Hayward City Council Meeting April 15, 2025

I don’t know why I bring this. I never look at it. Oh, I guess I need it for the Recording in progress. Progress. Good evening, everybody. Good evening, everybody. Wanna welcome and good evening to you too. I wanted to welcome everyone, to a special joint, meeting of the city council and Hayward redevelopment successor agency board. Today is 04/15/2025. I like to call a meeting to order.

And if I could ask, council member Bonilla to lead us in the pledge of allegiance. Absolutely. Please stand if you’re able. Thank you. Madam city clerk, if you can please take the role. Yes. Thank you very much, mister mayor. Good evening. Council member Andrews? Present.

Council member Bonilla junior? Present. Council member Goldstein? Present. Council member Roach? I understand she’s running a few minutes late. Council member Syrup. Present. Council member Sir Menon. Present.

Mayor Salinas. Present. Thank you. Moving on to we have a special presentation, this evening. This is annual National Public Safety Telecommunications Week. And, I know we have the police chief here. Do we have anyone else from the dispatch dispatcher? Dispatch is here. Thank you. Let’s give our dispatcher a big round of applause, you know.

Thank you. If I can have Councilmember Bonilla hold that up. And then, I’ll read the proclamation and then we’ll take a picture up here. And then, if you have a few a few words, you can always deliver those if you want. Okay. Proclamation. Whereas, emergencies that require police, fire, or emergency medical services can occur anytime. And whereas, when an emergency immediate response of police officers, firefighters, and paramedics is critical to the protection of life preservation life and preservation of property. And whereas the safety of our police officers and firefighters is dependent upon the quality and accuracy of information obtained from residents who telephone the 911 communication center. And whereas public safety telecommunicators are the first and most critical contacts our residents have with emergency services in times of distress.

And whereas public safety telecommunicators provide information to and ensure the safety of our police officers and firefighters by monitoring their activities by radio. Whereas the members of the Hayward, where whereas the members of the Hayward 9 1 1 communication center have contributed substantially to the apprehension of criminals, suppression of fires, and treatment of patients. And whereas each dispatcher has exhibited compassion, understanding, and professionalism during the performance of their jobs. And whereas the, whereas the city of Hayward, OSE, you debt a gratitude to the dedicated men and women of the Hayward Police Department 9 1 1 communication center who dedicate their lives to answering calls from residents experiencing intense personal crises and during community wide disasters and who serve as the main points of contact for those persons seeking relief during an emergency. Now, therefore, I, Mark Salinas, mayor of the city of Hayward, do hereby proclaim the week of April 13 to the nineteenth 20 25 as National Public Safety Communications Week. Ladies and gentlemen, let’s give our dispatchers a great big round of applause. This is where we, we we break Instagram right here. Yep. It’s gonna turn fire. There you go.

You hold it. Okay. Oh, yeah. She’s coming. Yeah. There you go. Perfect. Perfect Thank you. Perfect. Thank you.

If you wanted, you can say a few words. Mister mayor, council, thank you very much. This is an honor to be here. I just wanna recognize our emergency dispatch center. We have the best of the best. 247, our team is on duty here to help the citizens of Hayward when they have an emergency or a bridal, And I’m very proud of our team and, the amazing work that they do every single day, and you should all be proud too. So thank you very much for this honor. Thank you. Also, I wanted to, I wanted to acknowledge, a special student today. Her name is Giselle, Sanchez, who is an intern for the city clerk’s office, and she’s from the rising leaders program.

Where’s where’s Giselle at? Is she here? Thank you very much, mister mayor. She’s actually on her way here. Oh, she’s Because she can’t find parking. So Oh, she’s parking. Okay. Good. That’s you. Alright.

Well, she comes from the rising leaders program. And, when, when she comes into the room I’ll do this whole whole bit all over again to make sure she hears it. But she’s, you know, she’s a young student who’s, trying to, get her way into local government. And so, it’s always good to see students, starting young and, early. So good. Save your applause. We’ll applause her when she gets in. Okay. Let’s see. Next is public comment.

Next is public comment, and this is reserved for people who would like to make a comment on something on the agenda or not on the agenda. I do have 1, 2, 3, 4. I have 6 comment cards, and let me see if there’s anybody online. Okay. I will start with lehi me start with online. Is it Ariana Castellanos? Hi. Is this the time to comment on the consent or anything on the agenda? If if it is something on the consent calendar, I will, ask for public comment on on the consent calendar when that comes. So if you wanna wait, you can wait.

I’m hoping to comment on something on the work session agenda. Should I wait or Yes. To comment now? Yes. Why don’t you wait and then I’ll, I’ll I’ll call back and I’ll be Okay. No worries. Thanks. Just checking. Yeah. Absolutely.

Okay. Okay. Next speaker is, Elizabeth Lisonbee. Welcome. Thank you. It’s interesting being on this side. Good evening, mayor and council members and city manager Alvarez. I’m Elizabeth Blanton. As most of you know, I’m a senior planner here in the development services department. I wanted to come to public comment tonight to tell you that I’ve been with the city for almost 7 years now, and I’ve really enjoyed my time working here.

A major reason for that is that I’ve always felt that the city has valued me not only for the services that I provide for our community, but also as a whole person with a life and responsibilities outside of my job. Specifically, this was demonstrated when following the COVID pandemic, when it was time for our temporary work, flexibility to end. The city progressively decided to establish a permanent hybrid work policy with options for remote work. In the development services department, where I work, many of us were able to benefit from this hybrid work schedule, and this has led to better work life balance. It’s boosted our employee morale. And while still allowing us to fully cover our permit center, our general inquiry boxes, and our e permits portal, which is open 24 7. For me personally, I being able to work from home for part of the week has cut my commute time. I live in Richmond, so that’s 10 plus hours a week if I was coming in every day, down to 4 to 6 depending on the week. It’s also allowed me to use my lunch break to walk my dog or handle chores at home, things that would normally fall to a weekend activity. So then when I am here, I can be fully a weekend activity.

So then when I am here, I can be fully rested, present, and able to serve our community. So as a as a result, I was disheartened to receive an email from the city manager yesterday directing all staff, to come back into the office full time. The decision was made without consulting staff. And from the email that was sent, it’s unclear why this significant policy change is necessary, and moreover, why a 1 size fits all approach is appropriate. Hayward’s decision to entirely eliminate remote work also goes beyond what many other Alameda County jurisdictions are doing and even what beyond what the state is requiring. So, doctor Alvarez, you’ve told us on numerous occasions that you are driven by data and that you welcome feedback and collaboration. Staff would be happy to provide you with data demonstrating our effectiveness in serving the community when working from home. We also would be happy to partner with you to identify areas where we could improve our service, and develop tailored strategies for doing so. But in order to do that, we need to be invited to the table. We all have a shared goal here to provide the Hayward community with the best service possible, and there’s no reason why this needs to be at odds with the city allowing for work life balance for its employees.

So thank you. I appreciate the opportunity to speak today. Thank you. And and I have to apologize if I’m looking down, it’s because I’m I’m taking notes. So, please. Next speaker is, Rick Rivera. Good evening, Mayor, city council, city manager Alvarez. Thank you very much for the opportunity to be here this evening. First, I wanted to make a quick announcement that, beginning on May 12, the Hayward operated paratransit program will be doing a soft launch for our wheelchair accessible vehicle, service as well as our companion ride service for people who need help getting to and from their home. This is a service funded entirely by Measure BD, which was approved by Alameda County voters in 2014.

So I would like to thank all of you, as well as the entire Hayward community for making it possible, to provide this service to our older adults and people with disabilities. My name is Rick Rivera. I am a analyst with the community services division. I would also like to take a moment to address data. This is what I do. I’m an analyst. I I analyze. Despite the ongoing debate regarding the end of hybrid and remote work, there is remarkably little hard data. Our very little does not mean none. In issue 630 of the peer reviewed journal Nature, published on 06/12/2024, Nicholas Bloom of Stanford University, Robing Han of the Chinese University of Hong Kong, and James Liang of Peking University published the results of a 6 month randomized control trial of 1,612 employees at a firm with a market cap of 20,000,000,000.

Randomized controlled trials, as you know, are the gold standard, of experimentation and very rare in the social sciences. I would like to share these results with the council. The experimental group, which was provided a hybrid work schedule, experienced the following. A 33% reduction in overall attrition, a 40% reduction in attrition for non management employees. The non management employees were a sample size of 1,217, by the way. A 52% reduction in quit rates for employees with a 45 minute or longer commute each way, a 54% reduction in attrition for female employees. And while I do not have hard data on this, having been at city hall for nearly 6 years, I can say that that does represent a significant portion of those of us who are here working. The data showed no significant difference in productivity between the control group and the experimental group. The data found a statistically significant improvement in manager perception of hybrid work, for a largely negative prior perception, to the experiment. Now, I did find 1 benefit to, all, work in office.

In a survey of 1,500 CEOs, 20 5 percent did say that they would be utilizing that to reduce their overall, personnel costs, by motivating attrition. Thank you very much for your time, and have a good evening. Thank you. Next speaker is, and forgive me if I mispronounce this. Is it Cal, Kowalski? That was fine, Mr. Mayor. I only see you walking in on a City Hall. Good evening, Mr. Mayor, members of the council, and my colleagues, up on the Fourth Floor Of City Hall.

