state the reason why you can simply abstain. Yeah, but that’s not clear in here.

That’s nowhere in this rules in this procedure, that when you are to state a reason for abstaining and when you’re not. So in the revised chapter five procedural rules in the red line form, if we scroll down to new subsection d. I’m sorry, say that again because I’m looking for it. Sure. And I understand that because of the formatting changes, we don’t have page number, but maybe it might be helpful if I reference the page number from the packet. That might be helpful to everyone. Okay. Is it chapter four? I mean, chapter five procedural rules did I miss it? If you go to packet page 56.

Okay, that’s not helpful, but go ahead. Okay. Not for me because I have a piece of paper. Okay, go ahead. I’ll find it. All right. There is a new subsection six called legal disqualifications. Yes, I see it that section restates the rule, the statutory rule in government code section eight 7105 that does require council members to disclose what the conflict of interest is. That is the basis for the recusal. I see.

Okay. I didn’t connect those. Okay, then I’m okay with the abstention piece then. I have a question about when a motion is made and it’s seconded when the conversation can continue or if it should continue. So if we look at the little rules book that you got on page, this one does have a page number. Page three, it says number six. And I was concerned about that because I think I was pretty adamant about, oh, we got to have a second before we can go on to conversation. But this says that it’s not necessary that you have a second. It’s preferred. Uhoh, it does say that it’s a normally good practice for a motion to require a second before proceeding to ensure that it is not just one member of the body who is interested in a particular approach.

However, a second is not an absolute requirement. So my question is, how does this body want to do this? Do they want to be able to have a second or to further the proceedings, or would they just want to continue the proceedings until somebody says, I’ll second? So can you point me to the page again you’re referencing? Okay, I’m looking at the Rosenberg Rules of Order, that little ten page manual, the actual manual? Yes. And it’s on page three and it says number six. Okay, so in kind of the general rules of procedure for meetings, procedures on. How you’re supposed to conduct a meeting, is that something that this body would like to do or are we okay with what we’re doing now? And for this, I would turn it over to the council.

The council can actually make adjustments from Rosenberg’s Rules. There is a section that I included in the red lines that says modifications to Rosenberg’s Rules. And right now there’s two existing subsections. Both are reflective of council direction or council existing policy. So for example, one of the rules that the current council handbook states that for withdrawal of a motion, a motion may be withdrawn by the maker of the motion without consent of the council member who seconded the motion. That’s your current rule, right? That is in conflict with Rosenberg’s Rules, who requires the person that seconded the motion to consent to the withdrawal. That’s perfectly acceptable for council to make changes to Rosenberg’s procedural rules to suit your procedural preferences. And we can include that within the revised handbook. Another section, for example, is, and I think this is a bit maybe still in the air, we had a prior discussion, the council had a prior discussion about what happens at the close of public comment.

Rosenberg’s Rules states one type of procedure, the council has another type of practice. So for example, right now, the handbook as revised would say that when we’re talking about the basic format for agenda item discussion, after the close of public comment on any agenda item, the mayor may invite discussion of the item by the body prior to initiating a motion by a council member. As you will recall, there was a bit of council debate about whether the council wanted to first invite the motion and then engage in debate after there’s been a second, or whether the council first wanted to have a discussion, maybe to build consensus before a motion is put on the floor. That’s another example that the council can either accept Rosenberg’s way of doing it or can decide to keep its existing practice of having debate first. No, I don’t think it should be a hard and fast rule. I’m just trying to understand, because I’m a process thinker what would be the most efficient way for us to be able to carry out the business. It doesn’t have to be that rigid or stringent. I’m not looking for it to be that. I just want it to be effective. And if it’s effective by having a question and answer session before, like we’ve always been doing, that’s okay.

But when it comes to the motion and the second to be able to continue to have discussion, do we just want a motion and then discussion and then a second and then a vote? I mean, that just seems like a lot of inefficiency to me and that. I will turn it over to the council. That’s for the council to decide this evening. Sure. I see. Council Member salvin. Thank you again, Madam Mayor. So you kind of had me, but then you kind of lost me with abstention. So the way I interpret abstain is like you’re choosing not to vote.