I’ve worked as a planner for various cities for my entire career. It’s 25 years now, and I’ve never had to stand before a council in this type of situation before. It’s unfortunate, but I felt strongly, I feel strongly enough about it that I felt like I needed to say a few things tonight. As civil servants, it’s our job to provide our customers with the information they’re looking for, to answer their questions, and to get them on their way. That’s the most important thing, not making sure there’s a **** in every chair, in every cubicle at city hall, 5 days a week, 8 hours a day. I don’t disagree that city hall should be open 5 days a week to the public, and that every department should have representatives there to assist customers who do take the time to come in. That’s how a good government agency is supposed to operate. But it’s simply not necessary to have every single employee be at city hall every day. We’ve proven that over the last 5 years. Let each department come up with its own plan to make sure it has some people here every day.

Don’t just take a heavy handed approach and apply a new, and what’s going to be a highly unpopular blanket policy across the entire organization. If the public is complaining about customer service, if the city’s residents, business owners, and development community are telling you all that they’re not getting good customer service from us, then that’s a different story. And if they’re complaining about 1 or 2 departments here at city hall in particular, then those departments need to be held accountable and come up with a solution to make those complaints stop. But if, but if it is just 1 or 2 departments, then don’t punish every other department for their poor performance. If you do, and you force these new workplace rules upon us that are being discussed, there will be many disgruntled employees in those cubicles at City Hall, and some of of them will no doubt leave the first chance they get. And that’s only going to hurt the city and have a negative impact on the level of customer service that we’re able to provide. Happy employees, I’ll end this, I’ll end with this, happy employees typically make for good employees and vice versa. And that’s all I wanted to say tonight, so thank you for your time. Thank you. Next speaker is, and thank you for helping me pronounce it.

Is it Sa Chico? Yeah. Riddle. Thank you for that. If you can hit the button on the microphone, we can so we can hear you. Thank you. Is that better? That’s it. Good evening, Mayor Salinas, council members, and city staff members. Thank you for your time and your service to our community.

My name is Sachiko Riddle, and I’m an assistant planner in the development services department. Back there is my husband and my 1 and a half year old son, Cyrus. We were lucky that tonight’s meeting was at 05:30 because it gave them enough time to be here before his 7PM bedtime. On the days that I commute into the office, I get an hour and a half with him in the evening. That’s why I have an adjusted schedule to take a shorter lunch, so I can leave a little bit earlier. My manager, Jeremy, supported that because he understood how important even that small window of time is. I’m so grateful he took my situation into consideration. So grateful he took my situation into consideration. The flexibility, along with the option to work from home a couple days a week, is what made it possible for me to accept this position. I took a pay cut to join the city of Hayward because I believe in the mission and because I knew I could make it work for my family.

It made Hayward stand out as an employer of choice. Working remotely a few days a week doesn’t make me less committed. It makes this work sustainable. It’s what allows me to show up fully, not just as a mother, but as a dedicated employee. I love my job. I enjoy being in the office the 3 days a week that I’m here. I take pride in providing excellent customer service, growing in my role, and contributing to the future of this city. The option to work from home doesn’t take away from that. It helps make it possible. On remote days, I can take Cyrus to the park after work.

We can eat dinner together as a family. I can show up for my nephew’s baseball games and support my parents. I get to be the planner I want to be and the mother, wife, daughter, sister, aunt, and friend I want to be. But if work life balance is taken away and I’m forced to choose where to devote my energy, I will always choose my family. I understand doctor Alvarez and some council members have had some concerns about service levels. If there are areas for improvement, I believe that there is a thoughtful and collaborative way to address them. That begins with open communication, clearly identifying concerns, and giving departments the opportunity to respond with solutions. Unfortunately, many of us have felt left out of that conversation. Instead of being engaged as partners, it has often felt that decisions are being made about us and not with us. I’m here because I care deeply about this work.

If it were just a job, I would find another 1. But I believe in what we do, from helping someone navigate ADU development standards to shaping policies that make Hayward more accessible and business friendly. A call to service should not be a call to sacrifice. We deserve the work life balance that allows us to continue showing up, not just today, but for the entirety of our careers. At the March 20 all staff meeting, doctor Alvarez said that she is our champion, not for us as individuals, but for the service we provide. I am asking you to be our champion as individuals because we are the service. The 2 cannot be separated thank you so much for your time thank you our next speaker is, Colin Patterson? Can you hear me? Yep. Great.

Good Evening, mister mayor, council members, city staff. My name is Colin Patterson and I work in the transportation division of public works as a associate transportation planner and I’m here tonight to speak on the recent decision to eliminate our hybrid work schedule and require all staff to return to the office 5 days a week. Now I might not have the data that Rick had or the experience that Steve had here at the city, but I’ve been here for almost a year and a half and I’d like to say that 1 of the reasons I did want to come on was I really appreciated the option of a hybrid work schedule and being able to just just have a little bit more flexibility in my life. This change will have a significant negative impact on our work life balance, mental health, and overall well-being. I have nearly a hour long commute each way, and this adds stress, reduces my productivity, and cuts deeply into the time I have outside of work to take care of my physical and mental health. Outside of my professional role here at the city, I’m also a professional cyclist. Having the ability to, have flexible work from home has allowed me to train consistently, stay healthy, and maintain the energy I bring into my job. Losing that flexibility makes it much harder to pursue something that’s incredibly meaningful to me. Something that helps me show up as my best self for this organization and for the community we serve. More broadly, the shift moves us backwards.

We’re in a competitive job market and in bridal in office requirements makes the city a less attractive employer, especially to candidates who value flexibility and balance. I want to acknowledge that not all positions here at the city have the option to work remotely to the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the the was disappointing to learn about this decision without any input from without any input from staff. I urge the city to reconsider this decision and engage staff in a conversation about what a sustainable, effective, effective hybrid work policy could look like. Thank you. Thank you. And, last but not least, Miss Leah Schmidt. The closer. Thank you so much. Good evening, Mayor Salinas, members of the city council. Like Elizabeth, it’s so strange to just this is what it feels like.

Good evening, staff. Thank you for being here, everybody. I’m here also to provide my perspective on the blanket elimination of the hybrid work policy that city employees received earlier this week. This year or actually end of 20 14, I was celebrated by tenth year with the city of Hayward. I knew many of you when you were on the planning commission. I remember when some of you were elected to the city council. Zirmana, you’ve been here the whole time. I remember when Fran David was the city manager. I remember when David Risk was the development services director. In fact, Sarah Bowser, who’s now the development services director, and I are the only 2 that are remaining from planning from that time.

What I’m trying to say is I’ve seen countless staff come and go. And I helped build the incredibly efficient, creative, responsive planning team, that develops development applications and stands in front of you and answers questions at the Permit Center and via email and calls every single day. I have a few concerns about this blanket policy that was instituted without any input or nuance and which is not accompanied by any specific goals related to enhancing services. Rather, the solution that everyone be in the office 5 days a week with no exception and no allowances for remote work under any circumstances appears to be an ideological solution in search of a problem. It would be much more helpful for directors and managers who are hired for their expertise, their leadership, their technical expertise in their areas to be given goals and then allowed to meet those goals in any way they see fit. Further, this policy will not enhance collaboration any more than the technological tools that the city has invested in tremendously over the past 5 years, with no distance whatsoever. Last Friday, I spent much of the day messaging, meeting on teams and working on a SharePoint document with the city attorney’s office for a completely different department. Weekly, I attend meetings with almost every member of the public works engineering utilities, surveyor’s office and the landscape architects to look at plans on from our e permit site, do dimensions on Bluebeam, back check those dimensions and those, facts on the ground using Google Earth. Technology and relationships will lead to collaboration. It’s not a blanket policy about people having face to face or being in a certain spot on a daily basis.

Finally, I wanna end on a personal note. I had my kids 20 years ago. Okay? And I felt like I was sick for about 10 years straight, and they were sick. And I used up all my time, and I had no sick time, and I had no ability to work from home. These technologies did not exist when I had young children. But my colleague, Sacheco, has young children now, and these technologies do exist. And there’s no reason why somebody can’t work from home when they have kids that are in front of a television or sleeping that work in the evening. And with that, I don’t wanna I don’t wanna take too much time, but I do wanna say that there’s no reason that we should move backwards. We should be moving forwards.

And thank you so much. Wanted to thank you. And also, madam city clerk, I wanted to acknowledge that council Mayor Pro Tem Roach is in the building. It’s okay. And then you had another I believe there’s 1 more comment online. And there is, yes. Mister Calvin Wong. Yes. Hi, my name is Calvin Wong. I just, just lisonbee from the public comments.

I found out that Hayward is instituting a return to office policy and I just want to make a brief comment. I’m currently a California state employee whose office is out of Sacramento. And so imagine me having to make that commute every single day. Now that is very likely a reality for me because of governor Newsom’s return to office order. And that’s created a lot of uncertainty for myself and my coworkers. And And so when I hear that the city is turning back on its hybrid work policy, I really do feel for you because I’m going through the same exact thing. So I just wanna urge that the city not get rid of its hybrid work policy and demonstrate itself as a pro worker policy leading in the championing of hybrid work in a state that seems to really be forsaking it. That’s all. Thank you. Thank you.

As all of you know, we cannot speak and comment from from up here. But I did wanna, close public comment with these 2 comments. I have been trying as hard as I can to keep up with the emails that I’ve been receiving, and I know we’ve all been receiving emails up here. And I have essentially been promising 2 things. 1, to listen. We’re listening. And, I know we’re all reading your emails and, and we’re certainly talking about this. So, I’ll, on behalf of my colleagues, I will make that promise to you. Secondly, I will also promise that, we will work with you. We will continue to work with the city manager, and, whatever we do, we absolutely want to make sure it’s done collaboratively.