You’re not voting yes, you’re not voting no. Recusal is more like you’re recusing because you have a conflict. So then you said abstain with a conflict. Are we kind of interchanging those, or is recusal a form of abstention? I’m sorry. In the past, we had a very different interpretation. Under your existing rules, both of those situations are called abstentions. That’s what the current handbook says. When we use the term recusal, we mean, generally speaking, a person leaves the room because they have a conflict of interest. But we don’t market a recusal in our record.

Meaning if there’s an adoption of a resolution, my understanding is right now we don’t record that as a recusal. Recusal is a term of art that reflects that you’ll leave the room as part of a legal disqualification. Under the existing rules, we have three situations, and I’ll go through them each separately because I think it would be helpful, since we are dealing with this for the first time, refreshing our recollections. The first circumstance is a failure to vote and a failure to express a vote. Meaning, what happens if a council member, in response to an action, decides not to express yes or no? Your current rule, your current handbook says that that’s actually marked as a yes vote. So that means you don’t say anything. You don’t say anything. You say yes, okay? You just sit there, make no movement, no expression.

That’s marked as a yes vote. Now, under your current handbook, that rule remains the same. Under the revised rule, it’s not changing. Okay? The second is a council member who determines not to vote yes or no, but wants to abstain. Can say I abstain, and that’s marked as an abstention. In that circumstance, there is an expression of a desire to vote, but that expression is to abstain, not to vote yes or no. You can do that under your current rules and under the future rules, if the council were to adopt this handbook, the last type of abstention, I’m calling it a disqualification for purposes of clarity under the revised rule. It’s called a legally required abstention under your existing rules, but it doesn’t reflect that it’s actually a government code requirement that you not only mark it as an abstention, but that you leave the room. So what we’re doing is we’re simply incorporating the statutory language, the language itself that you find in the statute.

We’re just copy pasting that into your procedural rules to make it clear that for disqualifications, meaning when you have a legally required disqualification due to conflict of interest, we’re going to mark it as an abstention, and you’re required to recuse yourself by leaving the room. Yeah. So, again, we need to look at the minutes, but I sort of get the feeling that we have four categories right now. I nay, abstention, and recusal. I don’t know. Is that correct, madam City Clerk? When I’ve reflected it in the minutes when you’ve stated that you’re recusing yourself, I have put the word recused for property. I can’t recall some of the reasons that you’ve put in, but in the minutes, they’re reflected that way. But as far as the ordinance and the resolutions that I received from the attorney’s office, they mark it as an abstention. They don’t use the word recuse or recusal on those documents.

I’ve used it interchangeably on the minutes. And that’s acceptable for purposes of the minutes. Okay, great. Well, there’s a good discussion because I’ve sit on other boards, too, and we kind of try to separate it out. And I’ve even heard people say, you can’t abstain. You have to vote. I would disagree with that. To the extent that council members have first amendment rights, freedom of expression, you can choose how to vote. I mean, your procedural rules will tell you here, for example, what happens if no vote is expressed because the council has agreed essentially through its rules. That what that means, how that’s interpreted.

But I think that the council is also reflecting within the handbook that it recognizes that you have an obligation to vote. It says that council members have a responsibility to vote, but there’s no enforcement mechanism to do that. Thank you. Well, so I appreciate that was a good discussion. So I do like the idea of if you’re going to abstain, you should state the reason. I think we should require council members to say, why are they abstaining? And just because we can abstain on any difficult decision. So I think there should be some mechanism where council members should vote yes, no, or required recusal. And then regarding the other question about the motion, it doesn’t make sense to have the person who seconded also agree to withdraw the motion. I think the person, the maker of the motion should be able to withdraw it because it’s their motion.

So I think I differ there as well. And then regarding whether to have a discussion or go straight to the motion, I think in general, I think it seems like it’s more efficient to do the motion in the second, but in practicality, I found that it kind of throws people off, and you spend more time trying to draft different motions. It’s better just to have a discussion so everybody can say where they’re at. You look at where the consensus is, and then you get a motion that’s likely to pass. So those are some of the things that I like to see a little bit different. Thank you. Thank you. We have other council members, or do you want to hear I’m sorry, I’m sorry, I hadn’t quite finished, but then you called on Raj, so apologize. I thought you were finished, and so I wanted to hear from the other ones. That’s okay, I can come back because I do have more go ahead.

Oh, go ahead now. Okay. So I wanted to ask, and I agree with you, I think it probably is a great idea to have the discussion and then make the motion and a second and then see if anybody has any additional discussion, because then you can see where your other council hear from your other council members first and get a sense of where everyone is at. I like that idea also. But once the vote is finalized, this goes back to Raphael. Again, please. Once the vote is finalized. I didn’t see and it may be, but it was in the rules that there should be no further discussion. It’s done, the motion, the vote has been taken, and it says the vote is finalized. You don’t have to then go back and explain the reason why you voted the way you voted.

It’s finalized. Yes. With one caveat. Under procedural rules, whether it’s Roberts or Rosenberg’s rules, the council could consider a motion to reconsider an item. But short of that, once the vote is final, the mayor, the chair, should move on to the next item. Okay? Yes. Okay. I’m sorry about the voting again. Does that mean that we’re counting the votes?

Not the voting, but the counting of the votes? There was a lot of discussion in his handbook about whether you were in the room or not in the room when the vote was taken as how you count them because of one third whatever. It was kind of complicated. We count our votes based on the people that are in the room. Correct. Okay. But that’s not stated in our handbook either. I don’t know if we need to, but it does beg the question of how we’re counting votes. I don’t know that I would say that would be an absolute necessity, particularly since we live in a world where we teleconference as well. So in the room can have various meanings based upon technology, and I think the existing practice seems to work.

No, I think it also but it would just brought a question up because of the counting of the votes, because we. Use the electronic version of it so we can see quickly. And then the only other thing that I had, the last thing I promise is I don’t understand the motion comparison chart and what we would want to do with it, because it says the Fremont Handbook versus the Rosenberg Rules of Order. Is there an ask to this chart? No, there’s no ask. This is a chart that was created in response to Vice Mayor Cox’s desire to have a chart that indicates where the differences in motion practices between Robert’s Rules, the Fremont Handbook, and Rosenberg’s Rules. This chart reflects those changes. As you will see, there’s really not a lot of differences between Rosenberg’s Rules and Robert’s Rules when it comes to how motions are made. There’s actually more difference between the current council process and both Rosenberg’s Rules and Robert’s Rules. So that’s what this chart depicts.

It’s simply for demonstration purposes. There’s no ask related to this chart. The recommendation tonight is based upon prior council direction to incorporate Rosenberg’s Rules. So your rules would essentially look like the bottom table. That’s what your new rules would. Oh, thank you. I know this was my referral, so thank you for bringing this back. I appreciate it. Thank you. I apologize because usually I ask for clarifying questions and then we have discussion.

But I believe we have a speaker on this item too, so if we could call the speaker, we do. John Hines. Welcome, Mr. Hines. Okay. Without even having known what the official rules were, just from watching the council for a while, you can sort of see what the de facto rules have been. You start with the presentation, then there’s clarifying questions, comments from the public, and comments from council, and it really has started out as comments. I’d like to see more of this. I think we have to do that, but let’s avoid this other thing. And there’s a period of a couple of minutes where it’s like people looking at each other across a dance floor trying to decide when or whether to make a move, but eventually somebody does make a motion which at that point they think might get a majority based on what they’ve been hearing from everybody else.

I think that initial period can be productive when the council is skillful enough to manage their way through it and not just find themselves wandering aimlessly and having a hard time getting back on track. I think this council has been skillful in managing that. I’ve seen only a couple of instances where they seem to be wandering and having a hard time getting back. Rosenberg’s Rules out of the box, put an emphasis on short circuiting that gazing across the dance floor stage and trying to get quickly to a motion, which then becomes the focal point of all further discussion. The advantage of Rosenberg is that it gets you to a vote quickly. The disadvantage of Rosenberg is that it gets you to a vote quickly. There is this premium on being the first to push the Jeopardy buzzer and make a motion. Maybe or maybe a better metaphor would be grab the steering wheel because you effectively steer the first few minutes of conversation after that. But failing the proposal of any independent motion like that, the default position you fall back to is to vote on whatever the staff recommendation was, which has a much bigger role to staff. I think Rosenberg’s rules out of the box are best suited to a body that is less skilled than this one and maybe has a history of wandering a lot and would like a little more guidance from staff or one who sees legislating as a kind of a chore to get through quickly and go home.