We absolutely wanna make sure that whatever we come up with, it’s done together. You know, I we all know that we’re all committed to this process. We’re all committed to the city. And so I really wanted to thank all of you for coming this evening, and invoicing, your perspective. But we’re listening, and I appreciate you coming out. But what I wanted to do, I wanted to turn to the city manager and see if she had a comment. Yes. Thank you, mister mayor. I as well would like to acknowledge that I’ve listened carefully to the issues and concerns that were raised here at, as part of the public comment. And I recognize this is a transit that this transition is challenging, and it and it affects people very deeply and in different ways.

And I also want to know and I also want you to know that I’ve heard them. But it’s also true that this operational shift is not just not about undoing what’s worked or correcting what may be wrong. It’s about strengthening connections, collaboration, and our ability to serve the public with excellence. And I will continue to extend myself in support of a respectful and thoughtful return while ensuring that the city remains well positioned to meet our community’s evolving needs. And we will do our best to be in constant communication with our employees. And my door remains open to listen and engage. Thank you. Thank you. And, before I move on, from public comment, I wanted to, take this, time, to acknowledge, we do have an intern working with us. She’s working in the, city clerk’s office.

Her name is, Giselle Sanchez. Giselle. And, let’s give Giselle a big round of applause. Giselle comes to us, from the raising rising leaders program. We have been working with this program for a very long time and I know our city clerk has been working with interns from the program. These students are incredible students, they’re outstanding students, and, they are getting the experience, as much experience as possible to work in local government. So, we look forward to you, joining, not us, maybe us or another city, but, hopefully, your career is certainly bright. So, thank you very much for being here tonight. Yeah. Okay.

Thank you. Thank you. Okay. I will move on. To the consent calendar. And, I do know that, there was a call that wanted to make a a public comment on on consent. So if that person can queue up, but before I call on that individual, I will entertain, a motion or a comment. I’ll move the items. I’ll second. Moved by council member Andrews, seconded by council member or mayor Pro Tem Roach.

And but what I want to do first is I wanted to open up to public comment. And I know that, TJ from, Hayward Concerned Citizens. Hi. Yeah. I I just wanted to speak on, item number 6 on the consent calendar. Of course. Can you hear me? Yes. Okay. Will do.

Good evening, council. This is TJ speaking on behalf of Hayward Concerned Citizens. I’d like to acknowledge the city’s efforts so far on initiating the eventuality of a new police department or public safety center since measure K1 got approved by Hayward voters. The staff report clearly underscores why the time is now for a new state of the art building for all of the reasons listed in the report. When the initial needs assessment was completed back in 2016, just a couple of years after Measure C was first passed, the feedback was that based on operational needs and in comparison to similar cities, the new building should ideally be 68,000 square feet. The current building as it stands now is around 41,000 square feet. And it was projected that by the year 02/1940, the building would need to be 98,000 square feet to accommodate evolving department needs. And this estimate did not include, the animal shelter at that time. I’d also like to advocate with other HCC members that the public safety center be built on the 15 25 West Wynton Avenue site because it’s a larger and a more open space, and it would foster even greater collaboration with the fire training center that’s already there. And I’d be remiss if I didn’t mention on behalf of all the supporters of Hayward Bridal Shelter that the Winton Avenue site would be ideal for the expansion that they have long deserved.

So thank you again for moving this item forward. I’m very excited for the good this will bring to our city, and I hope we will hear of a location and plan for groundbreaking in the near future. Okay, thank you. And, if I recall correctly, I think it was, Ariana Castananos. She doesn’t have her hand up, but The work session. Oh, the work okay. Yeah. That’s right. Okay. Okay.

So, seeing no more, I will close publiccom or close public comment, return to the dais, and I know, it was moved by council member Andrews and seconded by council or Mayor Pro Tem Roach. If there are no further questions or comments, and if there are no objections, the consent calendar will unanimously pass. Thank you. And I believe at this point, we’re gonna take a 10 minute break. I I It’s up to you guys. I think it’s If you would like to take a break to have dinner, great. Yeah. Okay. We’re gonna take a 15 minute break. Stay tuned.

Okay. Miriam, I can put a slide up right now to the for the audience after that. Thank you. Okay. So let’s take a 15 minute break. We have dinner for the executive team and staff. You wanna come and join? Yes. Please. Alex, you’re welcome to sit up.

Madam city clerk, when, when council member Bonilla and mayor pro tem Roach, when they, come back in, I’ll start. Madam city clerk, you should send, miss Sanchez in there to wrangle the council members out here. That’s your that’s your initiation. Okay. Welcome back. I wanted to apologize. We went over a little bit, but we were in the back, having a, a light snack. So, I want to welcome everybody back. It is, and, I, I’m following the agenda. Our next item item is our work session.

Item number 10 is the Hayward’s strategic roadmap work session part 2. And, I’m gonna pass this over to our city manager. And the city manager, has given me permission to now I am, no longer the chair. I just sit and participate. So, madam city manager. Thank you so much, Mr. Mayor, members of the city council. It’s a pleasure to introduce the today’s planning session, and I want to recognize that we’re being joined tonight by members of the executive team, who the entire executive team is here. And also we have our deputy director for finance, Christina Crosby, as well as Amy Colblum, who is our community services director, and, deputy fire chief, Ryan Henry, and certainly our Christina Morales with our housing, deputy development director services. Deputy director of developmental services.

The entire team is here in support, of you to engage in a thoughtful discussion to understand your priorities and your interests and to engage in that, or continue with the strategic planning session, we’re going to frame today’s exercise by giving you an update on the fiscal state of the city that also includes the latest information as, on measure c k 1. And, also, we will take some, facilitated conversation on reviewing our metrics for impact because it’s a new, addition to the strategic planning session because we wanna make sure that we’re measuring, the things that are important to you if in fact we’re looking for very specific impacts on the proposed projects. There will be an opportunity for staff to present to you as a focus topic, the HEART program, which was a an initiative or of prior years in understanding the lessons that we have learned and where and the proposed a preview of the staff’s proposal as we embark in the, fiscal year 20 25, 26, planning process budget planning process. And then we are going to get down to working. We will be asking you to engage in this wall of papers, in a ranking exercise that will be led by, Mary Thomas, assistant to the city manager, who’s done a lot of work to, create the right experience to understand really what are your priorities, for the special project as well as for the metrics. And then we’ll have a very, brief conclusion and give continue crystallizing what is the pathway to get to a a document that will be ready for you to take action on at a future at a future city council meeting. So in closing, most importantly, just as a gentle reminder, tonight is about, to engage you in a thoughtful conversation with members of the executive team and staff who may be able to answer your questions and give you more information that you may need. We’re gonna be taking, diligent notes, but it we’re not taking any action tonight. We’re just simply looking for feedback. And with that, I would like to turn it over to assistant to the city manager, Mary Thomas, who has done tremendous amount of work to get us here tonight.

So Mary. Thank you. City manager Alrez. I’m putting the goals up, but, city manager just covered these. So I’m gonna quickly go to our next slide. Welcome. Thank you guys for joining for part 2. Thank you for taking the presurvey ahead of this. So as with past years, we ask you to take a presurvey. And, I will start by by saying we we can save some time tonight because all of you confirmed that the vision statement and priorities, that are in there are the ones that are right the right fit for Hayward, so we can skip those sections, this evening.

And I do also want to set the, set some context that we did here when the general plan, update came to you, last month that there is a desire to see, more stream sort of cross referencing and streamlining streamlining between various planning documents. So, tonight, we can just do a thumbs up, thumbs down. The, city manager Alvarez is seeking some, confirmation or just, asking, council if this is a priority for us to work on for the next 6 months, to make sure that we’re streamlining those documents. If so, we’ll we’ll we’ll keep working on that. And in addition, we definitely heard in the pre survey that, there’s some questions about past referrals. So we will we have started that work. We are collecting all of the past referrals for the last 3 years, and we will provide that in a memo, with the where those referrals are at and any action that was taken. So I will I’m gonna immediately just to set the context here. As you know, the strategic roadmap is directly tied to the budget and vice versa. So, I’ve been working, with Sharif to talk talk through what the May 13 work session will look like, but he’s gonna provide some context for you about the budget.

Good evening, mayor, council, and, city manager Alvarez and staff. I am Shree Fatman, your interim director of finance. And we thought it was important to obviously take a pause and talk about our projections for next year, what we’re looking at for the following year as obviously you start to frame your priorities and, talk about, what priorities will take precedence over others or what things may need to be deferred or, changed for the following year. We’ve had some individual meetings, with city manager Alvarez and you. This is the first time in public that we are talking about our projections, and we’ll go into detail, next month and in the coming months, obviously, regarding these projections. But we are projecting about a $218,000,000 general fund revenue. My focus has been on general fund. Obviously, we’re much larger than that with over $400,000,000 in total funds with general fund and our enterprise funds. The main focus is obviously the general fund as that does impact your reserve. It does impact many of your decisions moving forward, and that’s where you have your most discretion as counsel.