But many of us who vote for mayors and council members hoped we were voting for the people who were going to craft legislation and craft policy and not just vote up or down on a recommendation handed to them. So I’m not sure that there was so much of a problem to solve here. The good news is, even if you adopt this as is, you can still sort of enforce your own de facto rules. If someone jumped the gun and making motions too quickly, then you can just vote no quickly and return to the pace that you think is more appropriate for the matter. Thank you. That’s the last speaker. Thank you. I’ll return to our council conversation. And next is Council Member Kang. Go ahead.

It’s okay. We’re done. Council Member Kang. So I just have a quick comment about under chapter One F where the selection of Vice mayor since we’re at the bottom of this chart and the 2022 election has taken place, maybe it would be helpful to update and kind of pencil out what the next three terms will look like. Then it could be more clear to everybody. That’s a fair observation. And it can be done administratively outside the handbook. This is, for example, purposes, demonstration purposes. But I think that’s a good comment that we should reflect moving forward. Thank you.

Next is Council Member Yang Xiao. Thank you, Madam Mayor. My comment is regarding the revised version of a rose drawing a motion. I believe our past practice, and also the common practice is that whenever the motion is modified, then typically the person who is seconding the motion will be asked to agree to the modification. To me, withdrawing the motion would be similar to that. So I support the current support the revised or the latest version where the person who seconds the motion will also be asked whether that person wants to withdraw the motion. If, let’s say, he agrees with the original motion and still wants to make the motion but missed the chance to make the motion in the first place, then since there’s a motion and a second, then it’s up to the vote. The person who changes his mind and wants to withdraw the motion, but fails because the person who seconded disagree with the withdrawal can still vote no, because he already makes it clear that he changes his mind and he wants to vote no to his original motion. So it is much easier for people to follow when to vote, when not to vote, because if there’s a first and a second, then unless there’s a substitute or revised or modified motion, then the motion and the second should be honored regardless. The current Council rule may be one we do not practice, but it is within the handbook that a withdrawal of the motion only occurs if the person that seconds it consents to the withdrawal.

So that’s actually in your existing rule, and I maintained it in the revised version. So unless the Council directs otherwise this evening, that will continue to be the rule. I mean, you could change that. But for now, the default in this redline version is that existing practice, from what I’ve heard, though, different than Rosenberg’s rules. Rosenberg’s rules does not require that what. I’ve heard, at least listening to some of the Council members who’ve spoken so far, is that it seems like the desire is if the maker of the motion wants to withdraw, we wouldn’t require the second person to also withdraw the seconder of the motion. Next is Councilmember Campbell. Again, I don’t see your name if the other Council members are speaking. Oh, council member Cox. Now I see your name.

It just came up. Thank you. Thank you. I think part of when we’re making motions, I think the key part is either we’re going to amend the motion as what it says in the handbook for Rosenberg, which means we’re changing what we made a motion on versus using the wording of substitute the motion. And so kind of triggering that if you do a substitute, you’re replacing the whole type of motion. And so just making sure we’re clear on that terminology as we are in our meetings. And I think that that will help us in terms of if we end up amending, that means we’re changing the original. Whoever’s making the original motion, if they come back and make an amendment, then we know that there’s some changes to that motion, but it’s not taking it totally out unless the original maker of the motion decides to withdraw it totally. And this type of understanding of Rosenberg. Under existing rules, under existing Council rules, the person who seconded the motion would have to agree to the withdrawal.

Under Rosenberg’s rules, the moving party can withdraw it on her or his own volition. Not needing the consent of the second, either is acceptable. Council will have to decide that. I’m not hearing a clear message, which is the preferred approach I’ve heard from a few members so far, and it’s not clear to me. So when Council finishes its debate, that would be one question that we would want to resolve is whether you want to keep your existing withdrawal motion practice or whether you would want to move towards Rosenberg’s rules. I’m still going on. Okay, just had a question. I did want to make sure that if the person makes the motion, that it can still be debated, that if you go back and have to change the wording or substitute it, and that’s where the second would have to be, the other person would need to make sure that’s clear with them. I think when we do motion, it’s just making sure what are we really voting on? And I think that’s one of the things that makes us more efficient if we make sure that being the chair is the mayor, that making sure she restates what we’re voting on, or the motion to make sure it’s clear.

Because there’s a couple of things that have happened over the last year that we kind of went back through and looked at the motion, and it’s like, wait a minute, we really say this part or is it really clear? So making sure because there’s a part that in running the meetings that we make sure that that’s really clear and addressed when we make a motion that we know what we’re voting on and if there was any conditions or something or whoever was the original person making the motion. But then the chair, the mayor, would then make sure we heard what the final wording of the motion is before we vote. I think that’s another part to improve our process as we have our meetings, just so that part is clear. And then everybody will be able to vote, I think, logically for running the meeting. If we allow for discussion and call for the technical questions and clarifications, that’s great, get it all out of the way and then say, we’re ending the technical questions now. Are we ready for a vote? And then kind of testing the waters there and that part to see if that would be clear. So we kind of end one part, start the next part of the meeting, and we’re moving forward, as opposed to if we start some discussion, then we go back and say, oh, wait a minute, I want to discuss something else. And we have a motion on the floor that kind of gets us all out of, I guess, sync of hearing the ideas, hearing what the motion is.

And so if we kind of had some way that all of us can kind of agree that if we do a discussion or a technical clarification and also including as part of that discussion would also be having the public comments, but just allowing us that we’re clear on okay, we’re done with the discussion and making that clear from the chair running the meeting. And then now we’re ready to make a motion. I think those are some things that could be some added improvements to help us be more efficient and then reinstating what the motion is that we’re all voting on so we make sure we heard it. Because I know sometimes if Councilwoman Campbell speaks at the end, sometimes I may not hear the whole part, but just making sure collectively as a group that we heard everything that stated prior to the vote, so we heard everybody’s, you’ve been heard from the other council members, and then the vote carries. And then, as our city clerk always kind of says, that shows the picture of the voting, then we know what happens. So we’re lucky to be electronic and not having to do it by raising of hands as other places still do that. But I just thought I’d add a couple of comments there that hopefully are helpful for us being more efficient at our meetings. Well, I think that definitely I agree. I think it’s been sometimes that people jump and we haven’t finished. And that’s why it’s important for the chair to be able to look at the list and queue to ensure that people if we are agreeing to having the option of having people to debate that, we’d wait for the chair to ask for a call for motion rather than I think some people jump in right now and make the motion before people have had a chance to speak because I see the queue that’s there.

We’ll help you if we’re still answering questions because I know you can’t read our minds, but we’ll try to be helpful and let you know if we’re finished. No, I think that also, at any time, if somebody feels they’re unclear about a motion, they are always welcome to ask for a clarification of the vote or the item that which they’re voting on, or the resolution or the positioning. Council Member, we have a couple of council members that are in queue still again, but Council Member Campbell, I think you pressed. Yeah, just really quickly, I was a little confused with Council Member Cox because my understanding is we have three basic types of motions. A basic motion to accept staff recommendation, and then we have a motion to amend, and then we have a motion to substitute. And from what this Rosenberg says is that a motion to amend seeks to retain the basic motion on the floor, but modify it in some way. A substitute motion seeks to throw out the basic motion on the floor and substitute a new and different motion for it. Those are the three basics. And then how we second it, it’ll handle the second is what the fuzzy part is for that. So if, for example, I say, I would like to make a motion to amend staff recommendation and add six carrots instead of five, and the first motion has already been seconded, do I need the approval of the seconder, if that’s a word to add the six carats, yes.

If you move to amend you need a second for that amendment to be effective. We do have a practice where it’s an informal practice, it’s common, although under formal robbers rules, it’s not acceptable. As a practice, we allow friendly amendments, meaning we allow a person to ask the moving party if they will accept an amendment, and that suffices if they nod yes. Then it becomes the motion on the floor. From a technical perspective, you actually need to move the amendment, and you need a second to the amendment for it to actually be effective, and you need to vote under technical terms. Okay, but you’re amending something that is already on the floor. Correct. You’re not substituting it. You’re not substituting that. So I’m still a little bit fuzzy on that.