We do have reductions in total of about $8,000,000 projected for next year. That’s due to the ARPA funds that we knew were going away. There’s a change in sales tax, property transfer tax where we talk about less houses, being sold and transferred. That’s a projection for next year and some other reductions. The projected general fund expenses, you can see, obviously, is much higher than the 218,000,000. That’s $230,000,000 And that main increase is due to the salary and benefit commitments that were made last year. There are multiple MOUs that had come up, multiple adjustments and changes made to staffing. And obviously, when 80% of your budget is in staffing, that’s the proper place where things will increase, obviously. But that was to the tune of about $11,000,000 and that’s an ongoing, expense that the city must maintain to maintain those commitments moving forward. So with that I understand that there’s been discussion and projections that the projected deficit next year was around $6,000,000 There was some discussion it was 8 or $9,000,000 at some point when we looked at it.

Last we looked at it last, myself and staff and all of the department heads, we are looking at over a $12,000,000 deficit for next year. So that deficit is growing, it’s not shrinking. The more we look obviously the more things happen. And city manager Alvarez and I have been looking for a word to kind of describe, you know, the the budget moving forward. And we’re kind of putting out some words, but it’s it’s precarious because we don’t know. And so because we don’t know what’s happening at the federal level, because we don’t know some of the other impacts, this could completely change tomorrow based on decisions made, at the federal level in Washington DC or in other places or when it comes to funding or grant funding. And so, we’re trying to make our best guesstimate. And, obviously, when you have an organization this large, I as your finance director, when we talk about a projected deficit of $12,000,000 we’re so large, the deficit could be $5,000,000 it could be $8,000,000 it could be 15, but it’s not it’s not 0. And so this is not a balanced budget. It does not appear it will balance unless we make some changes.

And part of my recommendations in working with city manager Alvarez and working with the executive team is that we we need to make some corrective action in order that this deficit does not grow, obviously. And so this plays into the discussion tonight of what the priorities are. And my ask as the finance director is your priorities are your priorities as counsel and as staff. We just need to know that we can’t do it all based on the funding that we have and something I’d have to give. So if you have a a new priority for $500,000 what what may have to be given up on the $500,000 on the other side? And so, as we look to move forward, some of the things we’ve talked about are, we’ve added a fall revise. City manager Alvarez, certainly sees the need for a a fall revise where we can come back to council so we’re not waiting until midyear, which is usually in February or March. Because that ship is so large, we need to kinda correct that ship. And whether we make some small changes by fall or we have some larger changes, we certainly want the opportunity to come back and and make adjustments. Changes will take time.

You can’t solve a $12,000,000 deficit overnight. And I my message to the team, to staff, to everybody is that this is not an overnight decision. It will take multiple years to to right the ship and get us to a point where we have a balanced budget and we can, replenish some of our funds, replenish our reserve, and move forward. So this is not gonna be, there’s no quick solution. There’s no magic bullet, to solving this. And then I’ve always asked, and we’ve talked about a, measured and thoughtful approach that we take time to discuss these decisions and not the decisions are based on an actual dollar amount, but based on council priorities and community priorities. So rather than say, we need to lower the budget by $5,000,000 we are asking and we would much rather have you talk about what programs are we serving, what what are we doing for the community. And with that comes with a program, whether you continue or not continue or ramp it up or ramp it ramp it down as opposed to the dollar amount. And that’s coming from your director of finance. I don’t like decisions based on dollars.

We need to have it based on programs. And I know city manager Alvarez and executive team certainly support that, as we move forward. And then the last piece is, we all get comfortable with core services and priorities. Core service. And so I purposely had here redefine your core services to really look at, is this a core service for us? What are we doing moving forward? And what are our priorities? Because something would have to give obviously moving forward. As was prefaced by the council meeting we had a couple weeks ago when we talk about our priorities we can’t be everything to all people financially speaking and so what are our priorities as a city as opposed to the counties, the the states, the federal government? And certainly when you have a $12,000,000 deficit, those discussions will certainly need to be had.

So I will stop there. I’m basically kind of just setting the stage for tonight and moving forward. The state of the budget, as we mentioned before, it could be as dramatic or as simple as you want it to be. This is certainly solvable. This is not something that’s not solvable. It just will it will take time and take some, measured and thoughtful approaches to get there. So Thank you. Thank you, and, we’re all so and over here now, all the way over here we have, Director Mary is gonna speak to, some of our capital projects that also appear in the strategic roadmap, and specifically to measure CK1. Thanks. Thank you, Mary.

Good evening, Mr. Mayor, Council members. Let me first cover, Measure C, how much revenue we get and what the obligations, current obligations are. Measure C, as you know, was passed in 2014 As a 20 year measure in 2024, it was extended by measure K1 for another 20 years, meaning that it is in effect through 02/1954. That is 29 years, from now. So short of 30 years. The current revenue in ’20, 2526 is $22,900,000 It grows gradually over the years, but you have before you the mid year between now and 02/1954. That’s about $36,900,000 The operating expenses currently are about $8,000,000 the measure supports a number of staff, and that is the operating expense. The operating expense also are going to grow every year, you know, towards the end. There are current capital expenditures this year to the tune of $7,400,000 And there is also an existing debt service expenditure of $4,500,000 So that means that the cash available this year from measure C is only $2,800,000 There is a cumulative balance in measure C of about $10,500,000 That is going to grow, as you can see, over the years.

But, I will explain how this compares to the needs that we have right now. So next slide, please. So these cover the, projects that council has identified as priorities for measure C to be undertaken. The public safety center was, estimated a few years ago, 3 or 4 years ago, as costing up to $250,000,000 between $200 and $250,000,000 My estimate today is that with all the needs that, you know, there is, the estimate of $250,000,000 is more realistic. With that, and my own calculation based on a 30 year loan, the payment for that, if we borrow that money to construct the facility, would be about $16,200,000 a year. The, Corporation yard is in need of refurbishing and rehab. The cost has been estimated at $140,000,000 This is a cost estimate that I received only a couple of weeks ago from 1 of our, engineers, 1 of our consultants. The good thing is that the, Corporation yard is used, about 50% by enterprise funds, by water and sewer collection. So I have assumed that half of that cost is going to be borne by them, as opposed to measure C. The fund, the, payment for $70,000,000 in, bond financing for the facility would be $4,500,000 per year.

If you wanted to consider, Wicks Branch Library, my estimate is that the cost is going to be $50,000,000 for a 20,000 square foot facility based on that, and then the payment is going to be just over $3,000,000 a year. And then the STAC Center has some funding shortfall, as you know, dollars 25,000,000, the payment of 1,600,000.0. Fire Station 9, I have estimated it to cost $15,000,000 1 million dollars a year. And then we have a pavement, condition index that is 76 right now. It’s 1 of the best it has been in the past 15 years. A question that Council posed to me was what it takes to maintain this, PCI of 76. That would be $4,000,000 a year, and that’s what you see there. So the total, expenses, if I add them up, is about $480,000,000 with an annual payment of just over $30,000,000 a year. We don’t have, obviously, we don’t have that money. We have another $200,000,000 in unfunded projects that are not eligible for Measure C, so I did not mention them, here.

With the funding that, with the money that comes in right now in Measure C that I described in the previous slide, I’m assuming that if we can convince a bank or a financial agency that we are able to pay based on the midyear, midpoint, which is 18,000,000 we should be able to get a loan for about $200,000,000 So there is a shortfall here, dollars $290,000,000. So there’s a shortfall. We are not going to be able to do all of these projects. We can do the first 2, Or if you are lucky and we downsize some of these projects and find some other source of funding, maybe the top 3. I’ll be happy to answer any questions with that. And if I may, I would like to add that, I’m really, grateful to Director O’Meary because he has agreed to embark on leading the 3 largest capital projects in the City’s history at the same time, with his team, only so that we can capture the opportunity of of, lehi expensive projects. But we’re doing the wet the water waste treatment plan, the Public Safety Building, and the corporation yard. And perhaps if we have enough money, start on the Wicks branch library. All at the same time so that we can leverage the funding that we have. Okay.

Council member, or, council member Roach and then council member Andrews. Thank you, Doctor. Murray. It’s really great to see these slides all at once. Can you bring up the other 1, the the current revenues and obligations? Can well, I have it up, but can you bring that slide back? Oh, thank you. So based on your projections on the next slide with the, you know, the amount we’re gonna have to pay every year, does this contemplate those projects in here in your budget projections? Or this is this just current obligation? This is the current obligations and the revenues that are expected from measure c, measure k 1 Okay.

To come in. And then with the operating expenses, what does that entail for the operating expenses? A number of staff in different departments are, basically charging to measure C. And the positions were added because of measure C. That was approved under the initial approval of measure c. Okay. And those are the expenses. Okay. Okay. Thank you.

I think that’s all I have right now. I just wanted to understand the projection. Thank you. And just to be more specific, in terms of the operating expenses, there’s 23 full time equivalent positions. Out of those, 14 are with the fire department and 9 9 are with the maintenance services department. Excuse me? 23? 14 are with the police. Oh, 14. Yes.

14. 14 FTEs with Now ideally, in a perfect world, if we had a different economic outlook, I will be recommending that we start backing those out of measure c and putting them into the general fund. But I don’t think that will be feasible in the next couple of years. Thank thank you. So that’s so that’s a good question. So that was contemplated in the original measure measure c, sort of, case to the public, I guess. Right? And so but I guess now with continuing measure k 1, those presumably will continue in the None of those assumptions, as far as I know, changed during the approval of k 1. There were just some obligations related to doing some of the capital improvement, projects in addition to the existing obligations. Okay.

Alright. Thank you. Council member Andrews. Thank you. Thank you, everyone involved with doing the staff reports. They were very clear, and, thank you for all the documents that were submitted today. Just wanna acknowledge your efforts on that. I saw on the list, for invest in infrastructure, La Vista Park, and then you have this this set. Do we have an a dollar amount for La Vista Park that is remaining? I’m I’m losing track of the amount that was discussed for La Vista.

So La Vista Park is currently in the bid process. Okay. The bids are expected next week. There is enough funding, in, the current project Okay. To, support that project Okay. Great. If the bids come in at or slightly over the engineer’s estimate. Okay. Got it. I I hear you.

Okay. Got it. And then, wanted to see also with Fire Station 9. Is that the only fire station that we’re looking at? No other fire station? The remaining 1. That is the remaining 1? Okay. And then, are we talking to anyone about opportunities to partner with with organizations in regards to the Stack Center for the 50,000,000 or how much is it again? 25.

20 5. Sorry. 25. 50 is for Yeah. $25,000,000 gap. And and, yes, there’s ongoing. We have, 3 grant applications out right now and various other, you know, partnerships. They in the staff report that we gave you, we will be giving you a memo on all the all the opportunities for that. How realistic some of those partnerships are, I don’t know. But we can we’ll we’ll we’ll explain.

And can we can we seek the same partnerships for the Weeks Library? Are there potential partnerships there that we can look at? I don’t I I I won’t speak for library or or public works, but I’m assuming we could ask the same questions of the same partners. They’re they’re having their own, fiscal, like, constraints as well, like the state library and the, and the county, but we can definitely ask. Okay. And then, for the pavement index for the 76%, is there an amount of feet that you’re thinking of a goal in terms of payment that you were looking for under that 4,000,000? Yes. There is. But, basically, what we want to do is to do as much work to maintain our PCI of 76. That could be 10 miles, could be a little bit more than 10 miles.

So far, we’ve been able to find some monies that we had, saved in our, direct local distribution from Alameda County Transportation Commission, but that money is no longer available. So in order to maintain PCI of 76, we need to have about $4,000,000 a year more. Okay. Alright. Okay. And then, are we also commenting on, the interim director finance report as well? Okay. So I thank you for your report on this. I wanted to just, kinda reiterate what I’ve been trying to stress is the importance of us opening businesses, so we can attain more sales tax, so we can, help with this deficit. And just wanna see maybe this is later part of the presentation, but I do think we need to empower our economic development department, to make sure that we’re getting these businesses open.

It’s been great seeing Hayward veil center thrive in the city. It’s been booming. So if we can get 5 more of those, maybe 1 in every district, that will be something that we should strive for. But, just wanted to see if you all have internally kinda talk about those goals in terms of increasing, sales tax and not in terms of the amount of money, but how do you increase in certain sectors in order to get more sales tax? Yes. Thank you, council member Andrews. I was remiss to acknowledge that, precisely because of those those points that you’re making, that’s why we have our chief, economic development, person here join us, Paul Noonan. And those conversations are being had practically every day on the Fourth Floor along with the finance director and the and my immediate assistant city managers team. How can we leverage each each possibility to be able to bring more revenue to the city in creative ways and also being very proactive in anticipating, changes in conditions in the next 2 to 2 to 5 years. For instance, we have a tremendous opportunity coming up in 2026, with a large sporting events that are coming to the Bay Area.

And we’re also very creatively, looking at different ways of activating or creating destination places so that we can stimulate the local economy. Mhmm. And the city council’s, economic development committee will be embarking on a series of site tours to different economic corridors so that we can continue having these conversations and understanding what may be some of the barriers there and the things that we can do to stimulate the economy. Okay. Alright. And I would be interested in looking at expedited reviews of businesses and so we can get them open. And then if there’s any other opportunities where we can partner with organizations to help them get open, whether it’s the economic East Bay Economic Development Alliance, Chamber, whoever it is, just to to give us some support there. Thank you. Mayor Per Tim Roach. Thanks.

I just oh, sorry. Just really quick. I wanna ask about, you know, on the, projects, I guess we’ll have a chance to weigh in on this later. Right? Because I, you know, if we can’t do, for example, the library and believe me, don’t say I wanna do a new library. It’s not like I don’t want to. I’m just worried that if we if we can’t do that, but we do the fire station or by or we just do another stack center allotment, that that there’s a chance for us to weigh in on this later before we make a decision on that. Absolutely. Yes. Because it does seem like it’s there’s dwindling, you know, obviously, availability in measure measure seed.

Okay. Thank you. And then, the other thing, going back to the fiscal report, thank you. I really like the idea of having the, sort of fall bridal because I agree that, like, we can’t wait till the mid year. You know, because I think tonight we’re all gonna hear that we we have to just stay with core services in order to get back to this, to our reserves and, you know, but if there is gonna be an opportunity to go forward with some of the projects that council wants, then I think we need to know, you know, we wanna know, like, are we heading in a better direction than we think? Like, is it really gonna be less $8,000,000 than we think, Or, you know, the the the fund revenue might be better than we think. So I appreciate that, plan to come back in the fall. Thank you. Council member O’Neil. Thank you, mayor.

And thank you for this great report, everyone. This has been really informative. So going back to the K1, the revenue and obligations, just to kind of make sure that I understand it. So the bottom line is essentially the green highlighted area which says how much cash flow we have available to spend in each of those years. Right? That is the amount of, money that will be left over every year after these, obligations have been satisfied. Got it. That’s the amount of money that, you can use as seed money for some of the projects, for instance. Got it. So, like, for the years where we have, like, 9,500,000.0 and 10,000,000 available, and then I look at the project list and, for an example, like, the public safety center would be, like, 16,200,000.0 a year, so that obviously wouldn’t be able to happen until we get to 1 of the years where there’s like the 18,900,000.0 of it.

Because I’m just trying to think about how all of that works because it seems like there’s so little available funds when we’re talking about like maybe 9 point you know, about $10,000,000 through 02/1930, And it seems like some of these projects, you know, I mean, the public safety center is 16,000,000. Council member Bonilla, my point was that if we can talk to a, financial institution and convince them that the revenues are growing. And the midyear, we are going the midterm of the 30 years, we are going to receive an average of $18,900,000 And that is good for borrowing $290,000,000 We We can, as they say, scalp the payments to start with smaller payments that we can afford towards larger payments in the out years. So that’s how we should be able to borrow $290,000,000 with current interest rates and, financial conditions. That’s very helpful. Thank you so much. And then, as it relates to the budget, can you tell us kind of what our reserves are looking like? Because I feel like that was just the 1 piece that we need to hear about too for the full picture. Yeah. Our reserves, we do have a 20% policy set aside by council to have reserves set aside.

Obviously, if you have 20% of your 200 and, you know No. I mean, what do we have now in the reserves? Right now, what we have in the reserves is we have $32,000,000 spendable reserves. Your total reserves is $42,000,000 And that 32,000,000, represents about 14%. And so the goal is obviously to be at 20% at any at any given time. We haven’t done that in the past years. We’ve been at 15, maybe 18. 20 is the goal. But right now, like we talk about the you’re heading in the opposite direction, where your reserves are shrinking. Yep.

Makes sense. Thank you so much. Thanks, Mayor. Councilmember Zirmina. Thank you, Mayor. Thank you, Mayor. Thank you, Mayor. Thank you Thank you, Mayor, and thank you for the report. Also, why are we including pave improvements in measure C? Can we not use measure B and measure BB monies for, Zermano, I use measure B, measure BB, VRF, SP1, and, if we supplement it by measure C, measure K1, then we’ll be able to maintain our 76.

Otherwise, it may, you know, go back a little bit to like ’74, ’70 ‘3, that number. So that was just an option that council had asked for. What does it take for us to maintain our PCI of 70 6? And that’s a number that, I have come up with, dollars 4,000,000 from measure C. We we do spend a healthy amount on street improvements, etcetera. About $13,000,000 a year. Right. So in my mind, that should be sufficient, and I would not dip into the measure c for pavement improvement. I’d let that bridal. Because in my mind, the other projects are much more important, especially the top 2.

In my mind, those are the top 2 things that we should really work on. I did not I was not aware that refurbishing Wicks Park would take $50,000,000 It just seems kind of inflated. I don’t know what are we gonna destroy it and put it down and build a new 1? Absolutely. I’m not talking about refurbishing that structure, which is small. It’s it’s about 4,000 square feet. But this is a new library at the size of 20,000 square feet. That’s a number that can change. You know, you may decide that we can’t afford that. The size should be smaller.

But the $50,000,000 is based on a 20,000 square foot building. If you, want to compare, the, downtown library is 58,000 square feet. So it would be 1 third the size of this library. Right. So the thought is almost doing a new library at Wicks Park. Correct. Correct. Yeah. In my mind, we I rather spend the money in our public safety and our employees over at the maintenance yard, and just do some work on Wicks Park so that it’s more accessible. But $50,000,000 in my mind is not necessary.

Not at the moment. And I think the other projects are okay. Stack center, if we can do that. But, again, top 2 your top 2 projects are the ones. I would love to see something also in, the La Vista Park. La Vista Park. Before we do the park or before we do my apologies to the firefighters, but I think, Fire Station 9 can wait a little bit. And then also, well, I’ve already spoken about at the, payment improvement. The idea of seeing a fall budget is an excellent idea that’s, you know, mid year and then fall. And then also a multi year plan to look into the deficit is the best in my mind is the best.