I’m sorry. Because if the motion is already on the floor, and it has been seconded, and I say I’m the third person now, say, I would like to amend the motion. Can I do that? Another amendment to the amended motion? No, an amendment to the basic motion. So you made a basic motion. That’s the only way you can amend a motion, because you got to have a basic motion. You got to have a soar in place to make an amendment. So you got a basic motion so that’s first person made the motion. Second person seconded.

I came in, I’m the third person who wants to amend that basic motion. Do I need to get the first person who made the basic motion to agree with the amendment, or I can get a fourth person to just second it? Under the most strict version of the rule, if you’re actually following Roberts or Rosenberg’s rules, you actually need someone to vote. Friendly amendments are not acceptable. I see. Okay, then. And the same applies with the substitute motion. When you want to throw out what somebody the basic motion or the amended. Motion, a substitute motion. We have a practice that it’s always been formal, so anytime that it’s been employed here in Fremont, my observation is that a moving party has moved to substitute a motion.

There’s been a second. And if there’s a majority vote on the substitute motion, you do away with the original motion on the floor, and the substituted motion then becomes the one that was moved forward. Yeah, I know, I hear that, but I don’t get it in process. I don’t know if it’s three people or one person or two people who are doing this, because you start with your basic motion, and then you have to substitute it or amend it. So my question is, you start with your basic motion. Do you have to have a second for that basic motion? Yes. Okay. But then the third person comes in and says, oh, I want to amend it or substitute it. You would have to say amend or substitute because they’re distinct motions with distinct procedures.

Right, but a person could attempt to amend a motion an original motion that’s on the floor, and it could be successful. If you have a second to that motion and then a majority vote, okay. Then the original motion would be amended. The difference between the substitute motion is if someone moves to substitute a motion, and you have a second, and then you have a majority vote on that, the original motion could have been completely different from the substitute motion, and the substitute motion takes precedent. It’s not an amended version of the original motion. It’s a whole motion completely distinct from the original. No, I get that. I really understand the difference between all three, but what I don’t understand is the process or the steps. That’s what a little confusing to me, because I don’t know if you definitely need to have a second. If you make a basic motion.

If I say, I make a motion to eat six carrots today, and nobody seconds it, but then somebody says, Well, I want to substitute that, and I want to make it ten carrots, one. Thing that might be helpful here is to discuss order of precedent. That’s what I don’t get. That’s what you’re getting at. Yeah. If you look at the chart that’s part of your packet, the motions are described in actual order of precedent. So that’s why they’re the same both under Fremont City Council Handbook rules and under Rosenberg’s rules, because they actually have the same order of precedent. So, for example, a motion to adjourn takes precedent over a motion to amend, which is way farther down in the chart. So it’s order priority. So, for example, in your hypothetical, where you’re discussing a substitute motion and a motion to amend, you can see that the substitute motion sits above the motion to amend, because anytime it’s on the floor, it takes precedent over the motion to amend.

So that is your procedure, okay? And if you’re wondering how to present it, it tells you this chart also tells you, do you need a second on that motion? Is that motion debatable? Is that motion amenable and what’s the vote needed for that particular motion? So basically, you’d walk down the line, and then you’d go to the right on any motion to see how it’s done. I think that’s what you may be referring to. Got it. Thank you. Next is Council Member Salvin. Thank you, Madam Mayor.

So I don’t want to belabor this point and kind of want to get this wrapped up, but I guess this is important. So at least in the time I’ve been on planning commission and city council, we’ve allowed people to withdraw a motion just because some people don’t want to be associated with that motion that they made or they want to move on. I personally like the idea if one wants to withdraw a motion, they can, and then the second of the motion can make that motion again, say, I would like to make that motion, and then somebody else can second it, and then you can vote on it. That’s at least been the precedent. I know in practice, that’s what we’ve been doing, but I know in the handbook, I guess nobody’s following it. And as far as I think the discussion that you had council Member Campbell yeah. So basically, if the third person wants to amend the first motion, it’s up to the maker of the motion to say, yes, I accept it or I reject it. If the third person wants to make a motion, then that would be considered a substitute motion. Then they would need a second, and then that would take priority over the original motion. I just want to throw that in there, and hopefully we can get this wrapped up at some point.

Thank you. Thank you. That’s what I was going to say. It sounds like a motion to accept. Okay, council Member Campbell, you are again on the list. Okay, then. Council Member Shao and then with a motion, I’d like to call a vote, actually. I would just like to make a comment. I’ve been enjoying our practice of separating the questions from comments. And then typically, the agenda may be introduced by the staff, and then the questions raised by the city council members will be entertained, and then will be public speakers.

And then after that, the floor is given back to the city council members for comments or debates. And when all the debates exhaust, then a mayor or the person who chairs the meeting would say, may I entertain a motion? And then may I have a second? So to me, that order is really making the whole record very clear. After all, who makes the motion? Who seconded? It doesn’t mean anything. No, it’s not like when we are shotgunning our seats, like, I call the seat, I get the seat, I get to make the motion. So since I made the motion, so politically, I can brag, like, oh, look, in the history of Fremont, I am the person who makes this motion on this historic agenda item. No, it doesn’t mean anything.

So I believe in order to follow the order, let’s just give everybody the chance to debate. When everybody is running out of things to say, then it’s a sign that everyone is ready. Otherwise, then you make a motion, and maybe the motion doesn’t have anyone to second. Or even it’s seconded, then comes with the amended motion, substitute motion, and it’s a waste of time. So I believe in the past, our common practice of past practice is very useful. Yes. That’s all I want to comment. So, speaking of which, I was going to say I appreciate the comment. I think it is sometimes seem I think one of the speakers mentioned seemed like it’s not a shot clock, and we have a deadline as to who’s the first to make the motion, because, honestly, anything that happens on this council, it requires the majority. So I thank all of you in terms of collectively making those decisions, in terms of accepting or rejecting.

And speaking of which, I’d like to call the motion. So if somebody would make the motion, please to adopt the resolution or to not adopt, but motion to accept. Thanks. Okay. Motioned by Council Member Campbell and seconded by Council member Shao to adopt a resolution amending the city council handbook. If I may just I just want to highlight that that motion will include two changes to Rosenberg’s Rules of orders. Number one, it’s the one that Council Member Shao just reflected, which is that council will engage in discussion before a motion hits the floor. That’s your current practice. We’re keeping that in the Handbook. The second is that, as written, the Handbook retains your rule that a motion withdrawal requires the seconding party to consent to the withdrawal before that happens.

Is that what you want, Council member Campbell, so that the motion maker cannot withdraw without the second? Do you want that? I thought was one of the things that you wanted to change so the maker of the motion could withdraw it on their own. But isn’t that the Rosenberg? Is that the maker of the motion can withdraw it on their own without the consent of the second? Yes. Thank you. Yes. That is Rosenberg’s rules. In the redline version, I maintained the current handbook language that requires a seconding party to consent to the withdrawal.

So if you were to desire for Rosenberg’s Rules to apply that only the moving party has to withdraw, I’ll make that one change. You want the Rosenberg. Okay. I’m hearing a nod from the council. They want the Rosenberg. So let’s put version of it. Yes. And I think the other clarification is about when you need to second. I’m still a little confused by that because Rosenberg said you don’t necessarily have to do it. It’s recommended, and it should be proper procedure to do it.

Before you continue on procedurally or continue on with the discussion, I would like to see if the council is open to allowing in my motion to say we need to have a second before we can move on. If there’s a motion on the floor so you can’t shut somebody down. The way that I’ve drafted the language includes reflects current council practice on how debate happens. So right now, Rosenberg’s Rules leaves it in the air. You can have a motion, then debate. You could have a motion in the second, then debate. I incorporated what you currently do, which is to say you’re allowed to have discussion and debate before a motion hits the floor. That way, in this circumstance, by the time the motion hits the floor, you have a second in the vote. Okay, cool. I’d like that too, because I don’t like to necessarily rush to make a motion so that somebody can second it so we don’t have a chance to discuss, because it’s good to hear what your fellow council members have to say about a particular issue.