So we have 1 and then we’ll work on decreasing it, etcetera. And my colleague, Andrews is is completely correct in pointing out that the economy needs to grow. We need to have more businesses. We need to encourage our, residents to shop Hayward First. And we need to ensure that those businesses that have been closed for 200 years on B Street are finally opened. So we need to work on that. And thank you, and let’s work on it. Shall people first? I do. I just want to, just quickly jump in and ground us in the mission of tonight.

So this is a really healthy conversation, and I’m sure Director Mary’s getting a lot of great feedback for a future work session. Tonight we’re looking at the strategic roadmap, so we’re not making any decisions about ranking these or anything. This is again, helpful, but just for any, yeah, as we’re moving forward. Council member Syra. Thank you, mayor. Appreciate you grounding us, Mary. I’ve gotta make a few comments now though because I’m not gonna be the only person without them. So we’ve already opened that can of worms. Appreciate the check on the budget. I think it’s really healthy for us to understand the weight of our structural deficit.

We’re in a very fortunate position right now where we have a reserve. I think it’s important that we work to build up that reserve because as many folks are aware with the, unpredictability of our current economy with the tariffs and all the other economic decisions that are being made, we could be heading into a recession. And so the exercise of trying to realize savings and correct for this structural deficit now saves us from having to correct for, or correct for a, larger deficit. I would hate to see our city in the position that Oakland has founded itself in over the last year. And so I’m glad that we are getting ahead of this and also wanna voice support for the fall work session too. I think, this is, good fiduciary stewardship. You know, we are taking this seriously. We are trying to get ahead of it while we still have some money in our piggy bank. So I appreciate you bringing this number to our attention, and I look forward to our future discussions as we try to course correct this ship. Can you throw oh, they’re up.

Can we get these, k 1 obligations on the scribe just so I can see them? Thank you. Next slide please for the project. So obviously these are very high numbers. We made a lot of promises in k 1. We’ve made a lot of promises with measure c as well, and I’m proud that we’ve kept most of them, if not all of them, and actually have started using the funds to expand. Just a few quick notes, I think, to the city manager’s comment, we have a number of vacancies in the police department, and we’re funding a lot of positions with measure c currently. I think there needs to be some adjustment or rebalancing, especially as we try to pursue large capital improvement projects like this. If there is a culture that we’re trying to build around this fund to focus on capital improvement projects like this, I’m all for that. But I think that we can’t just keep it as is.

We have to look hard at what can adjust including the operational expenses year over year. I really wanna strongly advocate for the stack center in future conversations. That’s a shovel ready project. So that cost is only going to go up the longer we wait. And if it gets funding now, it could be built now for the South Howard community. And to council member Zermeno’s point, you know, the Wicks branch library, we’re doing some, renovations right now. Hopefully, those hold out for a while. I think if we’re building a brand new stack center, which the library is being able to partner with, that’s a big win for South Hayward. So I I agree with you. I think, you know, holding off on that a little bit, but prioritizing the stack center would be my priority especially because it’s it’s ready to go right now.

I think we have to get very creative around the public safety center and the courtyard. I understand the need for both. These are incredibly high costs. We have the same approach we’re taking to Weeks Branch, which is maybe building out a new building with a slightly smaller footprint and rehabilitating the current building. Right? Like, we just approved $500 tonight to do a site assessment and start to think about designs for this. So I’m eager to see what comes back from that. I’m not opposed to the project, but I think that before we make this commitment, the reason I wanna give these comments is because it says proposed at the moment. I don’t want folks to think, yes, this is what we’re gonna immediately move forward with and this is the price we’re immediately moving forward with. I’m supportive, but I wanna see the designs first before we say we’re gonna commit the bulk of everything we’re bringing in from k 1, to these projects.

And, I just wanna reiterate wildfires, the fire station amount is smaller on here, but we are in a fire hazard area. This investment could save a lot of money and a lot of lives down the line. So I just want us to seriously consider that as we move forward with this conversation. I know it’s not the top project on the list, but I see there being a lot of benefit to that, especially for neighborhoods like, Garen or the Highlands or Stonebrae. And I’ll I’ll leave my comments there as we move on to the conversation. Thank you for this report. I really appreciate you bringing it forward. Thank you. Councilmember Goldstein. Yeah, thank you.

Yeah, that, $50,000,000 price tag for the weeks branch, we hadn’t actually been prepared for such a big number. And so I think what we’re feeling, just speaking for myself here, is, we’re hard to imagine the justification for a $50,000,000 library. On the other hand, as council member Sayra pointed out, economic vitality is absolutely essential. We want to make a difference throughout our community and being able to provide services that our great library director is able to provide, access, to books, reading materials, and so forth. These are all big pluses. And if any park of this city right now really needs that, that, development, you know, to see great things happening, it’s right there. So I’m in favor of doing something, but I’m just feeling like we weren’t really prepared for a $50,000,000 price tag. And so I would like to see some justification for that. So if we can hear more about that, that would be fantastic. I’m excited that, La Vista Park is getting ready for bid.

That’s another project in South Hayward that I think is going to be a key destination point and the more things that we can do that bring people, not just Hayward residents, but people throughout the region, have them come to Hayward. That is also going to stimulate economic activity here. So it’s important, right? We talked about, events as a way to stimulate, economic development here. And so we have the new, Mount Eden Event Center. And, you know, if anyone in this audience hasn’t been there yet, you really need to go attend an event there. It’s a beautiful, beautiful facility. And so having events there and at the downtown theater will bring people to the downtown and to, that part of town. And if we also, work on having events like sporting events and concerts that bring people here in the evening hours where they will likely want to stay overnight, then we’re also contributing to our hotel economy. And not just the hotel tax, but actually benefiting our hotel operators.

And word gets around, Hayward being a happening place, people are going to want to spend time here. And what do they do when they spend time here? Usually, they spend money. And that’s what we want. We want our businesses to thrive. And along those lines, in order to make it a comfortable and welcoming place where people want to come, they need to have streets that are improved. You know, it’s kind of a crazy thing, but just think about it for a minute. When you think about the places that you go to visit, do you ever shy away from going to the places because the streets have potholes? I’ve actually heard people tell me that they do. Now, I ride a motorcycle and I can ride right around those potholes, but I tell you, when I hit 1, it’s not fun.

So, I’m thinking street improvements and by the way, the economists tell me that street improvements are a critical factor in bringing business to the city. As well as, streetlight signals. And, you know, Director O’Meary, I know we’ve talked about this several times already, but, you know, having it easy for people, not just convenient by way of distance, but easy for them to travel in a way that is not frightening for them. So having streetlight signals that encourage people to drive the speed limit and, you know, part of a traffic calming approach that allows traffic to flow through. Those are things that other residents have spoken to. Some of them have literally told me they do not come to downtown because the, the, traffic is too scary for them. And, others have told me that they don’t come because it’s too frustrating. And, I understand what they mean by that. It’s, so so in any event, the point that I’m making here is that if we really want to see improvements to the economic vitality to our town, we we do have to focus on some of these things. Thank you.

Anyone else? No? Okay. I I just wanna make 1 very brief comment. I I’ve listened to everybody and I, appreciate all your your your comments. But I just want to be clear on where, sort of, what I’m going to be looking at, and what I’m going to be tagging, and what I’m going to be reading into this. Last year, Mayor Pro Tem Roach, and me and council member Syrup and many of us, we were out there knocking on doors. We locked we knocked on a lot of doors. We put up a lot of signs. We were out there with the firefighters.

We were out there with the police officers, with the POA and the, 19 o 9 and with other city staff. We were out there with a whole cadre of volunteers. And, we went out there and we campaigned for k 1. And k 1, as an extension of Measure C, in essence, were the priorities. Right? We everything that we have here, I mean, you know, let’s go to slide, you know, the slide here. Public safety center. I mean, I said public safety facility a million times in last year, you know, while we were out there knocking on doors. You know, Weeks Branch Library. I mean, we talked about Weeks Branch Library.

I mean, that was every door we knocked on. We said we’re gonna bring you know, we’re gonna we said we’re gonna either rebuild it, reimagine it, and figure out a way to enhance library services in in South Hayward. The Stack Center talked about the Stack Center. I remember saying, we’re we’re almost all complete with all of our fire stations and Fire Station 9. And of course, our our pavement, infrastructure. And so I just, you know, as we sort of as we transition to this next portion up here, I just wanna be I just wanna be clear to the council on what I’m gonna be looking at and what I’m gonna be tagging. Because last year was a was a big year for us. We had 83 of Hayward voters gave us, after another 10 years, gave us another 30 year promise, gave us another 30 year commitment of support for this. That was quite big. And then secondly, is I will also be focusing on, bringing back our 20% reserve.

I know, that was a that policy that we instituted back in 2010 or ’11 in that time. And, over the years, we have, stayed at that policy. We’ve come down a little bit. We’ve gone up a little bit. But, that 20, not only was it a hard number, but it was also very symbolic for me because, we came up with that policy as a response to the economic downturn in 02/2008, ‘2 thousand and ‘9, and 2010. And I know council member Sarmenio and I were up here. And but that was a commitment that we made, to the, to the city. So, you know, I just I was listening to everybody, and I and and I just wanna just kinda make sure that we don’t forget. And I know we have it, but I just really wanna position us that we don’t forget about k, c and k 1. Okay.

Miss Thomas. Thank you. And thank you to to Sharif and Alex for your great presentations. I Mayor, I think this would be a good time if we do have public comments to take them, Okay. Before we dive into the next exercise. Okay. So let me, after I open up all these windows here on my computer. Okay. Public comment. So I don’t have any public comment here, in the chamber, but I do have, Ariana Castellanos.