So I really like that that way. And I think that was Council Member Saw juan, you said the same thing. Yes, and I just want to clarify that council Member Shao, since you are seconding that you agree to this, I. Was going to say that I would agree with the clarified motion, and I will still keep my second. Okay. I was going to call a vote, but there’s a request from Council Member Salman to clarify again. Okay, well, since we have the rule that you can’t speak after the motion, so I thought I’ll just say it now. So it’s up to the motion maker to be clear in what the motion is, and it’s up to each council member to make sure they understand that they understand what they’re voting on. Yes. If at any point any council member feels like they don’t understand what the motion is, then they should ask for the clarification prior to the vote.

I just want to clarify that. Correct. So the recommendation that we have before us from from our legal counsel is to accept the Rosenberg rules as the procedural rule by which the council will follow. We would also make sure that I’m saying this right. Raphael, help me out. Sure, I can help. Okay. I understand the motion to be that you’re moving forward staff’s recommendation with two observations. Number one, council will now change its procedure for withdrawal of a motion to accept, a process where the moving party can withdraw a motion on that person’s own. And number two, once public comment concludes on an item, council can have discussion and debate before a motion hits the floor.

Yes, sorry, that’s my understanding of my motion. And Council Member, shall you agree with that? Again, I second that. Okay, thank you. Okay, so we have a motion to second. Please vote. I’m calling the vote. Thank you. And so the motion carries unanimously. Thank you.

Next, I was going to ask for any report on committee assignments. Council Member shall is that for committee assignments? Oh, is that just from before? From before. Okay, so I know that we are returning to in person or back to our committee meetings, and I just wanted to say that some of us, I think, will be going to the League of California Cities, and hopefully we can report out from that. And other than that, thank you for all who are serving on the oh, Council Member Cox or Vice Mayor Cox. Did you just push? Yeah, I did want to mention two things before we close out. One is I wanted to thank our Fremont Fire Department for conducting the Day of remembrance. And in addition, with our Fremont Fire Police Chief Sean Washington, and, of course, our Fire Chief, Zariah Diaz, conducted it with the entire Fremont department.

But in conjunction, also with Captain. Nelson was also there. But I just wanted to say I appreciate it that there was a lot of some activity on the street there that people were very receptive on the Day of remembrance on 911 that took place at 06:45 a.m another part that I did want to give a special shout out, and that is to our very own Director of Human Services, Suzanne Schenfield. And she was honored, actually, by the Muslim community and also, in addition. Was. Present at the Afghan coalition and just had wanted to mention that as the community’s outpouring of support there and thanking the entire city of Fremont team for their efforts, So I just wanted to mention that. Okay, well, real quickly. I also will share out real quickly. As serving on Alameda County Transportation Commission, I had the pleasure and opportunity to present a discussion. I know our planners were there too, at the American Planners Association to talk about Vision Zero and the opportunity to look at how we are holistically implementing that as a city and then as part of economic development and being as part of the Alameda County Mayors.

I did have a chance yesterday also to meet with the Prime Minister of Vietnam. And so he was talking about some trade opportunities. And I also look forward to all of us participating in, like I said, again, the League of California Cities, and I think hopefully we’ll get some feedback from that that’s productive in terms of sharing of best practices. Council Member Cassin Hi, sorry to keep harping on this, but I do just want to remind Vice Mayor Cox that we did agree that the comments at the end of the meeting are the agenda item is report on committee assignments. I know there’s so much that we’d like to talk about at the end of the meeting, but I hope we can try to we really did discuss that and agreed that that’s what this time at the end of the meeting was for. So thank you. Thank you. In closing, I just wanted to ask if we could pause for a moment of silence again, because there have been, unfortunately, more tragedies this last couple of weeks. And in particular, I also wanted to note that we’ve lost a member of the community. And so I just wanted to note that it’s unfortunate, it’s in Seattle, and I think some of you had a chance to opportunity to attend the vigil.

So I would just ask that we close in a moment of silence because there have been just, unfortunately, so many tragedies this past couple weeks. Thank you. And so I appreciate all the council members support the staff in particular, and focus on being able to deliver the resources and programs that we need. So, blessings to all. And again, thank you for all who joined today for the Muslim Heritage Recognition Month and for the Hispanic Heritage Month.