Go right ahead. Thank you, counsel. My name is Ariana, and I’m a community based mental health therapist, small business owner and homeowner and proud Hayward resident. I’ve worked in community mental health for over a decade. So I was glad to see, the special projects attachment for work session item 10, the rental registry. As a landlord and property manager, I look forward to the initiation of this project. It’s important to have a standard for all of us. I’ve had to deal with relationships where tenants are coming from bad living situations and landlords, as well as when they leave this my space, going into living situation that is not what they expected and does not compare to their experience renting for me. I’m also hopeful to see the mention, in the special projects document about the people’s budget that led to an update on the park in my neighborhood, Palmasea. This changed the feeling in my neighborhood dramatically, and I’ve been able to see a huge benefit among fellow residents, and I feel safer running in my area.

I was a little bit dismayed to see the proposal for reinstating SROs on campus without incorporating heart and other viable solutions. As it stands now, the HUSD policy, defaults to calling the police and without the proper protocol shifts is unable to utilize HEART. I’ve spoken to teachers and counselors in HUSD that feel frustrated about this and to spread them to get more involved. So it’s important that we have both the non police response to mental health crisis Hayward has developed available to students as well as adequate considerations for student safety. If SRLs were not replaced with adequate support, then this was not a good faith attempt to ensure success in Education City. The good news is that there are evidence based alternatives. These These include restorative justice programs, a program called positive behavioral interventions and supports, and having mental health counselors and other staff available with students who are needing support. I also understand that there is added strain on the fire department for MIHU, and it also seems that the HEART program has been useful and is supported by the police department. I’m a little bit hard pressed to believe that we can’t come together to identify sustainable ways to keep it alive, maybe creating community paramedic positions. As a previous first responder to mental health crisis, community mental health and ******** exploited youth in Alameda County and Hayward, I’m sympathetic to the complexity of responding to these calls, as well as to the revolving door of crisis response when the people we serve and are back on the street.

The program needing adjustments is to be expected as we learn together how to meet the complex needs of our most vulnerable community members here in Hayward who are often unable to show up to these kinds of engagements. When people hear about Hart and other cities, they get really excited and hopeful. Hopeful. They’re energized by our creative and nuanced approach to public safety, investing in housing and community mental health and non police responses to crisis is investing in public safety and is investing in Hayward. It’s the number 1 thing that has made me a proud resident of Hayward. If Hayward wants to continue to be a gold standard and leader for California cities, I urge council to invite meaningful, good faith engagement related to ways to, sustain the rental registry, sustain heart, and address student safety. Thank you so much for your time, counsel. Thank you. Calvin Wong. Yes.

Hello. Like, hello again, city council. My name is Calvin Wong. And so I made a public comment 2 weeks ago in my capacity as a community services commissioner on the CSC’s funding recommendations for the service category. I’m here today speaking for myself and what I’m about to say should not be construed as me speaking on behalf of the CSC or any of its other members. But with that being said, I believe that I wouldn’t be fulfilling my duty as a community services commissioner. If I didn’t call in today to draw the connection between incorporating a rental registry into Hayward strategic plan and how that supports the work of the CSC. And so a CSC would bring much needed transparency to the Hayward rental market and greatly protect renters. A rental registry could safeguard renters from illegal rent hikes, which could price them out of housing. It could also hold landlords accountable for maintaining the habitability of their properties, ensuring that renters have safe living conditions.

And so I’m just speaking for myself again, but when I recommended prioritizing housing and homelessness services on the CSC, knowing that there’s very limited funding available, I didn’t do so because I just wanted to give those organizations money for the sake of it. I supported those recommendations because those housing and homelessness services are some of the first key steps for getting people into housing. But the process doesn’t just end just because we get people housed. There needs to be safeguards to ensure that people do not get priced out of housing because of things like illegal rent hikes or because of landlords who might take advantage of their renters. And so I’m sure that all of you on the city council would agree that CSC funding can’t be treated as though it’s within a vacuum. And so if we really wanted to ensure that the housing and homelessness funding based on the recommendations of the CSC get the most bang for their buck, then the city council must pursue policies and actions that ensure those very people who are getting housed because of CSC funding for housing and homelessness services stay housed. And so a commitment to creating a rental registry is 1 such action that the city council can take. And so I strongly support it being incorporated into the strategic plan. Thank you. Thank you.

Rose a, but I think it is Rose Aguilar. Ms. Aguilar, are you online? Okay, I just unmuted. It just came up. In the limited time that I have to speak tonight, I want to emphasize that we can’t think that we’re going about as business as usual these are very unique times given the uncertainty of federal government funding giving the housing crisis that we’re housing and homelessness crisis that we’re dealing with I’m going to speak to 2 areas in the report and additional comments I will send to you via email but I want to talk about housing and homelessness, which is my, as you know, my top priority because people lives people’s lives depend on what you do in this city. And if you’re doing stuff that, you know, isn’t is needed, but it it not as effective of people’s lives, I don’t think we’re we’ve got the right priorities. So I would like to, talk about the rent registry, which I believe will create a self self help environment where renters can check out the regulations on their rental property, report violations, and seek redress. It will support renters 47% of our residents who lack knowledge of their rights and resources to claim those rights against powerful landlords and property managers. This program will reduce evictions and price gouging in this unfair housing market and thus prevent residents from becoming homeless.

Also be very helpful to the staff to enforce regulations that we have on the books and to, gather metrics on outcomes. Another proposed special project, on the housing, agenda is more affordable housing for low income residents. The city, as I understand it, will not meet its 3 goals in that area. Unless the city and on the homelessness front, unless the city fast tracks large scale homeless housing models, such as motels or St. Regis like buildings and campus will continue to grow and the cost of responding will continue to increase siphoning scarce funds away from the above housing models, which have more permanent outcomes in reducing and solving homelessness. So in conclusion, I would like to say that I support the special project to engage with Alameda County as a stakeholder, not only to secure measure w dollars, but also to collaborate to acquire large scale Miss Aguilar. Miss Aguilar, you’re out of time. Okay. Such as the 24 7 heart program. Okay.

Thank you. And I will be sending a written copy. Alrighty. Thank you. Okay. I don’t see any more public comment. Miss Thomas, take it away. So we’re gonna start tonight with the metrics, and then we’ll do a presentation on the HEART program, and then we’re gonna go to special projects. So So I just wanna give a reality check that, if you each speak 2 minutes for every priority area in metrics, that that’s 3 hours. So, if you’re comfortable with what we present, you know, take that into consideration.

So on the metrics in particular, this is your opportunity. So you heard from us at the part 1, presentation. We individually heard from each of you in the presurvey. This is your opportunity to hear from 1 another and, you know, make your cases to 1 another if you have certain things you really want us to work on for the coming year. And we’re gonna start with metrics. So this is not what we’re working on. This is more what we’re measuring and how we define success. So, I’m gonna jump into to the next slide. In the pre survey, first of all, counsel, you really reiterated in some of your comments the importance of metrics and wanting us to do a robust job in reporting them to you and tracking them. So we haven’t gotten the dashboard up that will be up by the end of the, the fiscal year on this year’s metrics that we’ve set, and you’ll be able to see those publicly.

We also plan to work over the coming year. This is a lift, but we we are we we feel it’s important and we’re seeking and confirmation from you that it’s important that we disaggregate data when feasible by district in preparation for district elections. And then similarly that we set time at each council committee meeting to talk about targets, appropriate targets for, for metrics, again, where appropriate. Some metrics may not lend themselves to an easy target, but some might. And then we want to make sure we’re setting those at the council committees. As we embark in this exercise, I want to remind you that the the discussion tonight is for metrics that would be on the public dashboard. So just keep that in mind. We SAS response to some of your pre survey was, that we have at some time paused about sharing a lot of public a lot of data public without context. We are happy to work towards putting that context on a web page. However, in some cases, it might be more appropriate to talk about that particular data point in a council committee, if if the context would be hard to provide on a website.

So so for this exercise, you each have a worksheet. And so we’re asking you to choose your top. It’s okay. Do you Oh, wait. Hold on. Yes. Oh, yeah. Okay. Okay. So on your worksheet the worksheet is for your notes, just so you can follow along.

We’re asking you tonight to choose your top 20 overall metrics. It doesn’t have you can do it across any. You could put all your all of your 20 in 1 priority area, just helping us understand what your top third priorities are. So as we go through these slides, you can kinda fill out your worksheet and then we’ll do, the dot voting like we’ve done in past years so you can see kind of where you all land, on that. We’re not making any decisions tonight about what we’re going to include or not include. We’re just collecting more information that we can then use to come back to you at a future session. So I’m gonna start with, oh, 1 last thing. So the color coding. There was some feedback provided to us, and so we put some color coding on your sheet and then it’s also in the slides. So the black are, our metrics in this case or projects in the future case that are continuing from the previous year.

There’s ones we’ve had in the past. The green are ones that we added after feedback from the first part 1 session and the blue are ones that, a council member added in the survey. So that’s what the colours are. Okay. So starting with invest in infrastructure, we didn’t we these are the these are your metrics. So opening it up to discussion. So on our sheet, we have other. So if you wanna propose Yeah. So after your discussion, if you decide that you wanna add another another 1, and we have other up on this as well. If you decide there’s other ones you wanna add, we can add those tonight.

Can we advocate now or just fill out the Yeah. I would say oh, sorry. I would say we’re gonna go slide by slide. Okay. So, after advocate now for So advocate now. The section. Yes. Okay. Well, 1 I was looking at, number of traffic fatalities and serious industries, injuries. What are the exact things that we are looking at to do for that metric?

So I will lean on others if others have answers. My understanding for that would be, would be data from our police department on on what occurs out of traffic. So that receive data regarding that? Or Are you asking about what target we’re aiming for, or how do we collect the data? Infrastructure. So are we just reporting out the number of fatalities, or are we doing projects to reduce the number? So the projects would be in a separate section. We’re going through metrics right now. The goal of measuring this would just be, we do number of completed projects to go towards that, or just we’re we’re trying to reduce it? I’m just trying to We’re trying to redo sorry.

We’re trying to reduce traffic fatalities. Okay. Got it. So this would be measuring traffic fatalities. Okay. Got it. Thank you. Council member, Andrews, we have a vision 0 Vision 0. That aims to reduce the number of fatalities and injuries to 0, by 2050. Okay.

So this, actually measures our progress towards achieving that. It is not something that in 1 year or 2 year, we can measure, but long term, it shows how we are progressing towards that vision that council has. Okay. So this is the vision 0? Yes. Okay, thank you. Okay, council member Syrup had a question, and then, council member Buenier. Thank you, Mayor. I’m okay with these metrics, I’m gonna trust the process here, because I feel like a lot of these metrics can be collected in process. And choosing the top 20 feels a little odd for metrics because it’s spread across multiple departments.

So I’m gonna I’m gonna go with this exercise. For miles of repaving and sidewalks completed, I’d love if we could also include accessibility data as well. How many wheelchair ramps have we installed, what other kinds of accessibility modifications have we made just so we can track progress around that. And then I also want to encourage us not to treat this like it’s written in stone. When I see something like number of registered hot paratransit users, I want us to think critically about what would make this metric useful. So it’s nice to know how many folks are registered, how many rides are we providing. So that’s an additional aspect of this that makes the data actionable or allows us to measure if a program is successful or not. So I don’t have specific responses for each 1 of these, and I think a number of these may already achieve that. But I would encourage us as we move into the next phase of reviewing these metrics at a future meeting that we kind of look at each of these with that eye. Is this data enough for us to make an informed decision with, or is it just a nice to know number?

Thank you, and I I failed to mention that we have our wonderful analyst from the city manager’s office, Irene Perez, here, and she is taking active notes, so we will include that, in the next discussion. Thank you. Councilmember Bonilla. Thank you, Mayor. So the idea is these will go on a public scorecard that the public would have access to, I guess, constantly or regularly monitor the progress of how we’re doing with these metrics? Yeah, so the the software that we procure that will make that dashboard, we’ll send staff, depending on the the frequency, we’ll send staff a monthly, quarterly, or or annual, reminder that they need to go in and update it, and then we’ll that will automatically populate into a public dashboard. Got it. And then are there some of these metrics that you guys will, you know, manage or collect data on regardless if it’s in the top 20 or not? Because I’m just thinking like water quality. I’m sure we’re measuring that regularly.

So if it doesn’t get into the top 20, I’m sure we’re still gonna have data on that or that data could be made readily available. So I’m just wondering how to look at kind of the metrics that might be readily available versus how we use the 20 that we have to prioritize. Got it. I understand. Yeah. So and I I appreciate the the questioning of the exercise. So these first of all, we we could measure all of them. The 20 is just to help staff really understand where you guys are are are most curious about focusing efforts for the coming years. But, yes, water quality will always be measured per state requirement. So, yeah.

And then probably always made available too. Right? So maybe there’s some on here that they’re you know, we’ll we’ll have either way if we vote on or not. Right? Yeah. Thank you. Okay. Thank if I may add the complete measure for that is meeting all of the state and federal criteria 100% of the times. That is the, criteria, and we’ve been able to meet it. Excellent.

Thank you. Councilor Artemini. Thank you. Since I don’t see public art anywhere, I’m gonna add it under art, under other, number of public art projects. I think it, something that we really need. Thank you. I’ll support you on that. I support you, councilor. I’m on that. Councilor Sarap.

Thank you. Sorry. And just to be clear, the direction you’re looking for here, well, not formal direction, but in this work session is for what we see as the ones you want to surface to the public. Is that correct? Is that the kind of feedback you’re looking for on each of these slides? I think it’s it’s more just letting you highlight It is work to to track these very detail y. We we are intending for any ones that were not put into the survey, sorry, we’re not in, or not in blue, for anything in black or green, staff is prepared to measure all of them. Okay. And report them. The ones that you’ll see on the next slides that are in blue, we have maybe some questions for you all about.

And so this isn’t that we will or won’t measure them, for you all about. Yeah. And so this isn’t that we will or won’t measure them. This the exercise here is for you guys to let each other know kind of what are you most focused on for the coming year. Got it. Okay. And so to that end, I wasn’t sure if this is what you wanted to have be publicly facing, assuming you’re collecting all this. Is this for what we want to be public facing? This is public face. These things would be public facing.

Yeah. Because they would be in the road map. Got it. So this is what we would want to be on the the road map. Exactly. Okay. Yeah. So I just wanted to just for the sake of being clear, I think it’s important to report on miles of bike lanes added, added, miles of repaving and sidewalks completed, including the accessibility component, miles of water pipelines and sewer lines replaced, as well as traffic fatalities and serious injuries. Those would be my my top 4 in this section. Thank you.

Anyone else? Okay. Okay, go ahead. Great. Moving to the next 1. So strength in organizational health, there are, again, the ones in black are ones that, we are continuing from the previous year. We did add customer service data after that was brought up at the part 1. And then there is a bridal metric here. Employee satisfaction targets, we put this in the staff report. We only measure those every other year, so it would be a data point that would not move very much.

So reporting on that publicly without context, could be confusing for people, but we did put it here because it was suggested, so. Council member Roach. Thanks. I think just another process question. So we’re sort of making notes here, but are we gonna be putting dots up here on our metrics? Okay, so we don’t really need to give our votes right now, right? Because we’re gonna be Yeah, you don’t need to get your votes. This is more for you to hear from each other. This is your opportunity, to talk to 1 of each other for a project. But that’s not even projects, right?

This is just if we This is metrics, we’re gonna do the same exercise for projects. But you don’t need us to report to you what what metrics we need. Okay, I just wanted to get clear about that thing. Yeah. Yeah. Council member, Sarah. Okay. The case then I would like to take my colleagues here then. I think allowing our residents to understand what our employee demographics look like, turnover hires and promotions and customer survey data, what that data looks like would be important. I think in the personnel commission, through the, retreat that we had and the restructuring of the commission, the commissioners have really enjoyed getting to understand a bit more about the inner workings of their city government.

They’ve enjoyed understanding, does the makeup of our employee base represent the makeup of our city? How often are people, leaving the city? Who tends to leave the city? How often are people joining the city, who tends to join the city, and I think it just provides us a higher level of transparency to the public around how we operate as an organization. So I just wanna throw those out there. And I think customer surveys service survey data holds us accountable. If we see these numbers aren’t very good and we’re reporting it back to the public, it kinda lights a fire under us to say, alright, we gotta get our act together. So just throwing a bone for those ones. Council member Bonilla. Thank you.

In this category, I think all of these are important, but the 1 that I would say rises to the top for me is the focus on the general fund reserve as we heard from the mayor and I think my other colleagues. There’s just a lot of uncertainty with with what’s happening out of funding coming out of DC. We don’t know what’s happening with the local economy and potentially planning for a recession. So I really think that it behooves us from, you know, strengthening our organizational health perspective to really focus on ensuring that we reach that 20% general fund reserve. Thank you, mayor. Thank you. Council member Andrews. Thank you. I ditto council member erroneous comments regarding the general fund reserve. I wanted to see if it’s possible for the new employee experience survey to be combined with the employee satisfaction targets as well as current employee experience survey, if that’s something that can be combined as 1.

And then also ditto on council member Cyrus comments on customer service data. Thank you. Seeing none, seeing no more. I I just wanted to, I want to, agree with council member Bernia who agreed with me. And, the, you know, that 20% I think is important for the reserve. It it will alleviate a lot of stress in the building if we can, see that come back up and, and you know So anyways, I’ll just I’ll leave it at that right now. But okay. I think you can move on. Great. Thank you.

So this, the next 1 is enhanced community safety. We did have 2 additional items brought up in the presurvey. 1 was on looking for metrics on emergency preparedness, and disaster response drills, specifically. And then 1 was on crime solve rates. So 1 caveat we wanted to mention on the crime rates is we do collect that data, and staff is always happy to have, individual conversations with council members or in the public safety, committee. There’s a lot of, external factors in that data, like, are are witnesses able comfortable cooperating? Do we have physical evidence that might affect that? And so providing that number on a website without a lot of context, you know, could lead to some confusion, but that but we do collect that, and, chief Council Member Roach. Thanks. Yeah.

Just a quick 1 because I just wanna get at it again like to my colleagues that remember what is gonna be most important for the community to hear about when we’re looking at these metrics. You know some of them I think will be really interesting for us to hear but not necessarily from the community. So I just wanted to put that comment out there. Thanks. Council member Sarah. I was, actually gonna say for police incident numbers, types, and response times, that we don’t have a problem with that being external facing. Right? Because we should be okay with that. Okay. Yeah.